Henkilötietojesi käsittely Kansallisarkistossa, kun käytät Kansallisarkiston palveluja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi

  • palvelujemme toteuttamiseen, jotta esimerkiksi saat Kansallisarkistossa säilytettävät asiakirjat joko tutkittavaksi tutkijasaleihin tai jäljenteinä kotiin.
  • maksullisten palvelujen laskuttamiseen,
  • käyttöoikeushakemusten käsittelyyn
  • asiakastapahtumien varmentamiseen,
  • osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen,
  • Kansallisarkiston palvelujen kehittämiseen ja analysointiin
  • väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkimiseen.

Tilastoinnissa ei käytetä henkilötason tietoja.

Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Kansallisarkisto ei tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Kansallisarkiston lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi. Perusteet ovat lähinnä seuraavissa laeissa:

  • Laki Kansallisarkistosta (1145/2016)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Käsittely voi perustua myös suostumukseen, kuten uutiskirjeiden tai tallentavan kameravalvonnan kohdalla.  Huolehdimme joka tapauksessa siitä, että käsittelylle on aina laillinen ja asiallinen peruste.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa

Rekisterinpitäjän edustaja (Astia-palvelu)

Rekisterinpitäjän edustaja (Tweb-asiankäsittelyjärjestelmä)

Kansallisarkiston tietosuojavastaava

 

Käsiteltävät henkilötiedot

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Järjestelmiimme tallennettujen henkilötietojen sisältö ja määrä riippuvat käyttämistäsi Kansallisarkiston palveluista ja asiointikanavista. Keräämme vain ne henkilötiedot, joita tarvitsemme kunkin palvelun tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, lakisääteisten velvoitteidemme täyttämistä varten sekä oikeusturvamme varmistamiseksi.

Kansallisarkiston Astia-palvelu sisältää

  • Asiakkaan perustiedot: Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kielitunnus sekä kotiarkisto eli tieto asiakkaan valitsemasta Kansallisarkiston toimipaikasta, jossa hän asioi. Asiakkaat huolehtivat itse yhteystietojensa oikeellisuudesta palvelussa.
  • Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot: Käyttäjätunnus, tiedot asiakkaan tekemistä käyttöoikeushakemuksista, voimassaolevista käyttöluvista ja tehdyistä tutkijasali-, kaukolaina- ja tietopyyntötilauksista, käyttöehtojen hyväksymispäivä.
  • Tweb-asiankäsittelyjärjestelmä sisältää asian hoitamisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.
  • Kansallisarkistossa vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja, kuten henkilön nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, henkilön edustama virasto/yritys/yhteisö, postiosoite, maa, kielitunnus, puhelinnumero, faxnumero, laskutusosoite, sähköposti, sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot sekä asian käsittely- ja päätöstiedot.
  • Tiedon asian käsittelijästä Kansallisarkistossa.

Sähköisen arkistoinnin palvelualusta: järjestelmän käyttäjät

  • Asiakkaan perustiedot: etu- ja sukunimi, organisaatio sekä sähköpostiosoite.
  • Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot: tiedot asiakkaan tekemistä siirroista sekä käyttöehtojen hyväksymispäivä. Palveluun tunnistaudutaan aina käyttäen VIRTU-autentikointia.

Lyyti-ilmoittautumis- ja palautejärjestelmä: Kansallisarkiston koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneet, palautekyselyihin vastanneet

  • Lyyti-järjestelmään tallennetaan ne tiedot, jotka tarvitaan palvelun tuottamiseksi tai palautteeseen vastaamiseksi.

Tallentava kameravalvonta Kansallisarkiston tiloissa

  • Valvontakameroiden välittämä digitaalinen kuvamateriaali valvotuissa tiloissa liikkuvista henkilöistä.

Muut sähköiset palvelut

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja?

