Arkistointiesityksiä tekevät toimijat
Seuraavissa luvuissa on esitetty eri hallinnon sektorien ja alojen käytäntöjä tehdä arkistointiesitys Kansallisarkistolle.
Kansallisarkisto suosittelee, että toimijat tekevät arvonmääritystä ja arkistointiesityksiä yhteistyössä.
Valtionhallinnon toimija tekee itsenäisesti arvonmäärityksen ja arkistointiesityksen
Tämä on valtionhallinnon toimijoiden tapa tehdä arvonmääritys ja esitys, kun niillä on yksin hoidettavanaan tietty lakisääteinen tehtäväkokonaisuus. Myös yksittäiset toimijat, jotka hoitavat julkista tehtävää, toimivat tämä toimintatavan mukaisesti. Kansallisarkisto antaa esityksen perusteella arkistointilain 9 § mukaisen arkistointipäätöksen.
Yksi valtionhallinnon toimija esityksen useamman toimijan puolesta
Jollain valtionhallinno hallinnonaloilla on vakiintuneena käytäntönä, että tiettyjen toimijoiden tiedonhallintaa ohjaava taho vastaa arvonmäärityksestä ja esitysten teosta.
Näitä ovat muuan muassa
- Valtioneuvoston kanslia (valtioneuvosto ja ministeriöt)
- Työllisyys, kehittämis- ja hallintokeskus (elinvoimakeskukset)
- Tuomioistuinvirasto (yleiset tuomioistuimet)
- Poliisihallitus (paikallispoliisi)
Kyse on tyypillisesti samaa lakisääteistä tehtävää hoitavista toimijoista, joita ohjaa ns. keskustoimija. Keskustoimija tekee arkistointiesityksen keskitetysti ja Kansallisarkisto antaa kaikkia toimijoita koskevan arkistointilain 9 §:n mukaisen arkistointipäätöksen.
Toimialaa ohjaava ministeriö tai toimijoita edustava taho tekee arkistointiesityksen
Useita toimijoita koskeva arkistointilain 10 §:n mukainen yleinen arkistointipäätös annetaan, kun tietyn toimialan tai toimialariippumattomien talous-, henkilöstö- tai yleishallinnon tietoaineistojen yhdenmukainen arvonmääritys halutaan varmistaa. Tämä koskee muun muassa kuntia, hyvinvointialueita, ammattikorkeakouluja ja maakuntien liittoja.
Yleisen arkistointipäätöksen asian vireille paneminen voi tapahtua seuraavasti:
- Toimivaltainen ministeriö tai laajasti viranomaisia edustava taho voi aloittaa prosessin, tai
- Kansallisarkisto voi tehdä sen omasta aloitteestaan, jos arkistoitavista tietoaineistoista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla. Kansallisarkisto voi käynnistää prosessin, jos toimivaltainen ministeriö tai laajasti viranomaisia edustava taho eivät pane asiaa vireille.
Pääsääntöisesti arkistointiesityksen valmistelee ministeriö tai viranomaisia laajasti edustavan taho tai sen kokoama työryhmä. Kokonaisuuden ohjausvastuun voi ottaa esimerkiksi toimialan ohjauksesta vastaa ministeriö. Kansallisarkisto tukee esityksen valmistelua.
Yleisen arkistointipäätöksen valmisteluprosessi edellyttää asianomaisilta viranomaisilta laajaa yhteystyötä, jotta viranomaisten tiedonhallinnan kuvausten semanttinen yhteentoimivuus turvataan.
Kansallisarkisto varmistaa osana päätösvalmistelua, että kaikilla asianomaisilla viranomaisilla on mahdollisuus lausua näkemyksensä ja antaa selitys tekijöistä, jotka vaikuttavat tietoaineistojen arvonmääritykseen. Joissain tapauksissa on perusteltua, että toimivaltainen ministeriö tai viranomaisia laajasti edustava taho vie esitysluonnoksen yleisesti lausuttavaksi jo ennen kuin arkistointiesitys toimitetaan Kansallisarkistolle.