Ajankohtaista viranomaisille

Viranomaisinfo 16.3.

Infotilaisuuden tallenteen ja materiaalit löydät alta. Tallenne on katsottavissa 30.3. saakka.

Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamisen pilotoinnista kiinnostuneet julkisen hallinnon organisaatiot voivat ottaa yhteyttä projektipäällikkö Joonas Hirniin, joonas.hirn@kansallisarkisto.fi.

Päivitys 20.3. Toisin kuin viranomaisinfossa sanottiin, uuden arkistolain lausuntokierros siirtyy toukokuulle. 

Materiaalit pdf-tiedostoina:

Uutiskirje viranomaisille 1/2023

Lue uutiskirje tästä

Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu laajenee koko julkiselle hallinnolle

Kansallisarkisto kehittää ja laajentaa sähköisen arkistoinnin palvelua. Jatkossa myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja eduskunnan alaiset laitokset voivat siirtää arkistoitavat tietoaineistonsa Kansallisarkistolle. Siirron myötä vastuu arkistoitavien tietoaineistojen säilyttämisestä ja käyttöön antamisesta siirtyy Kansallisarkistolle.

Uudistuksen tavoitteena on tukea julkisen hallinnon digitalisaatiota tarjoamalla keskitetty ratkaisu sähköiseen arkistointiin. Tavoitteena on, että jatkossa julkisen hallinnon organisaatioissa ei tarvitse tehdä laajoja investointeja digitaalisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen teknisiin ratkaisuihin ja osaamiseen.

SAPA-siirtokäyttöliittymä avataan uusille käyttäjille syksyllä

Palvelun laajentamisen taustalla kehitetään myös SAPA-tuotetta, joka nykyisellään tarjoaa valtionhallinnolle ratkaisun tietoaineistojen sähköiseen arkistointiin. Tuotetta kehitetään vaiheittain siten, että ensimmäisessä vaiheessa mahdollistetaan siirtokäyttöliittymän käyttö myös valtionhallinnon ulkopuolisille käyttäjille - tavoite on syksy 2023. Myöhäisemmissä vaiheissa SAPA-tuotteen palvelupalettia laajennetaan siten, että ohjelmointirajapintoja avataan sekä siirto- että jakelupuolelle.

Pilottiprojektit käynnistyvät keväällä, palvelu täysimääräisesti käytössä 2025

Kansallisarkisto käynnistää kevään aikana pilottiprojekteja palvelusta kiinnostuneiden julkisen hallinnon organisaatioiden kanssa. Pilottiprojektien myötä tavoitteena on saada tarkempi kuva organisaatioiden valmiuksista ja tarvittavasta tuesta palvelun käyttöön. Pilottiprojekteihin haetaan eri lähtötilanteissa olevia organisaatioita. Pilottiprojektit toteutetaan vuosien 2023–2024 aikana. Tavoitteena on, että palvelu on täysimääräisesti kaikkien julkisen hallinnon organisaatioiden hyödynnettävissä vuonna 2025.

Lisätiedot:

Mikko Eräkaski, johtaja, puh. 029 533 7235, etunimi.sukunimi@kansallisarkisto.fi

Reko Etelävuori, verkostopäällikkö, puh. 029 533 7010, etunimi.sukunimi@kansallisarkisto.fi

Rakennuksen IFC-tietomallista Kansallisarkiston päätös

Kansallisarkisto on antanut päätöksen (KA/18770/07.01.01.03.02/2022) rakennuksen tietomallin arkistoitavasta muodosta (pdf). 

Tietomallipohjaisilla (engl. Building Information Model, BIM) suunnitelmilla tarkoitetaan rakennuksen tietojen kokonaisuutta koneluettavassa ja yhteentoimivassa tietorakenteessa. Rakenne sisältää rakennuksen sijainnin, rakennuksen geometrian ja muodon kolmiulotteisena mallina sekä rakennuksen tiedot. Tietomalleja hyödynnetään muun muassa rakennusvalvonnassa rakennuksen ja rakennusprosessin aikaisten tietojen hallinnassa. 

