Ohjepankki

Määräyksessä määrätään arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.

Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Määräyksessä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon. Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla. 

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun ohjeet löytyvät Arkistoinnin osaaja-verkkoalustalla.

Yleiset ohjeet

Sivulle on koottu ohjeistus julkishallinnon digitaalisten ja digitoitujen tietoaineistoiden siirtoprosessista kansalliseen arkistotietovarantoon. Sivuilta löydät myös Sähköisen arkistoinnin palvelun käyttämät asiakirjapohjat.

Digitaalisten tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon

Siirron hallinnolliset asiakirjat

Ohjeet käsittelevät keskeisiä asiakirjoja, joita Kansallisarkistoon tehtävä tietoaineistosiirto edellyttää.

Siirron hallinnolliset asiakirjat

Siirto-ohjeet

Ohjeen tarkoituksena on opastaa siirrettävien tietoaineistojen kuvailutyössä ja siirtokelpoisten siirtopakettien muodostamisesta. Kuvailutyö on tärkeää aineiston myöhemmän käytettävyyden kannalta

Tietoaineistosiirron kuvailutyö ja oheisdokumentaatio

Siirtopaketin muodostamisen ohjeet

Ohjeissa on listattu siirtopaketin muodostamiseen liittyvät tekniset edellytykset ja siirtorakenteet, joissa tietoaineistot tulee siirtää kansalliseen arkistotietovarantoon

Siirtopakettien muodostamisen ohjeet​​​​​​​

Siirtoväylät

Ohjeissa neuvotaan siirtokäyttöliittymän ja siirtorajapinnan käytöstä tietoaineistojen siirtämiseksi kansalliseen arkistotietovarantoon. 

Siirtoväylät

Tietoaineistojen käyttö

Kun digitaalinen tietoaineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. 

Tutustu Kansallisarkiston hankintalinjauksiin: mitä ja millaisia yksityisiä arkistoaineistoja Kansallisarkisto ottaa vastaan ja miten toimitaan, jos yksityisellä luovuttajalla on julkisen tehtävän hoitamisesta syntynyttä arkistoaineistoa.

Kansallisarkiston Yksityisarkistojen palvelun sivuilla on kuvattu toimenpidepolku aineiston luovuttamiseen liittyen. 

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

• SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.

• Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista. 

• SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.

• SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.

• SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.

Suosituksen versio 2 (syyskuu 2024):
Suositukseen 2. versioon on lisätty Sähke2-siirtoskeemaan (XML, versio 1.9.2019) liittyviä huomioita. Muutokset ja lisäykset löytyvät suosituksen luvusta 5.

Suositus koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Se on tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.  

Suositus on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys. Siinä määritellyt perusmetatiedot  

• ovat edellytys tietoaineiston käytettävyydelle arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa, ja 
• tukevat arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointia tiedon elinkaaren aikana. 

Arkistometatiedolla viitataan suosituksessa siihen metatietokokonaisuuteen, jota arkistointi ja tiedon käyttötarkoituksen muutos arkistointitarkoitukseksi edellyttävät. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot on määritelty osoittamaan tämän metatiedon vähimmäistasoa.  

Perusmetatietojen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka yhtenä lähtökohtana on ollut asiakirjahallinnon metatietoja määrittelevä ISO 23081-standardi. Aiempien kansainvälisten kuvailustandardien mukaiset kuvailut on huomioitu RiC-CM:n määrityksissä, ja myös arkistoinnin perusmetatiedot ovat sovitettavissa yhteen vuoden 1997 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen pohjalta tehtyihin kuvailuihin.

Lue lisää arkistokuvailusta.

Ohjeissa on kuvaus toimenpiteistä aineiston valmistelemiseksi Kansallisarkiston kriteerien mukaisesti luovutuskuntoon. Luovuttaja sitoutuu valmistelemaan aineistot luovutuskuntoon ohjeiden mukaisesti.

