Arkistoinnin suunnittelu ja toteuttaminen
Arkistoinnin suunnittelu on osa tiedonhallintaa
Arkistoinnin suunnittelu kytketään arkistointilaissa aiempaa täsmällisemmin osaksi viranomaisen ja tiedonhallintayksikön tiedonhallintaa. Suunnitelmallinen arkistointi myös tukee osaltaan laadukasta tiedonhallintaa.
Arkistointilaissa ei puhuta arkistotoimen järjestämisestä tai arkistonmuodostuksesta kuten arkistolaissa, vaan säädetään viranomaisen arkistoinnin suunnittelua koskevista velvollisuuksista (7§). Niihin kuluu:
- asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnin suunnittelu osana tiedonhallintaa
- tietoaineistojen muodostaminen siten, että niiden sisältämien asiakirjojen ja tietojen säilyvyys ja käytettävyys arkistointitarkoituksessa voidaan varmistaa
- asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon arvioinnista huolehtiminen.
Suunnitteluvelvoite kattaa myös arkistoitavien tietoaineistojen siirtämisen kansalliseen arkistotietovarantoon tai niiden pitkäaikaissäilytyksestä huolehtimisen muulla tavoin.
Kansallisarkistoon ja kansalliseen arkistotietovarantoon tehtävistä siirroista säädetään arkistointilain pykälissä 13, 14, 15 ja 21.
Digitaalisten tietoaineistojen muodostamisen lisäksi suunnittelu koskee analogisten asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamista (12 §). Tähän sisältyy asiakirjojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi.
Lue lisää:
Tiedonhallintamalli on korvannut arkistonmuodostussuunnitelman
Arkistolain mukaisen arkistonmuodostussuunnitelman on arkistointilaissa korvannut tiedonhallintamalli, josta säädetään tiedonhallintalaissa (5 § 3 momentti). Mallin pitää tiedonhallintalain mukaan sisältää tiedot tietoaineiston arkistoinnista, arkistoinnin toteuttamisessa käytettävästä tietojärjestelmästä tai tilasta taikka tietoaineiston tuhoamisesta.
Arkistoinnin suunnittelun pitää olla ajantasaista eli tietoja on ylläpidettävä ja tarkasteltava säännöllisesti. Myös tiedonhallintalain (5 §) mukaisessa muutosvaikutusten arvioinnissa on nyt arvioitava tiedonhallintamallin sisältöön kohdistuvia muutoksia ja niiden vaikutuksia suhteessa arkistointiin.
Kansallisarkisto ohjeistaa arkistoinnin suunnittelusta
Tiedonhallintalain yhtenä tavoitteena on erilaisten tiedonhallinnan suunnittelu-, arviointi- ja kuvaamisvelvollisuuksien yhdistäminen ja yhdenmukaistaminen tiedonhallintamalliksi. Lähtökohta on ollut, että tiedonhallintamallin avulla voidaan toteuttaa myös arkistolaissa säädetyt kuvausvelvoitteet.
Tiedonhallintamallissa on paljon arkistoinnin suunnittelutarpeita tukevia elementtejä. Se tarjoaa kokonaiskuvan tiedonhallinnan nykytilasta, tietoaineistoista ja ratkaisuista, joilla organisaatio tiedonhallintaansa toteuttaa. Malli sisältää myös tiedot tiedonhallinnan ja arkistoinnin vastuista.
Kansallisarkisto ohjeistaa arkistoinnin suunnittelusta tiedonhallintamallin avulla tarkemmin.
Tiedonhallintamallin sisältö pitää saattaa tiedonhallintalain säännösten mukaiseksi 1.1.2028 mennessä.
Suurimmalla osalla julkishallinnon toimijoista on velvollisuus laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Arkistointilakia soveltavat kuitenkin myös sellaiset toimijat, joita tiedonhallintamallin ylläpitäminen ja laatiminen ei koske. Arkistoinnin suunnittelu toteutetaan silloin erillisenä arkistointisuunnitelmana tai muun tiedonhallintaa koskevan suunnittelun yhteydessä.
Suunnitelma pitää tällöinkin sisällään vastaavat tiedot ja elementit kuin tiedonhallintamallin yhteydessä laaditut suunnitelmat.
Arkistoinnin toteuttaminen
Arkistointi on arkistointilaissa laaja kokonaisuus. Se käsittää asiakirjojen ja tietoaineistojen yleisen edun mukaisen arkistollisen arvon määrittämiseen sekä niiden turvalliseen tuleville sukupolville säilyttämiseen ja saatavuuden ja käytettävyyden varmistamiseen liittyvät toimenpiteet (2 §).
Arkistointi ei ole yksittäinen tai kertaluonteinen tapahtuma tiedon elinkaaren aikana. Viranomaisen pitää omassa tiedonhallinnassaan huolehtia arkistoinnin suunnittelun ja arvonmäärityksen lisäksi arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevista tiedonhallinnan toimenpiteistä (11 §).
Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset toimenpiteet yhdessä varmistavat, että arkistoitava tieto pysyy käytettävänä, eheänä ja ymmärrettävänä pitkällä aikavälillä. Tärkeää on myös valvonta ja ylläpito.
Kokonaisuus rakentuu useista osatekijöistä, kuten tiedon löydettävyydestä, loogisesta järjestyksestä ja metatiedoista. Tietojärjestelmissä, tietoaineistojen rakenteissa ja tiedostomuodoissa pitää huomioida asiakirjojen ja tietoaineistojen koko elinkaari.
Arkistoituja asiakirjoja ja tietoaineistoja on säilytettävä huolellisesti. Niiden saatavuus ja turvallisuus pitää varmistaa sekä tietojärjestelmissä että tiloissa, joissa niitä säilytetään.
Lisätietoja: