Henkilötietojesi käsittely Kansallisarkistossa, kun tietojasi sisältyy Kansallisarkistossa säilytettäviin aineistoihin

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Kansallisarkiston lakisääteinen tehtävä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä. Asiakirjalliseen kulttuuriperintöön sisältyy myös henkilötietoja. Pysyvä säilyttäminen tapahtuu yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Kansallisarkisto ei tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Kansallisarkiston lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi.

  • Laki Kansallisarkistosta (1145/2016)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa

Kansallisarkiston tietosuojavastaava

Kansallisarkisto voi sopimusten perusteella joko toimia yksin rekisterinpitäjänä, yhteisrekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä tiettyjen aineistojen osalta. Lähtökohtaisesti olemme yksin rekisterinpitäjiä, kun toinen taho ei enää määrää millään lailla aineiston käytöstä.

Yhteisrekisterinpitäjinä toimimme esimerkiksi toisen viranomaisen kanssa, kun säilytämme tietoa ja olemme sen pysyvästä säilyttämisestä ja siirtämisestä itse määränneet tai hoidamme säilytyksen lisäksi aineistoon liittyvää tietopalvelua itsenäisesti.

Henkilötietojen käsittelijöitä voimme olla, kun pelkästään säilytämme toisen tietoa tai vuokraamme sille tiloja säilytykseen ja jos toinen taho edelleen määrää aineiston käytöstä ja luovutuksista.

Käsiteltävät henkilötiedot

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kansallisarkiston säilyttämä tietoaineisto on kertynyt vuosisatojen aikana. Suurin osa aineistoista on syntynyt eri viranomaisten toiminnan tuloksena. Tiedot rekisteröidyiltä keränneellä taholla on omassa toiminnassaan tietojen keräämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja tarkoitus. Tietosuojamääräyksiä sovelletaan vain elävien henkilötietoihin.

Kansallisarkiston hallussa oleva tietoaineisto sisältää tietoa lähtökohtaisesti kaikenlaisista rekisteröityjen ryhmistä, kuten työntekijöistä, terveydenhuollon potilaista, vangeista, tuomituista, koulujen oppilaista, yhdistysten jäsenyydestä jne. Tietojen sisältö on vaihteleva ja säilytyksessä on myös arkaluonteisia/erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja ja turvallisuusluokiteltuja tietoja.

Tiedon oikeellisuudesta ja tietosisällöstä ylipäänsä vastaa asiakirjan laatinut taho.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme tietoja pääsääntöisesti pysyvästi osana kansallista kulttuuriperintöä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Kansallisarkisto säilyttää tehtäviensä perusteella muiden viranomaisten ja yksityisten toimijoiden asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Valtaosa aineistoista on syntynyt eri viranomaisten toiminnan tuloksena.  Viranomaiset ovat saaneet henkilötiedot esimerkiksi ilmoitusvelvollisuuden perusteella muilta viranomaisilta tai keränneet tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot aikanaan keränneellä taholla tulee olla tietojen keräämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja tarkoitus.

Kansallisarkisto toimii aineistoja sen säilytykseen luovuttaneiden viranomaisten ja yksityisten tahojen, kuten yhdistysten, kanssa yhteistyössä ja edistää tietosuojaa näiden kanssa yhdessä. Tietoja luovuttavien tahojen kanssa sovitaan aineistoon liittyvistä käytännöistä ja tietosuojalainsäädännön asettamista vaatimuksista, kuten rekisterinpidosta.

Tietojen siirrot ja luovutukset

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Kansallisarkisto ei luovuta säännönmukaisesti säilyttämiään tietoja muille osapuolille.  Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Säilyttämäämme aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä, joiden toteuttamisessa noudatamme julkisuuslainsäädäntöä ja henkilötietojen suojan periaatteita. Kansallisarkiston tietopalveluista vastaavat henkilöt toimivat tarkentavan ohjeistuksen perusteella ja ottavat aina huomioon tietoa siirtäneen tahon toiveet ja oikeudet.

Tietopyyntöihin vastaamisessa huomioidaan aina yleinen asiakirjojen julkisuusperiaate, mutta erityisesti tutkimukselliset ja muut erityiset käyttötarpeet.