Yksityisten arkistoaineistojen seulontaohje (KA/30222/07.01.01.04.05/2022)

• Ohje Pdf-tiedostona 

Digitaalisten yksityisten arkistoaineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu

• Ohjeiden tarkoituksena on opastaa digitaalisen yhdistysarkiston luovuttajaa aineistorakenteen laatimisessa sekä luetteloinnissa ja kuvailussa. Lisäksi ohjetta voi soveltuvin osin hyödyntää esimerkiksi projektiarkiston järjestämisessä, luetteloinnissa ja kuvailussa. 
• Digitaalisten aineistojen kuvailutaulukko excel-tiedostona
  • Arkistoa tai sarjaa kokonaisuudessaan koskevat kuvailutiedot kerrotaan vapaamuotoisesti ja toimitetaan erikseen.
• Ohje Pdf-tiedostona yhdistyksen digitaalisen arkiston järjestämiseen, luettelointiin ja kuvailuun (KA/16814/00.01.02/2019)
• Ohje Pdf-tiedostona yksityishenkilön digitaalisen arkiston järjestämiseen, luettelointiin ja kuvailuun

Analogisten yksityisten arkistoaineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu

• Ohjeet koskevat yhteisöarkistojen analogisessa muodossa luovutettavien aineistojen käsittelyä.
• Ohjeita voidaan soveltaa myös silloin, kun analogisessa muodossa olevaa alineistoa valmistellaan digitointia varten
• Analogisten aineistojen kuvailutaulukko excel-tiedostona
• Yhteisöarkistojen käsittelyohje paperimuodossa luovutettavalle aineistolle​​​​
• Henkilö- ja sukuarkistojen käsittelyohje paperimuodossa luovutettavalle aineistolle 
• Karttojen ja piirustusten käsittelyohje
• Valokuvien käsittelyohje​​​​​​​

Siirtomääräyksissä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien valtion virastojen ja muiden valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä. 

Kumotut määräykset aikajärjestyksessä 

• Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 (1965): Yleisohjeet virka-arkistojen asiakirjojen siirtämisestä valtionarkistoon (pdf-tiedostona)
• Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 (1985): Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä ja luovuttamisesta yleisarkistoihin (pdf-tiedostona)
• Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 (1991): Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä ja luovuttamisesta yleisarkistoihin (pdf-tiedostona)
• Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen 1996 (3/06/96) (pdf-tiedostona)
• Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen 2002 (284/40/2001) (pdf-tiedostona)
• Viranomaisten pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen 2007 (KA/189/40/2007)
• Viranomaisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen 2012 (AL/22704/07.01.01.00/2011) (pdf-tiedostona)

Korvattu määräyksellä valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon 2021 (KA/26492/03.99/2020)

• Määräys pdf-tiedostona
• Määräyksen perustelumuistio pdf-tiedostona
• Tutustu myös valtion virastojen, laitosten, tuomioistuinten ja muiden lainkäyttöelinten sekä muiden valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirto Kansallisarkistoon – Kansallisarkiston linjaus arkistolain (831/1994) soveltamisesta 2020 (KA/26492/03.99/2020) (pdf-tiedostona)

Ohjeet koskevat luovutettavan aineiston luovuttamiseen liittyviä fyysisiä ja teknisiä edellytyksiä. Aineiston vastaanottokelpoisuus arvioidaan osana luovutuksen valmistelua.

Tiedostojen pakkaus ja lähettäminen

• Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun kanssa luovutettavaksi sovittu digitaalinen aineisto lähetetään Kansallisarkistoon sähköisen arkistoinnin käyttöliittymässä. Ohjeessa kuvataan, miten tiedostot tulee pakata ja lähettää.  
• Ohje pdf-tiedostona

Koronapandemian alussa vuonna 2020 Kansallisarkistossa todettiin, että maailmanlaajuisessa pandemiassa oli kyse Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan arvonmäärityksen ja seulonnan kriteerin (toimintaympäristö 5.2) täyttävästä poikkeuksellisesta tapahtumasta. Pandemian vaikutukset yhteiskuntaan olivat niin suuret, että sen aikana kertyneet tietoaineistot ja asiakirjatiedot tulisi ottaa kattavasti talteen, jotta tulevaisuudessa olisi kokonaiskuva kriisin kohtaamisesta ja sen seurauksista. 

Pandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentamisen arviointitehtävä aloitettiin vuoden 2021 loppupuolella toteutulla verkkokyselyllä, jossa tiedusteltiin julkishallinnon toimijoilta, oliko näillä tarvetta laajentaa pandemia-ajalta ja pandemiaa koskevien tietojen arkistointia. Kyselyn perusteella Kansallisarkisto arvioi, ettei ollut syytä antaa kaikkia valtionhallinnon viranomaisia ja laitoksia sekä kuntia ja kuntayhtymiä koskevaa yleispäätöstä. Kansallisarkisto ohjeisti, että arkistoinnin laajentamiseen päätyneet toimijat tekisivät seulontaesityksen Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto antoi yhteensä 31 koronapandemia-ajan tietojen arkistointia laajentavaa seulontapäätöstä aikavälillä 13.5.2022-13.8.2024. 

Vuonna 2021 laaditussa muistiossa arvioidaan potilasasiakirjojen pysyvään säilytykseen liittyvää arvonmääritystä annettujen seulontapäätösten avulla. Muistiossa esitellään periaatteet ja näkemykset, jotka ovat ohjanneet arvonmääritystä. 

Asiakirjassa on määritelty arvonmäärityksen ja seulonnan keskeiset käsitteet. 

Lomake on tarkoitettu työvälineeksi analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointia ja dokumentointia varten. Kulttuurihistoriallisen arvon kriteerit ja ohje niiden soveltamiseen on Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan (KA/12247/07.01.01.03.00/2019) erillisliitteessä Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (KA/1042/28.02.00/2024).

 

Ohjeessa ohjeistaan, miten Kansallisarkiston Astia-asiointipalvelua käyttävät viranomaiset voivat antaa Astian käyttöön ja kehittämiseen liittyvää palautetta. 

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus, 9.6.2010 täydennetty versio

Kansallisarkisto julkaisi vuonna 2015 luonnoksen kansallisesta arkistokuvailun käsitemallista. Siinä otettiin huomioon ICA:n eli kansainvälisen arkistoneuvoston vuonna 2012 asettaman EGAD-työryhmän työ, jonka tuloksena syksyllä 2016 julkaistiin luonnos arkistokuvailun kansainvälisestä Records in Contexts -käsitemallista (nykyisten sivujen linkki vanhentunut). Käsitemallin (RIC-CM 1.0) ja sen määrämuotoisen ontologiaversion (nykyisten sivujen linkki vanhentunut)(RIC-O) ensimmäiset viralliset versiot julkaistiin marraskuussa 2023. 

Turvapostikäytänteet - ohje Kansallisarkiston palvelun asiakkaille 

Tiedonhallintalautakunta laatii ja ylläpitää tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. 

Kansallisarkiston ylläpitämää AHAA-arkistohakemistojärjestelmää koskevat ohjeet

• AHAA-luettelointisäännöt 2023 (KA/8764/30.00.00/2023) (pdf-tiedostona)
• Henkilötietojen käsittelyohje kuvailijoille AHAA:ssa 2022 (KA/3455/07.01.02.01.00/2022) (pdf-tiedostona)
• Toimijan kuvailu AHAA-järjestelmässä 2018 (pdf-tiedostona)
• Toimijoiden hyväksyminen AHAA:ssa: Koulutustilaisuus Metatietopalvelun asiakkaille 2023 (pdf-tiedostona)
• Ohje salasanan muuttamiseen AHAA-metatietojärjestelmässä 2023 (pdf-tiedostona)

Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset -sarja on Kuntaliiton 2000–2010-luvuilla julkaisema säilytysaikojen määrittelyä tukeva opassarja. Julkaisuissa on huomioitu myös Kansallisarkiston seulontapäätökset kuntien pysyvästi säilytettävistä (arkistoitavista) asiakirjoista. Oppaita voi edelleen käyttää säilytysaikojen määrittelyn ja käytännön seulontatyön tukena. Jatkossa säilytysaikojen määrittelyssä neuvoo, sekä säilytysaikasuosituksia valmistelee ja julkaisee tiedonhallintalautakunta.

