Digitaaliset siirrot | Sähköisen arkistoinnin palvelu
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu tarjoaa julkishallinnolle digitaalisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen palvelua. Kansallisarkisto varmistaa arkistoitavaksi määritellyn tiedon ymmärrettävyyden, käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden.
Sähköisen arkistoinnin palvelu toteutetaan yhteistyössä kansallisen Kulttuuriperintö-PAS-palvelunLinkki toiselle sivustolle kanssa.
Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus (pdf)
Hyvä tietää
Ota yhteyttä Sähköisen arkistoinnin palveluun [email protected]
Mikäli asiasi koskee uutta tietoaineistosiirtoa, täytä yhteydenottolomake. Lomakkeella pyydämme kertomaan tarkentavia tietoja siirrettävästä tietoaineistosta.
Tietoaineistosiirron tarkemman ohjeistuksen löydät Arkistoinnin osaaja -sivustolta.
Huomioithan, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla voimassa oleva arkistointipäätös. Jos sinulla on yleisiä kysymyksiä, jotka liittyvät arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistonmuodostukseen tai digitoinnin suunnitteluun, ota yhteyttä: [email protected].
Kansallisarkisto vastaanottaa arkistointilain (529/2026) 13 §:n nojalla valtionhallinnon viranomaisten tietoaineistot kansalliseen arkistotietovarantoon.
Kansallisarkisto voi arkistointilain 14 §:n perusteella vastaanottaa ja siirtää muiden viranomaisten arkistoitavat tietoaineistot kansalliseen arkistotietovarantoon.
Viranomaisilla tarkoitetaan tässä arkistointilain 4 §:n mukaisia viranomaisia ja niitä toimijoita, joihin lakia sovelletaan.
Kansallisarkisto vastaanottaa vain tietoaineistoja, joiden katsotaan olevan arkistolain 9 ja 10 §:ään perustuvan arkistointipäätöksen tai erillislainsäädännön nojalla kulttuuriperinnön ja tutkimuksen kannalta arvokkaita.
Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.
Kansallisarkistoon ei voi siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.
Tietoaineistoja voi siirtää säilytykseen Kansallisarkistoon, kun
aineistojen säilytysaika on päättynyt ja ne on arkistoitava
aineistojen säilytysaika on voimassa, mutta aineistoihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita, ja tietopalvelun tarve on vähäistä
kyseessä on arkistokopio (arkistointilaki 15 §)
Tässä yhteydessä säilytysajalla tarkoitetaan mitä laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 21 §:ssä tai erillislainsäädännössä on tietoaineiston säilytysajasta määrätty.
Lähtökohtaisesti siirron ajankohta on hyvä suunnitella ja tietoaineistojen siirto toteuttaa hyvissä ajoin ennen järjestelmien alasajoa.
Kansallisarkisto voi päättää siirtovelvollisten viranomaisten siirron ajankohdasta (Arkistointilaki 13 §).
Tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta aiheutuvista mahdollisista kuluista vastaa siirtäjä. Itse siirto Kansallisarkistoon on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tietoaineiston säilyttäminen on maksutonta laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 4 § 1 momentissa mainituille tiedonhallintayksiköille. Muille siirtäville toimijoille tietoaineiston säilyttäminen on maksullista.
Kansallisarkisto tarjoaa siirtäjille maksullisia palveluita. Maksullisista palveluista sovitaan erikseen siirron yhteydessä.
Miten siirtämään?
Asiakkaamme ovat eri tilanteissa ja heillä on erilaisia tarpeita. Tunnista oma asiakkuusväyläsi ja ota yhteyttä Sähköisen arkistoinnin palveluun ohjeiden mukaisesti. Asiakasväylästä riippumatta Kansallisarkiston siirronohjaajat ovat siirtäjän apuna ja tukena siirtoprosessissa.
SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuus on ensimmäistä kertaa tietoaineistojaan siirtäville toimijoille suunnattu kokonaisuus, jonka aikana käydään yksityiskohtaisesti läpi siirtoprosessin vaiheet, dokumentit ja ohjeet sekä toteutetaan tietoaineistosiirto. SAPA-osaajaan olemme rakentaneet valmiin aikataulun, jonka puitteissa siirto etenee vaiheittain. Lue lisää SAPA-osaajasta.
