Ota yhteyttä Kansallisarkistoon ennen esityksen tekemistä
Ole yhteydessä Kansallisarkistoon ennen kuin teet arkistointiesityksen.
Tämän jälkeen Kansallisarkisto sopii kanssasi tarvittaessa ohjauspalaverista (etäyhteys) molemminpuolisen tilannekuvan päivittämiseksi. Palaveria ei tarvitse pitää, jos Kansallisarkistolla on ajantasainen tilannekuva toimijan tiedonhallinnasta ja arvonmäärityksestä.
Ohjauspalaverin tavoitteet
Ohjauspalaveriin on hyvä valmistautua. Sen tavoitteena on päättää, onko toimijan tarpeen arvioida tietoaineistojensa arkistollista arvoa ja tehdä arkistointiesitys.
Nämä kysymykset auttavat päätöksenteossa:
- Ovatko voimassa olevien päätösten arvonmääritysratkaisut vielä sovellettavissa organisaatiosi tietoaineistoihin vai vaativatko ne uudistamista?
- Onko joidenkin tietoaineistojen arkistollinen arvo kokonaan määrittämättä?
Vaihtoehto 1
Todetaan päätösten olevan ajan tasalla ja sovellettavissa → ei tarvetta arvonmääritykselle ja esitykselle.
Vaihtoehto 2
Todetaan päätökset puutteellisiksi, tietoaineistoja on arvonmäärittämättä → toimija käynnistää arvonmäärityksen ja seulontaesityksen tekemisen
Ohjauspalaverin sisältö
Varaudu esittelemään organisaatiosi tiedonhallinnan tilannetta kirjallisella esityksellä (esimerkiksi PowerPoint-esitys), josta selviää:
- Millaisia tiedonhallinnan kuvauksia organisaatiosi hyödyntää. Esimerkiksi:
- tiedonhallintamalli
- tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
- arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)
- tehtäväluokitus
- kokonaisarkkitehtuurikuvaus
- Jos käytössä on tiedonhallintamalli, arvioi
- Voiko sitä hyödyntää tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyssä ja hallinnassa sekä arvonmäärityksessä?
- Miten säilytysaikojen määrittely ja hallinta sekä arvonmääritys on toteutettavissa organisaatiosi tiedonhallintamallilla?
- Jos kuvausta ei ole tai sitä ei voi hyödyntää em. käyttötarkoituksiin, mitä toimenpiteitä tiedonhallintamallin päivittäminen vaatii?
- Tiedot tietoaineistojen arvonmääritystilanteesta ja sen ajantasaisuudesta:
- Tiedot seulonta- ja arkistointipäätöksistä, joita organisaatiosi soveltaa
- Jos organisaatiosi päätyy määrittelemään tietoaineistojen arkistollista arvoa ja tekemään arkistointiesityksen, kokouksessa sovitaan:
- tehtävän esityksen laajuus eli sen sisällöllinen ja ajallinen kattavuus
- arkistintointiesityslomakkeen käyttäminen ja täyttäminen
- esityksen erilliset liitteet
- milloin Kansallisarkisto ohjeistaa muutokset esitysluonnokseen.