Kansallisarkisto on antanut 8.12.2023 säilytysmuodon yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään julkishallinnon digitoitujen ja digitoitavien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta sekä analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista ja arviointitietojen pysyvästä säilyttämisestä. Päätös koskee kaikkia arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1–6 arkistonmuodostajia ja niiden analogisia asiakirjoja ja takautuvasti digitoituja asiakirjoja.

Päätös kohdentuu ennen 1.1.2022 muodostuneisiin asiakirjoihin ja sen tavoitteena on mahdollistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti digitaalisessa muodossa.  Jatkossa digitoidut asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisina lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja.

Massadigitoinnin pilotin loppuraportti ja Proof of Concept loppuraportti.

​​​​​​​

Astian palveluihin liittyvät tiedot ja lomakkeet linkkeinä.

Massadigitoinnin siirtojen sopimuspohjat ja arkistoinnin käsitteet.

Analogiset siirrot - ohje

Massadigitoinnin siirto-ohjeistus liitteineen.

Ohjetta sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.
 
Aiemmin muodostuneiden analogisten arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan edelleen Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).
 
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.

Ohje sisältää pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen digitointia koskevat Kansallisarkiston vaatimukset. Vaatimusten mukainen digitointiprosessi ja digitointitulos mahdollistavat analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, mikäli asiakirjojen analogista säilytysmuotoa ei ole arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi. 

Ohjetta sovelletaan, kun toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia digitoidaan takautuvasti. Vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muutetaan digitaaliseen muotoon. Tällä hetkellä muodostuvien analogisten arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisessa sovelletaan ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon 2025 (KA/8675/28.00/2025). 

Ohje pdf-tiedostona

Esimerkkipaketit (zip-tiedostoina)

Ohjaus­kokonaisuus on tarkoitettu sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Siinä käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi. 

Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn.

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan.

Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet.

​​​​​​Oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.

Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. 

Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitä noudattaen.

Opas sisältää Kansallisarkiston ohjeet home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja.

Arkistointiesityslomake, jolla toimija esittää kirjallisessa muodossa arkistollisen arvon määrittelytehtävänsä tulokset perusteluineen. Käytännössä toimija esittää arkistointiesityksessä, mitkä sen tietoaineistot tulisi arkistoida ja mitkä säilyttää määräajan. 

Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.

Opit ymmärtämään, mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.

Politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen. 

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitää käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.

Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista.

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Poikkeusoloihin varauduttaessa keskeiset analogiset asiakirjat tulee ryhmitellä siten, että organisaatiot voivat jatkaa toimintaansa keskeytyksettä ja määrittää tutkimuksellisista, juridisista ja taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat. Ohje sisältää analogisten asiakirjojen ryhmittelyn periaatteet. Lisäksi ohjeessa ohjeistetaan asiakirjojen suojelusuunnitelman laadintaa. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1 §:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.

Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi. Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026).

Arkistolaitoksen vuonna 2011 julkaisema Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on tarkoitettu kunnille, kuntayhtymille ja kunnan liikelaitoksille sekä niiden julkisia tehtäviä hoitaville organisaatioille. Opas käsittelee kuntien, kuntayhtymien ja kunnan liikelaitosten arkistonmuodostajille arkistolaitoksen ja muiden viranomaisten määräyksiä asiakirjahallinnon hoitamisesta. Lisäksi opas sisältää sellaisia eri tahojen suosituksia ja ohjeita, joita on hyödyllistä noudattaa mm. työn laadun ja sujumisen varmistamiseksi, työn säästämiseksi tai päällekkäisen työn estämiseksi. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Arkistolaitoksen vuonna 2010 antama määräys mikrokuvauksen ja -tulostuksen laatukriteereiksi. Määräys on tarkoitettu ohjeistukseksi tallefilmien tuottamiseen pysyvää säilytystä varten. 

Arkistolaitoksen vuonna 2010 antama ohje asiakirjatietojen seulonnasta, arkistolaitokselle osoitettavan seulontaesityksen laatimisesta ja arkistolaitoksen seulontapäätöksen toteuttamisesta. 

