Digitointia koskevat Kansallisarkiston vaatimukset ja ohjeet
Arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat on digitoitava Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti, jotta niiden todistusvoimaisuus ja säilyvyys voidaan varmistaa.
Kansallisarkiston digitointivaatimukset mahdollistavat digitoidun tietoaineiston säilyttämisen yksinomaan digitaalisena ja analogisen tietoaineiston hävittämisen Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) mukaisesti. Digitointivaatimuksissa ja ohjeissa on huomioitu
- arkistosektorilla yleisesti käytössä olevat standardit
- muiden kansallisarkistojen laatuvaatimukset digitoinnille
- kansalliset pitkäaikaissäilytyspalveluiden (PAS-palvelut) vaatimukset digitaalisille aineistoille
Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet -ohjetta (KA/20919/30.01.00/2024) sovelletaan, kun digitoidaan takautuvasti toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia .
Tällä hetkellä muodostuvien analogisten arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisessa esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä noudatetaan ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon (KA/8675/28.00/2025).
Lisätietoa:
Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet (KA/20919/30.01.00/2024) -ohjetta sovelletaan, kun digitoidaan takautuvasti toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia.
Ohje ei ota kantaa asiakirjojen analogisten ilmentymien hävittämisprosessiin, vaan siinä kuvataan kriteerit, joiden täytyttyä analogisten asiakirjojen hävittäminen on mahdollista.
Digitoitavan analogisen aineiston muodosta ja aineistotyypistä riippuu, mitä ohjeen vaatimuksia digitoinnissa noudatetaan. Ohjeen vaatimukset on jaoteltu kolmeen eri aineistotyyppiin:
- Pääsääntöisesti A4- tai foliokokoiset asiakirjat ja sidokset
- A4- tai foliokoiset asiakirjat ovat kooltaan pääosin määrämuotoista aineistoa. Foliokoossa arkinkoko voi vaihdella ja on yleensä standardoitua A4-kokoa hieman suurempi.
- Erikoisaineistot
- Erikoisaineistot koostuvat kartoista, piirustuksista, valokuvista, negatiiveista, röntgenfilmeistä, mikrofilmeistä ja mikrokorteista sekä sidoksista, joiden tietosisältö esitetään aukeamittain. Erikoisaineistot on usein arkistoitu omina kokonaisuuksinaan/kokoelminaan. Erikoisaineistoksi ei tässä ohjeessa luokitella yksittäisiä asiakirjoja, jotka on arkistoitu pääsääntöisesti A4- tai foliokokoisten asiakirjojen joukkoon.
- Audiovisuaaliset aineistot (AV-aineistot)
- Audiovisuaaliset aineistot jaetaan ohjeessa ääninauhoihin ja kuvanauhoihin
Ohjeen vaatimusten velvoittavuus perustuu
- Kansallisarkiston yleispäätökseen 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023)
- Kansallisarkiston määräykseen 22.12.2021 (KA/15906/07.01.01.00/2021)
Ohjeen vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muuten muutetaan digitaaliseen muotoon. Tällöin sovelletaan ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon (KA/8675/28.00/2025).
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.
Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon (KA/8675/28.00/2025) -ohjetta sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.
Aiemmin muodostuneiden analogisten arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.