Ota yhteyttä Kansallisarkistoon ennen seulontaesityksen tekemistä
Ole yhteydessä Kansallisarkistoon ennen kuin teet seulontaesityksen.
Lähetä viesti osoitteeseen
[email protected]. Taustoita viestissä seulontaesitystarpeesi.
Tämän jälkeen sovitaan ohjauspalaveri (etäyhteys) molemminpuolisen tilannekuvan päivittämiseksi. Ohjauspalaveriin on hyvä valmistautua.
Ohjauspalaverin tavoitteet
- Päättää, onko toimijan tarpeen arvioida tietoaineistojensa arkistollista arvoa ja tehdä seulontaesitys.
- Nämä kysymykset auttavat päätöksenteossa:
- Ovatko voimassa olevien seulontapäätösten arvonmääritysratkaisut vielä sovellettavissa organisaatiosi tietoaineistoihin vai vaativatko ne uudistamista?
- Onko joidenkin tietoaineistojen arkistollinen arvo kokonaan määrittämättä?
Vaihtoehto 1
Todetaan seulontapäätösten olevan ajan tasalla ja sovellettavissa → ei tarvetta arkistollisen arvon määrittelylle eikä seulontaesitykselle
Vaihtoehto 2
Todetaan seulontapäätökset puutteellisiksi, tietoaineistoja on arvonmäärittämättä → toimija käynnistää arkistollisen arvon määrittelyn ja seulontaesityksen tekemisen
Ohjauspalaverin sisältö
Varaudu esittelemään organisaatiosi tiedonhallinnan tilannetta kirjallisella esityksellä (esimerkiksi PowerPoint-esitys), josta selviää:
- Mitä tiedonhallinnan kuvauksia organisaatiosi käytössä on? Esimerkiksi:
- tiedonhallintamalli
- tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
- arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)
- tehtäväluokitus
- tietojärjestelmäkuvaukset
- kokonaisarkkitehtuurikuvaus
- Jos käytössä on tiedonhallintamalli, arvioi
- Voiko sitä hyödyntää tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyssä ja hallinnassa sekä arkistollisen arvon määrittelyssä?
- Jos kuvausta ei ole tai sitä ei voi hyödyntää em. käyttötarkoituksiin, mitä tiedonhallinnan kuvauksia organisaatiosi hyödyntää tietoaineistojen hallinnassa?
- Tiedot tietoaineistojen arvonmääritystilanteesta ja sen ajantasaisuudesta:
- Tiedot voimassa olevista ja organisaatiosi soveltamista seulontapäätöksistä
- Jos organisaatiosi päätyy määrittelemään tietoaineistojen arkistollista arvoa ja tekemään seulontaesityksen, kokouksessa sovitaan, milloin Kansallisarkisto kommentoi seulontaesitysluonnosta.
