Takaisin Digitaalinen toimittaminen UKK
Tutkijasaliemme asiakaskäynnit ovat viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana pudonneet yli 80%. Suurin osa asiakkaistamme tilaa vain yhden tai kaksi arkistoyksikköä. Asioinneistamme 97 % ainoastaan sähköisesti.
Asiakaskäytöksen muuttuessa meidän on kokeiltava uutta ja mentävä sinne, missä valtaosa käyttäjistämmekin on: verkkoon. Tässä kokeilussa on kyse ennen kaikkea siitä, että kokeilemme uutta toimintamallia. Säästöjä pilotilla ei siis tavoitella.
Digitaalisella toimittamisella kasvatamme vielä digitoimattomien aineistojen valtakunnallista saatavuutta. Tavoite on palvella suurempaa joukkoa tutkijoita – niitäkin, joilla ei ole toimipaikkaa lähellä.
Emme itsekään vielä tiedä, mitä kaikkea digitaalinen toimittaminen vaatii – pilotoimme tätä nyt tässä laajuudessa ensimmäistä kertaa. Pilotin aikana pyrimme kehittämään toimintamallia entistä paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavaksi.
Koska kyse on näin uudesta asiasta, sen pyörittäminen vaatii paljon henkilökunnaltamme. Pitämällä toimipaikkaa kiinni haluamme taata heille mahdollisimman hyvät puitteet uuden omaksumiselle.
Ymmärrämme, että tilanne voi muuttaa tuttuja tutkimisen tapoja – mutta uskomme, että pitkällä aikavälillä olemme rakentamassa entistä parempaa digitaalista palvelua.
Yksittäisten arkistoyksiköiden digitointi on asiakkaalle maksutonta.
Toimitamme tilaukset yksi arkistoyksikkö kerrallaan, ja asiakkaalla voi olla vain yksi tilaus voimassa kerrallaan. Voit tehdä uuden tilauksen, kun edellinen on valmistunut ja olet saanut siitä sähköpostitse ilmoituksen.
Rajaus yhteen arkistoyksikköön on tehty tässä vaiheessa lähinnä siksi, että pystyisimme mahdollisimman nopeasti toimittamaan mahdollisimman monen asiakkaan tilaamat aineistot. Pilotin edetessä on mahdollista, että voimme nopeuttaa toimitusaikaa ja kasvattaa digitoitavien tilausten kokoa.
Pystyy. Mutta jos digitoitu aineisto on käyttörajoitettua, sitä voi tutkia vain tutkijasalin asiakaspäätteellä, esimerkiksi Rauhankadulla Helsingissä tai jossain muussa toimipaikassamme.
Toimitusaika 30 päivää on arvioimamme yläraja tällä hetkellä – on hyvin mahdollista, että toimitamme arkistoyksiköt käytettäväksi jopa 7 päivässä. Pilotin edetessä on lisäksi mahdollista, että voimme nopeuttaa toimitusaikaa ja kasvattaa digitoitavien tilausten kokoa.
Toimitamme digitaalisesti Hämeenlinnasta tilatut kaukolainat.
Digitoituja käyttörajoitettuja aineistoja voi tulla lukemaan esimerkiksi Rauhankadun tutkijasalin asiakaspäätteelle tai muiden toimipaikkojemme tutkijasaleihin aukioloaikojen puitteissa.
Jos käyttörajoitettuja arkistoyksiköitä digitoidaan useampi, kannattaa varmasti lykätä toimipaikkaan matkustamista siihen saakka, kunnes kaikki on digitoitu. Digitaalisesta toimituksesta tulee asiakkaalle ilmoitus sähköpostitse.
Suurin osa seurakuntien aineistoista on talletuksia Kansallisarkistoon, eikä niiden digitointiin ole lupaa.
Pilotin laajentamista muihin toimipaikkoihin tarkastelemme keväällä 2025, kun meille on kertynyt kokemusta Hämeenlinnan osalta.
On totta, että uuden toimintamallin kokeilu vaikuttaa paikalliseen palveluun ja tiedostamme, että vaikutus yksittäisille asiakkaille voi olla harmillisesti negatiivinen. Emme kuitenkaan halua olla pahoillamme siitä, että rohkeasti kokeilemme uutta ja kehitämme aineistojemme valtakunnallista saatavuutta.
Ymmärrämme, että tilanne voi muuttaa tuttuja tutkimisen tapoja – mutta uskomme, että pitkällä aikavälillä olemme rakentamassa entistä parempaa digitaalista palvelua. Uuden opettelu vie meiltäkin aikaa, ja sitä olemme nyt varaamassa henkilökunnallemme.
Digitaalisen toimittamisen avulla tarjoamme edelleen pääsyn asiakkaan tilaamiin aineistoihin. Digitaalisena aineisto on käytettävissä vuorokauden ympäri seitsemänä päivänä viikossa (poikkeuksena käyttörajoitetut aineistot, joita voi tutkia muiden toimipaikkojen asiakaspäätteillä, esimerkiksi Rauhankadulla). Asiakaspalvelu on saatavissa chatin ja puhelimen kautta, palautelomaketta unohtamatta.
Toivomme myös asiakkailtamme uskallusta kokeilla uutta. Palvelustamme voi antaa palautetta ja se on toivottavaa!
Hämeenlinnan toimipaikan käsikirjasto ei ole käytettävissä 22.10.2024–30.6.2025 Laajempi käsikirjasto on käytettävissä Rauhankadulla Helsingissä.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita näistä:
- Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille
- Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
17.6.2025 10:41
Päätös julkisen terveydenhuollon potilasasiakirjojen pysyvästä säilytyksestä
Digitaalisten potilasasiakirjojen pysyvä säilytys ei enää perustu syntymäpäiväotantaan.
-
15.5.2025 11:28
Uusi ohje: Arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttaminen
Ohje on luonteeltaan suositus.
-
29.4.2025 15:28
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyi siirto-ohjeilla ja aloittelijan tietopaketilla
Tietopakettia voivat hyödyntää myös muiden alojen asiantuntijat.
-
24.4.2025 17:21
Onko Kansallisarkisto tietoaineistojenne arkistoratkaisu?
Tietoaineistojen siirto ja säilytysvaiheessa olevan aineiston säilyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tiedotearkisto