Ellei tarpeellista arkistometatietoa ole liitetty arkistoitaviin tietoaineistoihin niiden syntyessä tai alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisen hallinnan ja käytön aikana, ne on tuotettava viimeistään, kun aineistot siirretään Kansallisarkistoon.
Katso myös
Arkistosiirron yhteydessä voidaan tietoaineistoon liittyvien välttämättömien metatietojen lisäksi ottaa vastaan muita siirrettävän aineiston uudelleenkäytön kannalta hyödyllisiä metatietoja, dokumentaatiota ja kuvailuja, joita organisaatio on tuottanut.
Siirtoon liittyvä tekninen metatieto sekä järjestelmäsidonnainen tekninen metatieto tuotetaan tai välitetään ajantasaisen siirto-ohjeistuksen mukaisesti.
Asiakirjahallinnan ja asianhallinnan metatietoja on Suomessa määritelty 2000-luvulla myös Kansallisarkiston SÄHKE-määräyksissä (SÄHKE1, 2005 ja SÄHKE2, 2009). Määrittelyä jatkoi SÄHKE2-mukaiseen tiedonohjaussuunnitelmaan (sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma tai säilytysaikasuunnitelma) perustuvaa tiedonohjausta kehittänyt JHS 191 -suositus (2015)Linkki toiselle sivustolle, Avautuu uudessa välilehdessä. Tiedonhallintalautakunnan asiankäsittelyn metatietosuositusten ja SÄHKE2:n taustalla ovat samat julkisen hallinnon kirjaamis- ja rekisteröintiperinteet sekä sama lainsäädännöllinen perusta. Siksi niiden vaatimukset ja tarpeet ovat pitkälle yhteneviä.
SÄHKE2 sisältää asiankäsittelyyn liittyvien metatietojen lisäksi hallinnollisia ja kuvailevia metatietoja, joiden tarkoitus on palvella myös arkistointia ja arkistoitujen tietoaineistojen hallintaa ja käyttöä. Tavoite on liittää tieto sen muodostumisesta lähtien sen ymmärtämistä tukevaan viitekehykseen, auttaa hallitsemaan tiedon käsittelyä, käyttörajoituksia, henkilötietojen suojaamista sekä tiedon säilytysarvoa ja säilytysaikoja ja näin tukea aineiston arkistoon siirtämistä ja käyttöä arkistossa.
SÄHKE2:n ylläpito ja voimassaolo Kansallisarkiston määräyksenä päättyi vuoden 2022 lopussa. SÄHKE2:n taustasta, roolista ja hyödyntämisestä on lisätietoa sen kumoamisen jälkeen julkaistussa Suosituksessa SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022) sekä kumoamismääräyksen (KA/12266/07.01.01.00/2022) perustelumuistiossa.
SÄHKE2-suositus on tarkoitettu arkistoinnin ja arkistosiirtojen suunnittelun ja toteutuksen tueksi niille toimijoille, jotka hyödyntävät SÄHKE2:ta asiankäsittelyssä ja asiakirjahallinnassa. SÄHKE2 on tuettu siirtorakenne, kun arkistoitavia tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon.
Arkistokuvailun yhtenäisyys kansallisesti ja kansainvälisesti varmistetaan noudattamalla standardeja. Standardit ja niihin perustuvat ohjeistukset ohjaavat kuvailukohteiden identifiointia, metatiedon sisältöä ja yksittäisten metatietojen muotoa, esimerkiksi aikatietojen ja kielen merkitsemistapaa.
Nykyiset kansalliset arkistokuvailun säännöt ovat vuodelta 1997. Ne eivät vastaa Kansallisarkiston nykyistä kuvailujärjestelmää. Ne eivät lisäksi huomioi riittävästi sähköisessä tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa ja niitä koskevassa säädösympäristössä tapahtunutta kehitystä. Tietopalveluympäristö ja itse kuvailujärjestelmä ovat muuttuneet yhä verkottuneemmaksi ja virtuaalisemmaksi.
Uuden kuvailusovelluksensa kehittämisen yhteydessä Kansallisarkisto julkaisi vuonna 2015 luonnoksen kansallisesta arkistokuvailun käsitemallista. Siinä otettiin huomioon ICA:n eli kansainvälisen arkistoneuvoston vuonna 2012 asettaman EGAD-työryhmän työ, jonka tuloksena syksyllä 2016 julkaistiin luonnos arkistokuvailun kansainvälisestä Records in Contexts -käsitemallista. Käsitemallin ja sen määrämuotoisen ontologiaversion (RiC-O) ensimmäiset viralliset versiot julkaistiin marraskuussa 2023.
Keskeistä kansainvälisen ja kansallisen kuvailujärjestelmän kehityksessä on tietoaineistojen kontekstien kuvailun erottaminen varsinaisesta tietoaineistojen kuvailusta omiksi kuvailukohteiksi. Konteksteilla tarkoitetaan ensisijaisesti tehtävä- ja toimijakonteksteja. Kuvailu kertoo silloin, minkä tehtävien hoitamisesta ja minkä viranomaisten tai muiden toimijoiden toiminnassa tietoaineistot ovat syntyneet tai kertyneet ja niitä on käsitelty ja käytetty. Tehtävä- ja toimijakuvailut linkitetään niihin tietoaineistoihin, joiden kontekstia ne kuvaavat. Tästä seuraa, että tehtäviä ja toimijoita koskevaan arkistometatietoon on kiinnitettävä aiempaa enemmän huomiota.
Uusi kuvailujärjestelmä siirtää arkistokuvailun painopistettä tietoaineiston ominaispiirteiden kuvailusta aineiston ja sen kontekstien välisten suhteiden tunnistamiseen ja kuvailuun. Kontekstien kuvailussa tulee hyödyntää paitsi itse tai yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa tuotettua kuvailutietoa, myös mahdollisuuksien mukaan linkitettynä datana saatavilla olevia nimistöjä, sanastoja, luokituksia ja tunnisteita. Kuvailutyön painopiste siirtyy metatiedon tuottamisesta tietojen yhdistelyyn.
Myös itse tietoaineiston kuvailu jakaantuu ”aineiston” ja ”ilmentymän” kuvailuun. Tällöin tietoaineiston eri analogiset ja digitaaliset ilmentymät ja ilmentymäkohtaisten ominaisuuksien kuvailu voidaan erottaa toisistaan. Kun digitoidun aineiston alkuperäinen analoginen ilmentymä katsotaan arvonmäärityksessä arkistoitavaksi digitoidun ilmentymän ohessa, kuvailussa on kyettävä tekemään ero saman aineiston eri säilytysmuotoja edustavien ilmentymien välillä.
Lisäksi omina kohteinaan voidaan kuvailla tietoaineistojen elinkaarihallintaan ja tietoaineistoihin kohdistuviin muihin elinkaaritapahtumiin liittyvää tietoa, kuten aineiston käsittelyä ja arkistointia dokumentoivaa tietoa, ja aineistoon liittyviä käyttörajoituksia.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.