Arkistointi

Arkistoitua tietoa säilytetään osana kulttuuriperintöä ilman aikarajoja. Arkistointi edellyttää:

  • kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen aineiston tunnistamista
  • kykyä tietoaineiston tekniseen säilyttämiseen
  • tietoaineiston käytön mahdollistamista

Kaikkia julkishallinnon tuottamia tietoaineistoja ei ole mahdollista, tarpeellista ja perusteltua arkistoida. Arkistointi edellyttää asiakirjoilta ja tietoaineistoilta arkistollista arvoa, joka muodostuu muun muassa tutkimuksen tarpeiden ja yhteiskunnallisen merkityksen kautta.

Kansallisarkisto on arkistoinnin asiantuntijaviranomainen. Asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittely on Kansallisarkiston tehtävä ja perustuu arkistointilakiin (529/2026) ja Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikkaan.

Arkistointi on osa tiedonhallintaa

Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys varmistetaan tiedon koko elinkaaren ajan. Suunnitelmallinen tiedonhallinta on avain myös arkistoinnin onnistumiseen.

Tiedonhallintaa ohjaa Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta ja arkistointia Kansallisarkisto. Tiedonhallinnassa tulee huomioida arkistoinnin vaatimukset. 

Viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien on huolehdittava siitä, että arkistollista arvoa omaavat asiakirjat ja tietoaineistot ovat arkistoitavissa. Velvoitteet koskevat niin alkuaan digitaalista, digitoitua kuin analogista aineistoa. Arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot pitää pystyä säilyttämään muuttumattomina ja käyttörajoitustensa mukaisesti käytettävinä. 

Viranomaisen tiedonhallinnassa korostuvat alkuperäisen käyttötarpeen vaatimukset, omien tehtävien hoidon tukeminen sekä esimerkiksi tietosuojan ja tietoturvan asianmukainen toteuttaminen. Näiden vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta, joka luo pohjan myös arkistoinnille. 

Arkistoi digitaalisessa muodossa

Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Niitä ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Sähköinen arkistointi ei edellytä erillisen luvan tai päätöksen hakemista Kansallisarkistosta kuten aiemmin oli käytäntönä. 

Myös vielä muodostuvat analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa.

Siirrä arkistoitavat tietoaineistosi Kansallisarkistoon

Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnon ja muun julkishallinnon organisaatioille digitaalisen, arkistoitavaksi määrätyn aineiston säilyttämisen ja arkistoinnin palvelua.

Voit hyödyntää Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun julkaisemia ohjeita oman organisaatiosi arkistoinnin suunnittelussa. Huomaathan kuitenkin, että palvelun ohjeet on suunnattu erityisesti arkistosiirtoa Kansallisarkistoon lähiaikoina suunnitteleville tai jo tekeville toimijoille

Ohjeita ja tietoa digitaalisen tiedon arkistoinnin suunnittelemiseen ja hallintaan omassa organisaatiossasi löydät verkkosivujen osiosta Digitaaliset aineistot sekä Arkistoinnin osaaja -tietopankista.

Lue lisää