Jos tietojen luovutuksen tarkoitus ei edellytä tarkkoja henkilötietoja, henkilötiedot voidaan anonymisoida tai pseudonymisoida luovutettaessa mahdollisuuksiemme mukaan.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietojärjestelmät, evästeet ja tietojen suojaus

Mitä tietojärjestelmiä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Yksittäisen analogisen eli paperimuotoisen asiakirjan sisältämä henkilötieto on vain harvoin suoraan haettavissa Kansallisarkiston tietojärjestelmistä.

Kansallisarkiston digitoi keskeisiä Suomen historian lähteitä, jotka asetetaan Astia-verkkopalvelussa joko vapaaseen käyttöön internetissä tai rajoitettuun käyttöön Kansallisarkiston tutkijasaleissa. Aineistojen digitoinnissa ja digitoitujen aineistojen käyttöön saattamisessa otetaan aina huomioon lainsäädäntö.

Kansallisarkistossa säilytettävien aineistojen viitetietoja ja paperimuotoisista aineistoista digitoituja tietoja hallitaan ja käytetään seuraavissa järjestelmissä

  • Astia-palvelu (tiedonhaku Vakasta ja Aarteesta, linkitys digitoituun aineistoon)
  • Vakka-kokoelmatietokanta
  • Aarre-kokoelmatietokanta
  • AHAA (tulee korvaamaan Vakan ja Aarteen)

Kansallisarkisto tarjoaa valtionhallinnolle sähköisen säilyttämisen palvelua. Palvelu on tarkoitettu alkujaan digitaalisen, pysyvään säilytykseen määrätyn aineiston säilyttämiseen. Lisäksi Kansallisarkisto on suunnittelemassa viranomaisissa vielä olevien 40 vuotta nuorempien asiakirjojen massadigitointiprojektia.

Evästeiden käyttö

Kansallisarkiston kansallisarkisto.fi-sivustolla käytetään evästeitä sivuston käytön seuraamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Kansallisarkisto suojaa säilyttämiensä tietojen yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan ja käytön rajoittamiseen.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. 

Tilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Rekisteröidyn oikeudet

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus tehdä pyyntö pääsystä henkilötietoihisi, tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta, vastustamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen. Yksilöidyn pyynnön näiden oikeuksien käyttämisestä voi tehdä Kansallisarkistolle ja kullekin rekisterinpitäjälle/muille viranomaisille. Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa kirjallisen pyynnön Kansallisarkiston kirjaamon kautta kirjaamo@kansallisarkisto.fi tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki). Ratkaisu asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Kansallisarkisto vastaa tietojen säilyttämisestä arkistointitarkoituksessa, mikä voi mahdollistaa rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen tietosuojalain ja tietosuoja-asetuksen perusteella.

Kansallisarkistoon siirrettyjen tietojen tarkoitus on palvella arkistointitarkoituksessa kulttuuriperinnöllisen arvon säilymistä ja tutkimuksen tarpeita. Näissä tarkoituksissa on tärkeää, että tieto on eheää ja luotettavaa, eikä Kansallisarkisto voikaan lähtökohtaisesti tehdä muutoksia tai poistaa tietoja, jotka sille on luovutettu. Tämä on vastoin arkistointitarkoitusta, sillä ajatuksena on säilyttää tietoa jälkipolville kuvaamaan sitä tilaa, johon esimerkiksi viranomaisten päätökset ovat perustuneet.

Rekisteritietojen tarkastuspyynnön tekeminen ja pyynnön käsittely on pääsääntöisesti maksutonta. Kansallisarkistossa säilytettävien tietoaineistojen hallinta, kuvailutiedot ja niihin liittyvät työkalut eivät kuitenkaan mahdollista täydellisesti sitä, että voisimme toteuttaa rekisteröidyn oikeuksia ilman kohtuutonta vaivaa tai riittävällä tarkkuudella.  Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi jos yksilöimättömiä pyyntöjä esitetään toistuvasti, niin Kansallisarkisto voi periä kohtuullisen maksun, joka vastaa pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvia hallinnollisia kustannuksia.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja@om.fi