Takaisin Näin valmistaudut siirtoon HAITARI
Pohdi siirrossa tarvittavaa osaamista aineiston luonne huomioiden. Mieti, löytyykö tarvittava osaaminen organisaation sisältä (esim. substanssiasiantuntija) vai tarvitaanko avuksi mahdollisesti kolmansia osapuolia (esim. järjestelmätoimittaja).
Hahmota organisaatiostasi arkistoitava tietoaineistokokonaisuus, jonka haluat siirtää Kansallisarkistoon pitkäaikaissäilytykseen. Aineiston tulee olla seulontapäätöksellä arkistoitavaksi määrätty (arkistolain 831/1994 mukaan pysyvästi säilytettäväksi).
Varmista, että tietoaineistolla on ajantasainen seulontapäätös. Tarvitset seulontapäätöksen asianumeron siirron yhteydessä. Mikäli aineistolla ei ole seulontapäätöstä tai se ei ole ajantasainen, ole yhteydessä arvonmäärityspalveluun: [email protected].
Siirron hallinnolliset asiakirjat ovat siirtosopimus, siirtosuunnitelma ja riskiarviolomake. Tarkemmat kuvaukset asiakirjoista löydät Arkistoinnin osaajasta.
Tietoaineistosiirron yhteydessä siirtäjän tulee tuottaa tietoaineistolle kuvailutietoja. Näiden tietojen avulla aineiston myöhempi käyttäjä pystyy hahmottamaan, millaisesta tietoaineistosta on kyse, mihin viranomaisen toimintaan se liittyy ja miten sitä käytetään.
Tietoaineistosiirron kuvailutyö ja oheisdokumentaatio
Arkistoinnin osaaja -tietopankista löydät myös tarkemmat kuvaukset Kansallisarkiston siirtorakenteista. Siirrettävän tietoaineiston tulee olla soveltuvan siirtorakenteen määritysten mukaisessa muodossa.
Kansallisarkistolla on tällä hetkellä käytössä kaksi väylää aineistojen siirtämiseen: siirtokäyttöliittymä ja rajapinta.
Siirtokäyttöliittymä on selainpohjainen ratkaisu siirtäjille. Siirtokäyttöliittymässä tuotetaan siirtopakettikohtainen kuvailu sekä ladataan siirtopaketit. Käyttääksesi siirtokäyttöliittymää sinun pitää rekisteröityä käyttäjäksi. Rekisteröityminen tulee tehdä, kun siirron hallinnolliset asiakirjat ja kuvailurakenne ovat valmiina. Rekisteröityminen onnistuu Virtu- ja Suomi.fi-tunnistautumisella.
Siirtäjä voi vaihtoehtoisesti rakentaa ohjeiden mukaisen rajapintaratkaisun siirtääkseen aineistoja Kansallisarkistoon. Rajapinnan kautta voi siirtää arkistoitavia digitaalisia tietoaineistoja sekä näihin liittyviä metatietoja.
Tutustu Siirtäjän tarkistuslistaan, jossa on lueteltu keskeiset siirron työvaiheet.
Keskeiset käsitteet -listauksessa avataan tietoaineistosiirrossa käytettävää käsitteistöä.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistoinnin asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
10.6.2026 14:56
Opetustoimen yleispäätös viivästyy
Kansallisarkiston yleispäätöksen Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (KA/15609/28.92.01/2025) päätösvalmistelu viivästyy. Pohjana päätökselle on julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan 20.5.2025 julkaisema suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä.
-
21.5.2026 8:18
Uusi arkistointilaki on hyväksytty
Eduskunta on 20.5.2026 hyväksynyt uuden arkistointilain. Arkistointilaissa säädetään viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista sekä Kansallisarkistoon vastaanotettavista yksityisistä arkistoaineistoista.
-
12.5.2026 13:47
Ilmoittaudu viranomaisinfoon 28.5.2026
Ohjelmassa tietoa mm. uuden arkistointilain toimeenpanosta.
-
7.5.2026 13:53
Kansallisarkisto tietoa turvaamassa – varautumisosaamista syvennetään EU:n osarahoittamalla hankkeella
Kansallisarkiston tehtävänä on kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja tietoaineistojen käytettävyyden turvaaminen. Tämän tärkeän tehtävän tueksi osallistumme Tiedon huoltovarmuudella turvatumpi tulevaisuus -hankkeeseen.
Tiedotearkisto