Päätöksen mukainen arkistoitava muoto on ASCII-muodossa oleva, STEP-standardin (ISO-10303-21) mukainen EXPRESS-tiedosto. IFC-tiedoston version tulee olla 4.0.2.1 (IFC4 ADD2 TC1, ISO 16739-1:2018). 

IFC (Industry Foundation Classes) on avoin, ohjelmistoriippumaton kansainvälinen tiedonsiirtostandardi, joka määrittelee, miten fyysisiä rakennusosia vastaavat tietokomponentit tulee kuvata. Sitä käytetään laajasti ohjelmistojen välisessä tiedonvaihdossa suunnitteluvaiheesta rakentamiseen ja ylläpitoon. IFC on standardoitu ISO-standardina [ISO 16739]. 

Tietomalleja ei toistaiseksi vastaanoteta Kansallisarkistoon. Vastaanottokyvykkyydestä tiedotetaan myöhemmin. Ajantasainen tieto vastaanotettavista tiedostomuodoista löytyy Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilta.

Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä on julkaistu

Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksen ylläpito ja voimassaolo on päättynyt 31.12.2022.

SÄHKE2 on julkishallinnon tiedonhallinnassa yleisesti käytössä. Sen sisältöä ja käytäntöjä voi hyödyntää myös määräyksen voimassaolon päättymisen jälkeen. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston uusi suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä.

Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia (versio 1.3) lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla. Suositus on tarkoitettu arkistoinnin ja arkistosiirtojen suunnittelun ja toteutuksen tueksi niille toimijoille, jotka hyödyntävät SÄHKE2:ta asiankäsittelyssä ja asiakirjahallinnassa.

Lue lisää tiedotteesta

SÄHKE2-suositus Kansallisarkiston verkkosivuilla

Päätös julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä annettu 

Kansallisarkisto on antanut 21.12.2022 päätöksen julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä (KA/19119/07.01.01.03.01/2022). Päätöstä sovelletaan arkistolain 1 §:ssä tarkoitettujen arkistonmuodostajien 1.1.2024 alkaen muodostuviin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin. 

Päätöksen tavoitteena on määritellä mahdollisimman kattavasti julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen pysyvästi säilytettävä (arkistoitavat) ja määräajan säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot. Tärkeänä tavoitteena on myös vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa ja hyödyntää tiedonhallintalautakunnan laatimaa säilytysaikasuositusta arkistollisen arvon arvonmäärityksessä. Toimijat voivat sellaisenaan soveltaa Kansallisarkiston antamaa päätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle. 

Toisena tavoitteena on päivittää henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritys vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin.  

Päätös, perustelumuistio ja liitteet on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla. 

Mahdolliset päätöksen toimeenpanoon liittyvät kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi. 

Viranomaisinfo 20.12. 

Infotilaisuuden aineistot:

 

Uutiskirje viranomaisille 4/2022

Lue uusimmasta uutiskirjeestä mm. arkistopäivistä 2023, valmistelussa olevista seulontapäätöksistä sekä Sähköisen arkistoinnin palvelun kuulumisista.

Kansallisarkiston vuosien 1952–2006 seulontapäätösasiakirjat julkaistu digitaalisina

Lue lisää tiedotteesta

Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus julkaistu – Kansallisarkisto määrää arkistoitavat tietoaineistot 

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietoaineistoille ja asiakirjoille. 

Lue koko tiedote täältä.

Työkalu digitoidun aineiston laadunvarmistukseen

Kansallisarkisto on julkaissut Digitoidun aineiston validointityökalun, jolla voi tutkia, vastaavatko digitoitujen tiedostojen ja muiden dataobjektien metatiedot niitä vaatimuksia, jotka on kuvattu asiakirjassa Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin (KA/3357/07.01.02.04.02/2019).

Kansallisarkiston uutiskirje viranomaisille

Lue uusimmat uutiskirjeet täältä:

Viranomaisinfot