Arkistointilaki ja arvonmääritys

Kansallisarkisto tekee asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen arkistointilain piirissä olevan toimijan tekemän arkistointiesityksen pohjalta arkistointilaissa säädettyjä periaatteita noudattaen. Kansallisarkisto päättää tehtyyn arvonmääritykseen perustuen toimijan arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Kansallisarkisto antaa asiasta arkistointipäätöksen.

Yleistä

Arkistointilaissa säädetään lain tasolla monista jo käytössä olevista toimintatavoista. Toimintatavoista on arkistointilain myötä tullut sen piirissä olevia toimijoita entistä selkeämmin velvoittavia. Laki myös selkeyttää Kansallisarkiston ja arkistointiesityksiä tekevien toimijoiden rooleja.

Selkeitä muutoksia arkistointilain myötä ovat uudet käsitteet:

• arkistointiesitys
• arkistointipäätös
• yleinen arkistointipäätös.

Muutos on myös se, että laki velvoittaa arvioimaan arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta. Lisäksi Kansallisarkisto voi jatkossa päättää myös geneettisiä tietoja sisältävien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista. Kansallisarkiston tulee arvioida niiden tuleville sukupolville säilyttämiseen liittyviä riskejä.

Arvonmäärityksessä arvioidaan toimijan tehtäviä, toimintakontekstia, muodostuvia tietoaineistoja sekä niiden käyttöyhteyksiä ja suhteita. Arkistollinen arvo muodostuu muun muassa siitä, miten merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä on kyse, missä toimintakontekstissa tietoaineistot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä.

Arvonmääritys tapahtuu loogisella tasolla ja se kohdistuu toimintaan, tietoaineistoihin ja tietoaineistojen tietoryhmiin. Arvonmäärittäminen vaatii systemaattista, ajallisesti kerrostuvaa harkintaa. Sitä tukee tiedonhallinnan johdonmukainen suunnittelu, kuvaaminen ja toteuttaminen. Ilman niitä arvonmääritystä on mahdotonta toteuttaa luotettavasti.

Arvonmäärityksen toteutus

Arvonmäärityksen avulla määritellään

1. mitkä tietoaineistot arkistoidaan
2. mitkä säilytetään määräajan.

Edellä mainitut arvonmäärityksen perusperiaatteet pysyvät samana uudessakin lainsäädännössä.

Arvonmääritys tehdään Kansallisarkiston ja toimijan yhteistyönä. Toimija esittää ja perustelee, Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot.

Toimijan asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittämisen tulee perustua tutkimuksellisiin tarpeisiin. Arvonmäärityksen kohteena ovat kaikki toimijan asiakirjat ja tietoaineistot. Myös ne tiedot, joihin sisältyy esimerkiksi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, ovat osana arvonmääritystä.

Arkistointilain perusteella arvonmäärityksessä tulee erityisesti ottaa huomioon:

1. viranomaisen tehtävän yhteiskunnallinen merkittävyys
2. viranomaisen toiminnan kohteiden merkittävyys, toiminnan vaikutukset sekä poikkeuksellisten ilmiöiden dokumentointi
3. asiakirjojen ja tietoaineistojen merkitys viranomaisen toimintaprosessissa ottaen huomioon niiden sisältämien tietojen käyttö useamman viranomaisen päätöksenteossa
4. tietojen ainutkertaisuus ja kattavuus
5. tietojen erilaiset käyttömahdollisuudet ja niiden ennakoitavissa oleva kehitys.

Edellä mainitulla viranomaisella tarkoitetaan tässä yhteydessä myös arkistointilaissa (4 §) viranomaisiin rinnastettavia toimijoita.

Toimijan on huolehdittava, että asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritys on ajan tasalla.

Arkistointiesitys

Jos toimijalle annetut arkistointipäätökset eivät ole ajan tasalla tai tietoaineistoja ei ole arvonmääritetty, on toimijan tehtävä Kansallisarkistolle arkistointiesitys.

