Arkistosiirrot
Yleistä siirroista
Arkistointilaki 13, 14, 15 ja 21 §
- Kansallisarkisto vastaanottaa vain arkistoitaviksi määrättyjä asiakirjoja ja tietoaineistoja.
- Kansallisarkisto vastaanottaa asiakirjat ja tietoaineistot lähtökohtaisesti sähköisessä muodossa.
- Viranomainen tai toimielin vastaa aineiston siirtokuntoon saattamisesta Kansallisarkiston ohjeiden ja määräysten mukaisesti, siirron toteuttamisesta ja niistä aiheutuvista kustannuksista.
- Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä siirtokuntoon saattamisen ja siirron teknisistä toteuttamistavoista.
- Kansallisarkisto päättää viranomaista kuultuaan siirron ajankohdasta. Siirto voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa tai sen jälkeen.
Siirtäminen kansalliseen arkistotietovarantoon tai säilytettäväksi Kansallisarkistoon
- Viranomainen tai toimielin voi siirtää asiakirjoja ja tietoaineistoja joko kansalliseen arkistotietovarantoon tai säilytettäväksi Kansallisarkistoon.
Siirtäminen kansalliseen arkistotietovarantoon
Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten on siirrettävä arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon.
Muut kuin edellä mainitut viranomaiset ja toimielimet voivat siirtää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon.
Siirto kansalliseen arkistotietovarantoon:
- voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa.
- soveltuu erityisesti aineistolle, jonka säilytysaika ei ole vielä päättynyt, mutta jonka käyttö alkuperäiseen tarkoitukseen on vähäistä.
- Kansalliseen arkistotietovarantoon siirretyn aineiston rekisterinpitäjä on Kansallisarkisto.
- Sähköiseen muotoon muutetut asiakirjat siirretään myös alkuperäisessä muodossa, jos niiden alkuperäinen muoto on arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi.
- Lue lisää analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista Kansallisarkiston Arkistoinnin osaaja -sivustolta.
Siirtäminen säilytettäväksi Kansallisarkistoon (sopimusperusteisesti)
- Säilytettäväksi siirrettävien asiakirjojen ja tietoaineistojen rekisterinpitäjyys säilyy siirtäneellä viranomaisella.
- Sähköisen aineiston käyttö tapahtuu Kansallisarkiston järjestelmistä käsin viranomaisen omalla käyttöoikeusroolilla.
- Kun Kansallisarkistoon säilytykseen siirretyn aineiston säilytysaika päättyy, siirtyy aineisto kansalliseen arkistotietovarantoon.
Siirrot – arkistokopio
- Kansallisarkistolla on oikeus saada viranomaisen sisällöltään muuttuvasta tietoaineistosta kopio tutkimuskäyttöä varten (arkistokopio) kansalliseen arkistotietovarantoon, jos tietoaineisto on arkistoitava.
- Sisällöltään muuttuvien tietoaineistojen arkistokopioiden poimintaväli määritellään arkistointipäätöksessä.
- Kansallisarkisto voi ottaa vastaan arkistokopioita kansalliseen arkistotietovarantoon myös muun kuin julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten sekä 8 kohdassa tarkoitettujen toimielinten sähköisestä aineistosta, jos tietoaineisto on arkistoitava. Tämä edellyttää erillistä sopimista.
Mikä muuttuu siirroissa?
- Jatkossa viranomainen voi siirtää kansalliseen arkistotietovarantoon sekä sellaisia arkistoitavia tietoaineistoja, joiden säilytysaika ei ole vielä päättynyt, että sellaisia, joiden säilytysaika on päättynyt. Kansallisessa arkistotietovarannossa olevien tietoaineistojen rekisterinpitäjä on aina Kansallisarkisto.
- Ulkoasiainhallinto on uuden lain mukaan velvollinen siirtämään aineistonsa kansalliseen arkistotietovarantoon.
- Kansallisarkisto vastaanottaa lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja. Asiakirjat ja tietoaineistot, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa, otetaan vastaan myös analogisessa muodossa.
- Käytäntö on tähän saakka perustunut määräykseen valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon (KA/26492/03.99/2020). Nyt asiasta säädetään lailla.