Arvonmäärityksen jaettu vastuu ja roolit

Arvonmääritys tapahtuu Kansallisarkiston ja julkishallinnon toimijan yhteistyönä.
Molempien tehtävät ja roolit on määritelty lainsäädännössä. Toimija esittää ja perustelee, Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot.

Toimija määrittelee tietoaineistojen säilytysajat ja -muodot. Määrittelyssä pitää ottaa huomioon säädökset sekä oikeudelliset ja oman toiminnan tarpeet. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee tuhota tai arkistoida.

Toimija ei voi tuhota tietoaineistoja ennen säilytysajan päättymistä, eikä ennen kuin Kansallisarkisto on arvioinut, onko niillä arkistollista arvoa.

Kansallisarkiston arvonmäärityksen toimivalta perustuu arkistointilain (529/2026) 8, 10 ja 11 §:iin.

Arkistointilain 4 §:ssä on määritelty ne julkishallinnon toimijat, joiden on noudatettava arkistointilakia ja Kansallisarkiston antamia määräyksiä, päätöksiä ja ohjeita. Myös ne yksityiset toimijat, jotka käyttävät julkista valtaa (4 § 1 mom. kohta 3) ovat velvoitettuja noudattamaan arkistointilakia julkisesta tehtävästä muodostuvien tietoaineistojen osalta.
 

Arvonmäärityksen osapuolet ja tehtävät

Julkishallinnon toimija vastaa

• omien tehtäviensä hoidossa muodostuvien tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelystä
• tietoaineistojen arvonmääritykseen perustuvien arkistointiesitysten tekemisestä
• seulonnan toimeenpanosta.

Arkistointipäätösmenettely on hallinnollinen menettely. Se tulee vireille, kun toimija esittää kirjallisessa muodossa arvonmääritystehtävän tulokset Kansallisarkistolle.

Toimivaltainen ministeriö tai viranomaisia laajasti edustava taho

• voi laittaa vireille yleistä arkistointipäätöstä koskevan esityksen arkistointilain 10 §:n nojalla. Esitys voidaan tehdä, jos se on tarpeen toimialakohtaisen tai viranomaisen talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon tietoaineistojen arvonmäärityksen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi.
• voi antaa lausuntoja arvonmääritysasiasta ja antaa selityksiä tietoaineistojen arvonmääritykseen vaikuttavista seikoista.

Kansallisarkisto

• päättää arkistointilain 8-10 §:ien nojalla, mitkä julkishallinnon toimijan tietoaineistot ovat arkistoitavia ja mitkä määräajan säilytettäviä. Tietoaineistot arkistoidaan pääsääntöisesti ainoastaan digitaalisessa muodossa. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioidut analogiset asiakirjat pitää kuitenkin säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. Toimija vastaa arkistointilain 12 §:n nojalla kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista.
• arkistointipäätökset ovat valituskelpoisia, ja niistä voi tehdä valituksen hallinto-oikeuteen.