Opas on tarkoitettu ohjeeksi asiakirjahallinnon järjestämiseen valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteissa. Oppaan aiheena on organisaatiomuutokset, joissa organisaatioita lakkautetaan tai yhdistetään. Opas soveltuu myös muutostilanteisiin, joissa esimerkiksi yhden tehtävän hoitaminen siirretään organisaatiolta toiselle. Tällöin opasta sovelletaan koko organisaation sijasta siihen tehtävään tai organisaation osaan, jota muutos koskee. 

Huomaathan, että opas on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Opasta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Asiakirjahallinnon itsearviointiopas on väline kehittää organisaation asiakirjahallintoa ja hyvää tiedonhallintatapaa sekä sen laatua systemaattisesti. Oppaan pohjana on EU:n julkisen sektorin yhteiseksi arviointimalliksi ja itsearvioinnin välineeksi 2000-luvulla tullut CAF (Common Assessment Framework). Opas on tarkoitettu organisaation johdolle ja asiakirjahallinnon kehittämisestä vastaaville. Se sopii myös jokaiselle viran- ja toimenhaltijalle ja työntekijälle omien tehtäviensä asiakirjahallinnon kehittämiseen. Lisäksi arviointituloksilla voidaan todentaa asiakirjahallinnon tilaa esimerkiksi toiminnan, hallinnon ja tilintarkastusten yhteydessä sekä arkistotarkastustilanteissa. 

Huomaathan, että opas on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Opasta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Kansallisarkiston seulontapolitiikka ja -strategia-asiakirjojen tarkoituksena on esittää julkishallinnon asiakirjojen seulontaa koskevat seulontapoliittiset ja -strategiset tavoitteet sekä seulontatoiminnan perusta, keskeiset käsitteet ja keskeiset menetelmät. Kansallisarkiston ensimmäiset seulontapolitiikka ja -strategia-asiakirjat vahvistettiin vuonna 2008. 

Kumotut asiakirjat aikajärjestyksessä

• Arkistolaitoksen seulontapolitiikka 2008 (AL/15199/07.01.01.03.00/2008)

Arkistolaitoksen suositus digitoinnin laatukriteereiksi 2008 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Suositus pdf-tiedostona
• Korvattu ohjeella Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Arkistolaitoksen vaatimukset digitoidulle aineistolle 2016 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Ohje pdf-tiedostona
• Korvattu ohjeella Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

• Ohje pdf-tiedostona
  • Esimerkki 1 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (EsimerkkipakettiJPEG2020.tar)
    • Arvot esimerkissä (pdf)
    • Identifier (zip)
    • Md5 (txt)
  • Esimerkki 2 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (esimerkkipakettiTIF2020.tar)
    • Arvot esimerkissä (pdf)
    • Identifier (zip)
    • MD5 (txt)
• Korvattu ohjeella Arkistoitavien asiakirjojen digitointia ja koskevat vaatimukset ja ohjeet 2024 (KA/20919/30.01.00/2024)

Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)

• Vaatimukset pdf-tiedostona
  • Esimerkkipaketti TIF (zip)
  • Esimerkkipaketti JPEG (zip)
• Korvattu ohjeella Arkistoitavien asiakirjojen digitointia ja koskevat vaatimukset ja ohjeet 2024 (KA/20919/30.01.00/2024)

 

Tarkennus Kansallisarkiston digitointimäärityksiin MIX-metatietojen kansainvälisten määritysten mukaisessa skeemassa (versio 2) on  iccProfileURI-niminen elementti. Skeeman kuvauksessa ja Kansallisarkiston digitointimäärityksissä nimi on version 1 mukaisessa muodossa iccProfileURL. Myös Kansallisarkiston Digitoidun aineiston validointityökalu hyväksyy tällä hetkellä muodon iccProfileURL. Kansallisarkistoon siirrettävissä digitoiduissa aineistossa tulee käyttää skeeman mukaista muotoa iccProfileURI.

 

SÄHKE2-määräys on arkistolaitoksen vuonna 2008 antama määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tietojärjestelmissä tuotettavan siirtokokonaisuuden muodostamisesta. 

SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä. Määräys on korvattu "Suosituksella SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä" (KA/12266/07.01.01.00/2022). 

SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudatetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista. 

