Aktuellt för myndigheter

Beslut om varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom den offentliga förvaltningens personalförvaltning och upphandlingsverksamhet har meddelats

Riksarkivet har meddelat ett beslut 21.12.2022 om varaktig förvaring av handlingar och material som bildas inom den offentliga förvaltningens personalförvaltning och upphandlingsverksamhet (RA/19119/07.01.01.03.01/2022). Beslutet tillämpas på handlingar och informationsmaterial som bildas från och med 1.1.2024 hos de arkivbildare som nämns i 1 § i arkivlagen. 

Syftet med beslutet är att i största möjliga utsträckning bestämma om varaktig förvaring (arkivering) och tidsbunden förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom den offentliga förvaltningens personalförvaltning och upphandlingsverksamhet. Ett viktigt syfte är även att minska onödig administrativ byråkrati och att nyttja informationshanteringsnämndens förvaringstidsrekommendation vid bevarandeanalysen och bedömningen av arkivvärdet. Aktörerna kan tillämpa Riksarkivets gallringsbeslut som sådant och behöver inte göra separata gallringsförslag till Riksarkivet.  

Det andra målet är att uppdatera bevarandeanalysen av handlingar och informationsmaterial som bildas inom personalförvaltning och upphandlingsverksamhet så att den motsvarar metoderna och kriterierna i den gällande bevarande- och gallringspolicyn som anpassats för en digital omvärld och för digital arkivering.  
 
Beslutet, promemorian och bilagorna har publicerats på Riksarkivets webbplats.

Eventuella frågor som gäller tillämpningen av beslutet kan skickas via e-post till viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi. 


Informationshanteringsnämndens rekommendation on förvaringstider har publicerats – Riksarkivet fastställer de informationsmaterial som ska arkiveras  

Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen publicerade 5.7.2022 en allmän rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut. Rekommendationens bilaga innehåller riktgivande förvaringstider för handlingar och informationsmaterial som gäller personalförvaltning och upphandling. 

Läs hela meddelandet här.


Webbsidorna för bevarandeanalys och gallring har förnyats

Riksarkivet förnyar sin webbplats för myndigheter i vår. I den första fasen publiceras uppdaterade webbsidor för bevarandeanalys och gallring. På sidorna finns också en ny blankett för gallringsframställan med bilagor.

De övriga delarna av myndighetssidorna uppdateras under våren och samtidigt förnyas webbplatsens utseende.


Föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras

Läs föreskriften här


Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden