Vuosikatsaus 2021
Poimintoja Kansallisarkiston vuodesta 2021
Katso myös:
Johdon katsaus
Kansallisarkiston johtaminen perustuu maaliskuussa 2020 vahvistettuun strategiaan, joka ulottuu vuoteen 2025. Kansallisarkisto edistää toiminnallaan julkisen hallinnon digitalisaatiota, digitaalista arkistointia ja digitalisoituvaa tutkimusprosessia, jotka kiinnittyvät julkisen hallinnon strategian toteuttamiseen, automaattisen päätöksenteon tietotarpeisiin, alueellistamistoimenpiteisiin sekä muuttuvaan tutkimukseen. Kansallisarkiston toimintaa tukee opetus- ja kulttuuriministeriön asettama neuvottelukunta, joka kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa.
Kansallisarkiston visio |
|---|
|
Se edistää viranomaisten ja yksityisten aineistojen vastaanottoa sähköisessä muodossa sekä asiakirjallisen kulttuuriperinnön asiakaslähtöistä digitointia ja monipuolista käyttöä, tekoälyyn ja tieteen uudistuviin menetelmiin perustuvaa tiedonhallintaa, tiedon avointa saatavuutta ja kestävää kehitystä. |
Yli 90 prosenttia Kansallisarkiston asiakkaista käyttää ainoastaan verkkopalveluita, mikä näkyy fyysisten asiakaskäyntien vähentymisenä. Strategiakauden loppuun mennessä verkkopalveluita käyttävien asiakkaiden osuus on tarkoitus nostaa 95 prosenttiin muun muassa mahdollistamalla näyttö- ja käyttörajoitettujen aineistojen verkkokäyttö.
Massadigitointi ja sähköisen arkistoinnin palvelu laajenevat
Massadigitoinnin toinen tuotantokeskus aloitti toimintansa keväällä 2021 Mikkelissä. Massadigitointiprosessia kehitetään jatkuvasti ja vuonna 2022 tavoitteena on ryhtyä hävittämään digitoituja analogisia aineistoja. Syksyllä 2021 käynnistettiin Euroopan aluekehitysrahaston rahoituksella kaksivuotinen projekti digitaalisten aineistojen laadun ja käytettävyyden kehittämiseen tekoälyavusteisesti. Kansallisarkisto etsii opetus- ja kulttuuriministeriön tuella rahoitusratkaisuja massadigitoinnin tuotannon laajentamiseksi, jotta säästöt ja hyödyt voidaan saavuttaa.
Kansallisarkisto ottaa valtionhallinnosta vastaan ainoastaan digitaalista aineistoa. Sähköisen arkistoinnin palvelun toisen vaiheen käyttöönotto syksyllä 2021 mahdollistaa alkujaan digitaalisen aineiston systemaattisen vastaanoton. Keväällä 2022 luovutaan vanhentuneesta digitaaliarkistosta. Arkistolain uudistamisen keskeisenä tavoitteena on laajentaa Kansallisarkiston digitaalisten palveluiden käyttö koko julkiseen hallintoon. Sähköisen arkistoinnin palvelun ja siihen linkittyvien verkkopalveluiden tulee olla budjettirahoitteisia samalla tavoin kuin analogisten aineistojen säilyttämisen. Digitaaliset palvelut ja aineiston digitointi vaativat investointeja mutta lisäävät Kansallisarkiston toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta huomattavasti.
Digitaalinen arkistointi, verkkopalvelut, analogisen aineiston hävittäminen digitoinnin jälkeen sekä Senaatti-kiinteistöjen kanssa koordinoitu arkistokelpoisen tilan hallinta varmistavat sen, ettei Kansallisarkistolle tai muille viranomaisille enää tarvitse rakentaa lisää arkistotilaa. Kansallisarkisto ja Vaasan kaupunki ehdottivat keväällä 2021 opetus- ja kulttuuriministeriölle yhteisen digitaalisen arkistopalvelun perustamista vuoden 2024 alusta alkaen. Ehdotuksen keskeisiä perusteluita ovat Kansallisarkiston myynnissä oleva toimitila ja asiakaskäyttäytymisen muutos. Kansallisarkiston toimitilaverkoston strateginen tarkastelu yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa sekä Kansallisarkiston oman toimitilastrategian valmistelu käynnistyi loppuvuodesta.
Aineiston kysyntä kasvaa
Kansallisarkiston toiminnalle on ominaista arkistoitavan aineiston määrän ja siihen kohdistuvan kysynnän jatkuva kasvu. Sähköinen vastaanotto, massadigitointi ja takautuva digitointi edistävät arkistoidun tiedon monipuolista käyttöä ja parantavat toiminnan kustannustehokkuutta. Tavoitteena on myös lisätä digitointi- ja arkistopalveluiden tarjontaa ja myyntiä. Sitä tukee käynnissä oleva digitoinnin hajauttaminen kaikkiin toimipaikkoihin ja digitaalisten palveluiden ulottaminen koko julkiseen hallintoon.
|
|
Työtehtävien ja osaamisen muutos otetaan huomioon rekrytointien strategisessa suuntaamisessa sekä valmentavaa työkulttuuria, työhyvinvointia ja yhteisöllisyyttä edistävässä johtamisessa. Vuoden lopussa julkaistussa T-Median Luottamus ja Maine -tutkimuksessa Kansallisarkisto sijoittui hyvämaineisten organisaatioiden joukkoon sijalle 15. Tutkimustulos kuvastaa sitä, millaisena tavalliset kansalaiset näkevät Kansallisarkiston. Yhteensä tutkimukseen osallistui 79 julkishallinnon organisaatiota.
Digitaalisuuden hyödyt toteutuvat toistaiseksi vain osittain, koska Kansallisarkisto ei pysty kohdentamaan siihen riittävästi toimintamenojaan ylläpitäessään kahta toimintaympäristöä. Koronan tuoma taloudellinen liikkumavara on käytetty vuonna 2022. Kiinteistökustannukset olivat Kansallisarkiston vuoden 2021 toimintamenomäärärahasta 39,4 prosenttia. Kasvu jatkuu, vaikka lisätiloja ei enää rakenneta.
Vakituisen henkilöstön määrän vähentyminen on pysähtynyt, mutta kääntyy uudelleen laskuun vuonna 2023. Vuonna 2021 Kansallisarkiston vakituisen henkilöstön määrä vastasi 165,7 henkilötyövuotta.