Määräys SÄHKE2-määräyksen kumoamisesta 2022 (KA/12266/07.01.01.00/2022)

• Määräys pdf-tiedostona
• Määräyksen perustelumuistio pdf-tiedostona

Kumottu SÄHKE2-määräys

• Määräys pdf-tiedostona
• Määräyksen liite 1: Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet (pdf-tiedostona)
• Määräyksen liite 2: Metatietomalli (pdf-tiedostona)
• Määräyksen liite 2: Metatietomalli, versio 1.3 (pdf-tiedostona), voimassa 16.3.2022 alkaen. Metatietomallin luvussa 9 liite 3 on esitetty muutokset verrattuna metatietomallin versioon 1.2.
•  SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa), ensimmäinen versio
• SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa), uusi versio 1.9.2019 alkaen
• SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö (pdf-tiedostona)

 

Kansallisarkiston tuottamat oppaat ovat tarkoitettu avuksi ja työkaluksi arkistonmuodostussuunnitelman (lyh. AMS) laatimisessa ja ylläpidossa. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Vuonna 2006 arkistolaitoksen julkaisema Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja pyrkii antamaan kokonaiskuvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen luonteesta ja tehtävistä. Teoreettisena lähtökohtana oppikirjassa on asiakirjallisen tiedon erityisluonne "toiminnallisena tietona", ja tähän perustuva asiakirjallisen tiedon todistusvoimaisuus. Lisäksi teoksessa pyritään osoittamaan, mitä käytännön vaatimuksia tästä seuraa tiedon käsittelylle, säilyttämiselle (arkistoinnille) ja käyttöön asettamiselle. Käytäntöä koskevilta osiltaan teos keskittyy erityisesti viranomaisten asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen. Teos on tarkoitettu käytettäväksi sekä keskiasteen koulutuksessa että yliopistojen perus- ja aineopinnoissa. 

Huomaathan, että teos on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Teosta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Arkistolaitoksen päätökseen liittyen on kunnallisten organisaatioiden säilytysaikamääräykset ja -suositukset julkaistu Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat – Määräykset ja suositukset Ympäristöterveydenhuolto 16 -julkaisussa (1.1.2002). Suositusten tarkoitus on auttaa arkistonmuodostajia määrittämään, kuinka kauan säilytetään niitä asiakirjoja ja tietoja, joita arkistolaitos ei ole määrännyt pysyvästi säilytettäväksi. Määräykset perustuvat arkistolaitoksen päätökseen pysyvästi säilytettävistä kunnallisista asiakirjoista. Arkistolaitoksen määräykset kunnallisten asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä tulivat voimaan 1.1.2002. 

Ohje koskee kunnallistettujen ja yksityistettyjen valtion ammatillisten oppilaitosten arkistojen käsittelyä. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Suosituksen tarkoituksena on avata näkökulmia arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältöön, rakenteeseen, laadintaan, ylläpitoon ja käyttömahdollisuuksiin. 

Ohjeessa esitetään yleisperiaatteet, joita noudatetaan käsiteltäessä työvoima- ja elinkeinokeskusten perustamisen yhteydessä 1.9.1997 lakkautettujen virastojen arkistoja. Ohjeessa esiteltyjä periaatteita noudatetaan soveltuvin osin myös uudistuksen seurauksena päättyneiden Suomen ulkomaankauppaliiton tehtävien asiakirjoihin.  

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Arkistolaitoksen vuonna 1997 julkaisema Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt -standardin tarkoituksena on arkistoaineistojen käytettävyyden parantaminen hakemistojen tietosisältöjä kehittämällä sekä hakemistojen tietosisällön ja tietojen esittämistavan yhdenmukaistaminen. Kuvailustandardi on yhdenmukainen arkistojen kansainvälisen yhteistyöelimen ICA:n (International Council on Archives) vuonna 1994 julkaiseman ISAD(G)-standardin kanssa.  

Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt on ensisijaisesti tietosisältöstandardi, se määrittelee mitä tietoja arkistonmuodostajasta ja sen aineistoista tulee hakemistossa esittää. Toisekseen Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt on tietojen esittämistavan standardi, siinä on annettu luettelointisäännöt, joiden mukaisesti arkistonmuodostajasta ja sen aineistosta kerrottavat tiedot esitetään. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026).