Esitys perustuu toimijan tekemään arvonmääritykseen. Kansallisarkisto tekee arvonmäärityksen toimijan esityksen pohjalta arkistointilaissa säädettyjä periaatteita noudattaen. Tältäkin osin laki vastaa jo ennen sen voimaantuloa olemassa olleita käytänteitä.

Arkistointilaissa säädetään nyt arvonmäärityksen yhteydessä tehtävästä riskien arvioinnista seuraavasti:

• Arkistointiesitystä tehtäessä on arvioitava arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta. Myös Kansallisarkisto tekee saman arvion oman arvonmäärityksensä yhteydessä.
• Kansallisarkiston tulee arvioida geneettisten tietojen tuleville sukupolville säilyttämiseen liittyviä riskejä.

Arvonmäärityksessä on jo ennen arkistointilain voimaantuloa arvioitu henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta rekisteröidyn oikeuksiin nähden. Jatkossa Kansallisarkiston tulee myös arvioida geneettisten tietojen arkistointiin liittyviä riskejä. Tätä ei aiemmin ole tehty, koska geneettisten tietojen arkistointi on aiemmin ollut kiellettyä.

Oikeasuhtaisuudella tarkoitetaan, että henkilötietojen käsittelyn on oltava asianmukaista ja olennaista ja rajoitettua siihen, mikä on tarpeellista suhteessa yleisen edun mukaiseen arkistointitarpeeseen. Arkistointitarpeeseen vaikuttavat erityisesti tiedon mahdollinen tutkimuskäyttö ja muu kulttuuriperintöön liittyvä arvo.

Arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista päättäminen

Arkistointilain piirissä olevan toimijan tulee panna asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia koskeva asia vireille, jos arkistoinnista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla. Toimijan tulee tässä yhteydessä toimittaa kansallisarkistolle seuraavat tiedot:

• riittävät kuvaukset ja tiedot arvonmäärityksen kohteena olevista tietoaineistoista
• arvonmääritykseen perustuva esitys arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista. 

Kansallisarkisto tekee arkistointipäätöksen eli päättää esityksen perusteella toimijan arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista, jollei laissa erikseen toisin säädetä.

Poikkeustapauksissa Kansallisarkisto voi panna asian vireille omasta aloitteestaan. Tällöin Kansallisarkiston on välttämätöntä saada käyttöönsä riittävät kuvaukset arvonmäärityksen kohteena olevista tietoaineistoista.

Yleinen arkistointipäätös

Kansallisarkisto voi tehdä yleisen arkistointipäätöksen eli päättää useiden toimijoiden asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista yleisellä päätöksellä (yleinen arkistointipäätös).

Yleisen arkistointipäätöksen edellytyksenä on, että se on tarpeen toimialakohtaisen tai toimijoiden talous-, henkilöstö- tai yleishallinnon asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi.

Yleistä arkistointipäätöstä koskevan asian voi panna vireille

• toimivaltainen ministeriö tai toimijoita laajasti edustava taho
• Kansallisarkisto omasta aloitteestaan, jos arkistoitavista tietoaineistoista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla.

Pääsääntöisesti arkistointiesityksen valmistelee ministeriö tai viranomaisia laajasti edustava taho tai sen kokoama työryhmä. Kokonaisuuden ohjausvastuun voi ottaa esimerkiksi toimialan ohjauksesta vastaava ministeriö. Kansallisarkisto tukee esityksen valmistelua. Kansallisarkisto voi käynnistää prosessin, jos toimivaltainen ministeriö tai laajasti viranomaisia edustava taho eivät pane asiaa vireille.

Kansallisarkiston on varmistettava, että osallisilla toimijoilla on mahdollisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritykseen vaikuttavista seikoista. 

Lisätietoja

Kansallisarkisto tulee ohjeistamaan tarkemmin toimintatavoista arvonmäärityspolitiikassa ja muussa ohjeistuksessaan. Lisätietoja löytyy arvonmäärityksen ja seulonnan verkkosivuilla.