Vuosikatsaus 2020
Vaikuttavuus syntyy aineistojen käytöstä
Johdon katsaus
Kansallisarkiston johtaminen perustuu maaliskuussa 2020 vahvistettuun strategiaan, joka ulottuu vuoteen 2025. Kansallisarkisto edistää toiminnallaan julkishallinnon digitalisaatiota ja sähköistä arkistointia. Strategia korostaa Kansallisarkiston roolia tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina, joka tarjoaa palveluitaan laajasti myös viranomaisille ja kansalaisille. Toimintaa tukee opetus- ja kulttuuriministeriön asettama Kansallisarkiston neuvottelukunta.
 |
Tutustu Kansallisarkiston strategiaan 2025 (pdf) |
Kansallisarkiston strategia painottaa toimintaa yhtenä viranomaisena henkilöstön toimipaikasta tai palvelualueesta riippumatta. Keskeisenä tavoitteena on tekoälyn ja modernien tiedonhallinnan keinojen aktiivinen hyödyntäminen digitaalisissa palveluissa. Työtehtävien ja osaamisen muutos otetaan huomioon rekrytointien strategisessa suuntaamisessa sekä toimintatapaohjelmassa, joka tukee valmentavaa työkulttuuria, työhyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Tavoitteena on lisätä palveluiden tarjontaa ja myyntiä. Sitä tukee käynnissä oleva digitoinnin hajauttaminen toimipaikkoihin. Yli 90 prosenttia Kansallisarkiston asiakkaista käyttää ainoastaan verkkopalveluita, mikä näkyy fyysisten asiakaskäyntien vähentymisenä. Sähköinen tilaaminen on lisännyt tietopyyntöjen määrää kymmenvuotiskaudella noin 60 %.
Asiakaskyselyssä Kansallisarkiston sähköiset palvelut saivat arvosanan 3,68 ja tutkijasalipalvelut arvosanan 3,88 (asteikko 1–5).
Massadigitoinnin onnistunut pilotointi vuonna 2020 mahdollisti siirtymisen tuotantovaiheeseen. Vuosina 2020 ja 2021 massadigitointia laajennetaan Helsingistä Mikkelin keskusarkistoon. Erityistä huomiota kiinnitetään digitoinnin prosessin jatkuvaan kehittämiseen ja digitoitujen aineistojen laadun varmistamiseen, jotta muut kuin kulttuurihistoriallisesti merkittäviksi luokitellut aineistot voidaan hävittää arkistolain sallimalla tavalla. Arkistoinnin ja palveluiden digitalisointi sekä Senaatti-kiinteistöjen kanssa koordinoitu arkistokelpoisen tilan hallinta varmistaa sen, ettei Kansallisarkistolle tai muille viranomaisille enää tarvitse rakentaa uutta arkistotilaa.
Sähköisen arkistopalvelun toteuttaminen on keskeinen osa palveluiden uudistamista. Sen ensimmäisen vaiheen käyttöönotto 2020 mahdollistaa digitoidun aineiston vastaanoton sekä vanhentuneen Digitaaliarkiston vaiheittaisen alasajon. Kansallisarkisto toimii arkistopalvelun tuoteomistajana. Sähköisen arkistopalvelun tulee olla budjettirahoitteista samalla tavoin kuin analogisten aineistojen säilyttämisen. Molempia tarvitaan Kansallisarkiston lakisääteisten tehtävien toteuttamisessa. Syntysähköisen (alkujaan digitaalisen) aineiston järjestelmällinen vastaanotto voidaan käynnistää sähköisen arkistopalvelun toisen vaiheen valmistuttua vuonna 2021.
Vuonna 2020 Kansallisarkisto vastaanotti 27 648 tietopyyntöä, mikä on noin 2 800 kpl enemmän kuin edellisenä vuonna.
Kansallisarkiston toiminnalle on ominaista sen hallussa olevan asiakirjallisen kulttuuriperinnön määrän ja siihen kohdistuvien palveluiden jatkuva kasvu. Aineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon tuo säästöjä muille viranomaisille mutta lisää Kansallisarkiston resurssitarvetta. Vuosina 2019 ja 2020 osoitettu 1,5 miljoonan euron tasokorotus ei tarjoa kestävää ratkaisua. Lisärahoitus laskee vuoden 2022 jälkeen asteittain miljoonaan euroon. Aineistojen siirto Kansallisarkistoon yksinomaan sähköisessä muodossa jakaa vastuuta tasapuolisemmin kaikkien viranomaisten kesken. Sähköinen vastaanotto ja takautuva digitointi edistävät arkistoidun tiedon monipuolista käyttöä ja parantavat toiminnan kustannustehokkuutta.
Kiinteistökustannukset vievät Kansallisarkiston toimintamenomäärärahasta kuluvana vuonna 38 %. Kasvu jatkuu, vaikka uusia tiloja ei enää rakenneta. Sähköisen arkistoinnin ja digitaalisten palveluiden rahoitus tulisi taata samoin periaattein kuin analogisten aineistojen säilyttäminen. Henkilöstön määrä on vähentynyt tasaisesti vuodesta 2008. Raportointihetkellä vakituista henkilöstöä on 163, kun sitä vuonna 2009 oli 226. Samalla työtehtävien määrä ja kuormittavuus ovat lisääntyneet.
Työtyytyväisyys on Kansallisarkistossa kääntynyt selvään, paikoin jopa voimakkaaseen, nousuun. Myös sairauspoissaolot ovat vähentyneet.
Kansallisarkiston henkilöstö on selvinnyt hyvin koronapandemiasta. Vuoden aikana kaksi henkilöstöön kuuluvaa sairasti lievän koronataudin.
Henkilöstön jakamiseen ja työhyvinvointiin on kiinnitetty paljon huomiota. Työtyytyväisyyskyselyn (VMBaro) mukaan työtyytyväisyys on Kansallisarkistossa kääntynyt nousuun.
Yksityisarkistojen neuvottelukunta asetettiin kesällä 2020 uudelle toimikaudelle. Sen keskeisenä tehtävänä on edistää yhteisten digitaalisten palvelujen käyttöönottoa ja kansallista hankintapolitiikkaa. Yhteisiin digitaalisiin palveluihin siirtyminen tukee muuttuvaa rahoitustilannetta.