Omatoimisella siirtäjällä on jo kokemusta digitaalisten tietoaineistojen siirrosta Kansallisarkistoon. Siirtäjä osaa hyödyntää verkosta löytyviä ohjemateriaaleja, suunnitella tietoaineistosiirron siirtäjän vastuiden osalta sekä tuottaa siirrossa tarvittavan dokumentaation omatoimisesti.
Siirtoprosessi alkaa täyttämällä yhteydenottolomake.
Kiireellinen tapaus liittyy usein tietojärjestelmän alasajoon tai muuhun tilanteeseen, jossa siirrolle on tiukka tavoiteaikataulu. Siirtoprosessi alkaa täyttämällä yhteydenottolomake.
Näin valmistaudut siirtoon
Tietoaineistosiirrossa siirtäjällä ja Kansallisarkistolla on omat vastuunsa ja tehtävänsä. Siirtoprosessi muodostuu erilaisista työtehtävistä ja vaatii alusta loppuun saakka kaikilta osapuolilta sitoutumista. Tarkempia ohjeita sekä tarvittavat asiakirjapohjat löydät Kansallisarkiston Arkistoinnin osaaja -tietopankista.
Siirrot on hyvä suunnitella osaksi organisaation tiedonhallinnan elinkaarta.
Pohdi siirrossa tarvittavaa osaamista aineiston luonne huomioiden. Mieti, löytyykö tarvittava osaaminen organisaation sisältä (esim. substanssiasiantuntija) vai tarvitaanko avuksi mahdollisesti kolmansia osapuolia (esim. järjestelmätoimittaja).
Hahmota organisaatiostasi arkistoitava tietoaineistokokonaisuus, jonka haluat siirtää Kansallisarkistoon pitkäaikaissäilytykseen. Aineiston tulee olla arkistointipäätöksellä arkistoitavaksi määrätty (arkistointilaki 529/2026 9§ ja10§).
Varmista, että tietoaineistolla on ajantasainen arkistointipäätös (ent. seulontapäätös). Tarvitset arkistointipäätöksen asianumeron siirron yhteydessä. Mikäli aineistolla ei ole arkistointipäätöstä tai se ei ole ajantasainen, ole yhteydessä arvonmäärityspalveluun: [email protected].
Siirron alkaessa laaditaan siirtosopimus, siirtosuunnitelma ja riskiarviolomake. Tarkemmat kuvaukset asiakirjoista löydät Arkistoinnin osaajasta.
Tietoaineistosiirron yhteydessä siirtäjän tulee tuottaa tietoaineistolle kuvailutietoja. Näiden tietojen avulla aineiston myöhempi käyttäjä pystyy hahmottamaan, millaisesta tietoaineistosta on kyse, mihin viranomaisen toimintaan se liittyy ja miten aineistoa käytetään.
Tietoaineistosiirron kuvailutyö ja oheisdokumentaatio
Siirrettävän tietoaineiston tulee olla soveltuvan siirtorakenteen määritysten mukaisessa muodossa. Arkistoinnin osaaja -tietopankista löydät myös tarkemmat kuvaukset Kansallisarkiston siirtorakenteista.
Kansallisarkistolla on tällä hetkellä käytössä kaksi väylää aineistojen siirtämiseen: siirtokäyttöliittymä ja rajapinta.
Siirtokäyttöliittymä on selainpohjainen ratkaisu siirtäjille. Siirtokäyttöliittymässä tuotetaan siirtopakettikohtainen kuvailu sekä ladataan siirtopaketit. Käyttääksesi siirtokäyttöliittymää sinun pitää rekisteröityä käyttäjäksi. Rekisteröityminen tulee tehdä, kun siirron hallinnolliset asiakirjat ja kuvailurakenne ovat valmiina. Rekisteröityminen onnistuu Virtu- ja Suomi.fi-tunnistautumisella.
Siirtäjä voi vaihtoehtoisesti rakentaa ohjeiden mukaisen rajapintaratkaisun siirtääkseen aineistoja Kansallisarkistoon. Rajapinnan kautta voi siirtää arkistoitavia digitaalisia tietoaineistoja sekä näihin liittyviä metatietoja.
Tutustu Siirtäjän tarkistuslistaan, jossa on lueteltu keskeiset siirron työvaiheet.
Keskeiset käsitteet -listauksessa avataan tietoaineistosiirrossa käytettävää käsitteistöä.