Arvonmääritys ja arkistointiesitys

Tiedonhallintalain (906/2019) 21 § edellyttää, että toimija arvioi tarpeet sen hallussa olevien tietoaineistojen säilyttämiselle ja määrittää niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota.

Toimija tunnistaa ja arvioi tarpeet tietoaineistojen arvonmääritykselle osana tiedonhallinnan prosessiensa toimeenpanoa.

Arvonmääritys tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot arkistointiesityksessä ja Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin arkistointipäätöksessä.

Oheisessa kuvassa on esitetty Arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamalli:

Arkistointiesitys

Esityksessä toimija esittää kirjallisessa muodossa arkistollisen arvonmääritystehtävänsä tulokset perusteluineen. Käytännössä toimija esittää Kansallisarkistolle, mitkä sen tietoaineistoista tulisi arkistoida ja mitkä säilyttää määräajan.

Esitykset voivat koskea muodostuvia tietoaineistoja tai jo muodostuneita tietoaineistoja.

Esitys voi koskea toimijan kaikkia toiminnassa muodostuvia tietoaineistoja tai osaa niistä.
Kansallisarkisto suosittelee arvonmäärittämään tietoaineistot mahdollisimman laajoina kokonaisuuksina, jotka kattavat mahdollisimman suuren osan toimijan tehtävistä ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvista tietoaineistoista.

Kansallisarkisto suosittelee yhdistämään tietoaineistojen arvonmäärityksen ajantasaisuuden arvioinnin osaksi organisaation kehitystoimintaa:

Ota arvonmäärityksen kattavuus ja sovellettavuus yhdeksi osaksi muutosvaikutusten arviointia, joka toteutetaan säännönmukaisesti organisaation saadessa uusia tehtäviä, toteuttaessa tietojärjestelmähankkeita tai liittyessä keskitettyjen tietovarantojen käyttäjiin.

Kansallisarkisto neuvoo toimijoita arvonmääritystehtävässä ja arkistointiesityksen tekemisessä sekä tarjoaa toimijoiden käyttöön arkistointiesityslomakkeen ja muuta arkistollisen arvon ja esityksen tekemistä tukevaa tietoa.

Esitys käsitellään Kansallisarkistossa noudattamalla hallintomenettelyn sääntöjä.