Asiakirjojen säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytämme asiakkuuden päättämisen jälkeen tietoja noudattaaksemme lainmukaisia velvollisuuksiamme, mahdollisten kiistojen ratkaisemiseksi ja väärinkäytösvalvonnan toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi maksutapahtumiin sekä arkistoaineiston käyttöön liittyvät henkilötiedot. Tällaisten tietojen säilytysvelvoitteet kestävät tyypillisimmillään 6-10 vuotta. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta hävitetään turvallisesti.

Tallentavan kameravalvonnan tietoja säilytetään enintään 14 vuorokautta, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pitempään. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa.

Tweb-asiankäsittelyjärjestelmän diaaritiedot, joihin sisältyy tieto asian vireille saattajasta (esimerkiksi toimeksiannon tehneen henkilön nimi), säilytetään pysyvästi.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? 

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi jättäessäsi toimeksiannon tai palvelupyynnön Kansallisarkistolle tai liikkuessasi Kansallisarkiston kameravalvotuissa tiloissa. Tarvittaessa henkilötiedot varmistetaan väestötietojärjestelmästä ja muista viranomaisrekistereistä. 

Tietojen siirrot ja luovutukset

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Kansallisarkisto siirtää valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle (Palkeet) laskutusta varten tarvittavat henkilötiedot.  Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä muualle. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Muuten tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan, jos lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) mukaiset edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

Tietojärjestelmät, evästeet ja tietojen suojaus

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Kansallisarkiston asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

  • Astia–verkkopalvelu
  • Astia-tutkijasaliliittymä (Järjestelmä, jota käytetään tutkijasalissa tilattaessa asiakirjoja ilman tunnistautumista ja jossa asiakas antaa pakollisina tietoina nimensä ja valinnaisina tietoina puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.)
  • Astia-tilaustenhallinta (Astia –verkkopalvelun ja -tutkijasaliliittymän kautta tehtyjen tutkijasali- ja kaukolainatilausten hallinnointi)
  • Astia-käyttäjähallinta ( Astian asiakasrekisteri ja käyttörajoitetun aineiston käyttöoikeuksien hallinnointi)
  • Twebiin eli Kansallisarkiston diaari – asiankäsittelyjärjestelmään tallennetaan Kansallisarkiston käsittelemät asiat, kuten esimerkiksi tehdyt tietopyynnöt, joihin vastataan lähettämällä jäljenteitä tai todistuksia. Asian käsittelyssä syntyneet valmistelu- ja päätösasiakirjat arkistoidaan järjestelmään. Järjestelmän avulla seurataan Kansallisarkistossa valmisteltavien asioiden käsittelyä sekä annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä noudattaen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) ja muuta lainsäädäntöä sekä niiden pohjalta annettuja ohjeita ja määräyksiä.
  • Sähköisen arkistoinnin palvelu
  • Lyyti-ilmoittautumis- ja palautejärjestelmä
  • Tallentava kameravalvonta Kansallisarkiston toimipaikoissa

Evästeiden käyttö

Kansallisarkiston kansallisarkisto.fi-sivustolla käytetään evästeitä sivuston käytön seuraamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Kansallisarkisto suojaa säilyttämiensä tietojen yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan ja käytön rajoittamiseen.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. 

Tilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Rekisteröidyn oikeudet

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Voit itse tarkistaa ja korjata seuraavat tiedot Kansallisarkiston sähköisessä Astia-palvelussa: osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiarkisto eli Kansallisarkiston toimipaikka, jossa useimmin asioit ja kielitunnus. Näiden lisäksi voit tarkistaa nimitietosi, Astia-verkkopalvelun kautta tehdyt tutkijasali- ja kaukolainatilaukset, tietopyyntötilaukset, käyttöoikeushakemukset sekä voimassa olevat käyttöoikeudet.
  • voit pyytää omat tietosi nähtäväksi
  • pyytää tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
  • peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa kirjallisen pyynnön Kansallisarkiston kirjaamoon kirjaamo@kansallisarkisto.fi tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki).

Rekisteritietojen tarkastuspyynnön tekeminen ja pyynnön käsittely on pääsääntöisesti maksutonta.

Ratkaisu asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja@om.fi