Ohjauspalaverin jälkeen – arvioi arkistollista arvoa ja tee esitys
Määritä organisaatiosi tietoaineistojen arkistollinen arvo. Osallista arvonmääritystyöhön ydintehtävistä vastaavat yksiköt. Heidän asiantuntemustaan tarvitaan arvonmäärityksessä tiedonhallinnasta ja arkistoinnista vastaavien tahojen lisäksi.
Kun arvonmääritys on valmistunut voit laatia arkistointiesityksen.
Tutustu verkkosivujemme ohjeisiin ja esimerkkeihin, ohjepankkimme ohjeisiin sekä arkistointiesityslomakkeeseen. Tee esitys lomakkeella. Löydät lomakkeelta tarkemmat ohjeet sen hyödyntämisestä ja täyttämisestä.
Lomakkeeseen kannattaa tutustua ennen arvonmääritystyön aloitusta ja esityksen laatimista. Voit kokeilla lomakkeen täyttämistä ennen ohjauspalaveria, jossa sovitaan tarkemmin muun muassa esityksen laajuudesta, lomakkeen käyttämisestä ja täyttämisestä ja esityksen erillisistä liitteistä.
Lähetä esitysluonnos aina Kansallisarkistolle hyväksyttäväksi. Kansallisarkisto voi vielä ohjeistaa, miten esitystä on muokattava. Toimita esitys Kansallisarkiston kirjaamoon vasta, kun olet viimeistellyt sen Kansallisarkiston antamien ohjeiden mukaisesti.
Huolehdi, että esitys sisältää kaikki tarpeelliset tiedot. Puutteelliset esitykset hidastavat päätöksen valmistelua Kansallisarkistossa. Tarvittaessa Kansallisarkisto pyytää toimijaa täydentämään puutteellista esitystä hallintolain (434/2003) 22 §:n (Asiakirjan täydentäminen) nojalla. Kansallisarkisto ei aloita päätösvalmistelua ennen kuin toimija on täydentänyt esitystä pyydetyllä tavalla.
Saat meiltä neuvoja ja ohjeistusta esityksen laadinnassa
Tarvittaessa autamme toimijaa löytämään käyttöönsä aiemmat sen tietoaineistoja koskevat arkistointi- ja seulontapäätökset. Lainsäädäntö edellyttää, että toimija tietää, mitkä sen tietoaineistoista ovat arkistoitavia ja mitkä määräajan säilytettäviä.
Lähetä täytetty esityslomake liitteineen Kansallisarkiston kirjaamoon ([email protected]). Käytä tarvittaessa turvapostia, joka on turvallinen tapa toimittaa luottamuksellisia ja salassa pidettäviä tietoja.