Ohje sisältää yleisperiaatteet, joita noudatetaan 1.12.1996 voimaan tulleen kihlakuntauudistuksen seurauksena toimintansa päättäneiden virastojen arkistojen käsittelyssä. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Määräykset on tarkoitettu noudatettaviksi silloin, kun asiakirjat ja sähköiset tietoaineistot, jotka on määrätty pysyvästi säilytettäviksi, on tarkoitus hävittää mikrokuvauksen jälkeen. 

Korvattu määräyksellä "Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta" (KA/15906/07.01.01.00/2021)

• Määräys pdf-tiedostona
• Perustelumuistio pdf-tiedostona

Kumotut määräykset aikajärjestyksessä

• Valtionarkiston yleinen ohje nro 12 (1985): Valtionarkiston ohjeet alkuperäisten asiakirjojen ja konekielisten tiedostojen korvaamisesta mikrofilmillä (pdf-tiedostona)
• Pysyvästi säilytettävien alkuperäisasiakirjojen ja atk-aineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1996 (2/06/96) 

Kansallisarkisto ei enää anna määräyksiä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä. Viimeisin määräys tuli voimaan 15.10.2010 ja sen voimassaoloaika päättyi 15.10.2015. 

Määräys on korvattu ohjeella analogisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista 2018 (KA/13459/07.01.01.00/2018)

• Ohje pdf-tiedostona
• Ohjeen liite pdf-tiedostona

Kumotut määräykset aikajärjestyksessä 

• Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1995 (6/63/95)
• Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1997 (1/62/97)
• Lisäys määräykseen papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttämisestä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1999 (1/62/97)

Arkistotiloja koskevat kumotut määräykset ja ohjeet aikajärjestyksessä: 

Ohjeessa esitetään ne arkistonhoidolliset periaatteet, joita on tarkoituksenmukaista noudattaa seutukaava- ja maakuntaliittoja purettaessa ja korvattaessa ne uusilla kuntainliitoilla tai niitä yhdistettäessä. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026)

Asiakirjojen suojaamisesta annettujen ohjeiden tarkoituksena on turvata organisaation toiminnan kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojattavien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. 

Kumotut ohjeet aikajärjestyksessä

• Valtioneuvoston vahvistamat yleisohjeet valtion virastojen ja laitosten arkistojen suojaamisesta 1962

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä ennen SÄHKE2-määräystä (AL 9815/07.01.01.00/2008) annetut kumotut määräykset aikajärjestyksessä:

• Valtionarkiston ohje A3/86: Tietokoneavusteiseen kirjaamiseen liittyvät arkistotulosteet
• Valtionarkiston yleinen ohje nro 14 (1987): Arkistotoimen vaatimukset automaattisessa tietojenkäsittelyssä (pdf-tiedostona)
• VHS 1037: Diaarilehden tietosisältö ja rakenne tietokoneavusteisessa kirjaamisessa

Valtionarkiston vuonna 1983 antama yleisohje koskee sekä määrättyä tehtävää varten asetettujen tilapäisten komiteoiden ja toimikuntien että neuvottelukuntien, neuvostojen, lautakuntien ja muiden vastaavien pysyväisluonteisten toimielinten arkistonhoitoa. 

Yleisohje on korvattu valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta Arkistolaitoksen vuonna 2008 antamalla päätöksellä (KA/2181/431/2007) Valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterin arkistoraporttien pysyvästä säilytyksestä. 

Huomaathan, että ohje on julkaistu kumotun arkistolain (831/1994) ollessa voimassa. Ohjetta voi edelleen soveltaa arkistoinnin tehtävissä, mutta sen sisältö ei kaikilta osin vastaa vuonna 2026 voimaan tullutta arkistointilakia (529/2026).

Valtionarkiston yleinen ohje (alun perin yleisiä ohjeita) -ohjesarjan kumottuja ohjeita  

Valtionarkiston yleinen ohje nro 9 on kumottu valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta arkistolaitoksen päätöksellä 29.12.2008 (KA/2181/431/2007).