Arkistointilain muut säännökset

Tietoturvallinen käyttöympäristö

Uusi arkistointilaki mahdollistaa käyttörajoitettujen tietojen tarkastelun tietoturvallisessa verkkoympäristössä. Kansallisarkisto tarjoaakin jatkossa kansalais- ja tutkija-asiakkaille yhä enemmän digitaalista aineistoa käytettäväksi verkossa sen sijaan, että sitä pitää tulla tarkastelemaan Kansallisarkiston toimipaikkaan.

Mahdollistamme rajoitettujen aineistojen käytön verkon kautta vaiheittain.

Ensimmäisessä vaiheessa Astia-palveluun vahvasti tunnistautuneet kansalais- ja tutkija-asiakkaat voivat hakea käyttöoikeutta

• kansallisen arkistotietovarannon julkisiin kuvamuotoisiin viranomaisaineistoihin, jotka sisältävät elossa olevien henkilöiden henkilötietoja ja joiden käyttöluvan myöntää Kansallisarkisto
• yksityisarkistoaineistoihin, joiden käyttöä ei ole rajoitettu luovutussopimuksella ja jotka eivät sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Edellytyksenä on, ettei aineiston luovuttaja ole pidättänyt itsellään oikeutta käyttöluvan myöntämiseen.

Astiassa tällaiset aineistot tunnistaa Rajoituksen seuraamus -kentästä, jossa lukee: "Mahdolliset digitaaliset ilmentymät ovat nähtävissä vain valvotuissa olosuhteissa."

Tavoitteena on ottaa tämä mahdollisuus käyttöön vuoden 2026 loppuun mennessä. Kerromme työn etenemisestä viestintäkanavissamme.

Myöhemmässä vaiheessa kansalais- ja tutkija-asiakkaat voivat tarkastella myös muita käyttörajoitettuja aineistoja Astiassa tai erillisessä etäkäyttöympäristössä.

Kansallinen arkistotietovaranto

Mikä on kansallinen arkistotietovaranto?

Kansallinen arkistotietovaranto sisältää Kansallisarkiston hallussa ja määräysvallassa olevat arkistoidut asiakirjat ja tietoaineistot riippumatta siitä, ovatko ne manuaalisesti tai sähköisesti käsiteltäviä.

Kansallinen arkistotietovaranto ei sisällä esimerkiksi kunnissa, yksityisillä tahoilla ja muissa yhteisöissä arkistoitua asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvaa aineistoa, eikä myöskään niitä Kansallisarkiston säilytettävänä olevia viranomaisen asiakirjoja ja tietoaineistoja taikka yksityisiä asiakirjoja tai asiakirjakokoelmia, joiden määräysvalta ei ole siirtynyt Kansallisarkistolle.

Kansallinen arkistotietovaranto on looginen tietovaranto. Kyse ei ole esimerkiksi uudesta fyysisestä tietojärjestelmästä.

Miksi uudelle käsitteelle on tarvetta?

Kansallisen arkistotietovarannon määritelmän käyttöönotolla on pyritty selventämään Kansallisarkiston hallussa ja määräysvallassa olevien asiakirjojen ja tietoaineistojen eroa suhteessa niihin aineistoihin, joita Kansallisarkisto säilyttää muiden toimijoiden puolesta sopimusperusteisesti. Erottelun selkeyttäminen on tarpeen mm. tietosuojalainsäädännön vaatimusten toteuttamiseksi Kansallisarkiston toiminnassa.

Kansallisarkiston arviointitehtävä

Arkistointilaissa säädetään Kansallisarkiston arviointitehtävästä. Se tarkoittaa, että Kansallisarkisto arvioi, miten viranomainen huolehtii arkistoinnistaan. Arviointitehtävän sisällön voi jakaa pääpiirteissään arvonmäärityksen ja muun arkistoinnin suunnittelun, tietoaineistojen elinkaaren aikaisen hallinnan ja arkistosiirtojen toteutumisen arviointiin.

Arviointitehtävä (22 §) koskee seuraavien säännösten sekä Kansallisarkiston niiden nojalla antamien määräysten noudattamisen arviointia:

arkistointilaki 7 §	Arkistoinnin suunnittelu
arkistointilaki 11 §	Arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevat tiedonhallinnan toimenpiteet
arkistointilaki 12 §	Asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttaminen
arkistointilaki 13 §	Valtion viranomaisten asiakirjojen siirtäminen kansalliseen arkistotietovarantoon
laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) 21 §	Arkistointi. Pykälä asettaa vaatimuksia sähköisen asiakirjan alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden osoittamiselle.

Kansallisarkistolla on arviointitehtäväänsä varten oikeus saada maksutta välttämättömät selvitykset sekä tarpeelliset tiedot viranomaisilta tiedonhallintamallista ja arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevista tiedonhallinnan toimenpiteistä.

Arvioinnin perusteella Kansallisarkisto voi kiinnittää hallinnollisena keinona viranomaisen huomiota lain ja lain nojalla annettujen määräysten mukaisten menettelyjen toteuttamiseen ja vaatimusten täyttämiseen.

Arkistointilaissa säädettyyn arviointitehtävään liittyviä menettely- ja toimintatapoja suunnitellaan Kansallisarkistossa, ja niihin palataan aikaisintaan vuoden 2027 aikana.

Arkistolaitoksella oli myös arkistolain (831/1994) 10 §:n mukaan oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta ja tarkastaa arkistonmuodostajien arkistotointa.  Arkistolaissa ei säädetty tarkastukseen liittyvistä seuraamuksista tai esimerkiksi hallinnollisen ohjauksen mahdollisuudesta, kuten arkistointilaissa. Arkistolain mukainen erillinen tarkastustoiminta lakkautettiin käytännössä vuoden 2013 alusta.