Näin luovutat yksityisarkistosi Kansallisarkistoon

Seuraa polkua ja tutustu ohjeisiin

Kansallisarkisto ottaa vastaan analogisia ja digitaalisia yksityisarkistoaineistoja osaksi asiakirjallista kansallista kulttuuriperintöä. Voit yksityishenkilönä, perheen tai suvun jäsenenä tai järjestön tai muun yhteisön edustajana luovuttaa yksityisarkistoja Kansallisarkistoon.

Huolehdimme meille luovutettujen aineistojen tallentamisesta, tietoturvallisesta säilyttämisestä ja tietopalvelusta. Autamme aineistojen valinnassa ja luovutuskuntoon saattamisessa. Nämä palvelut ovat luovuttajalle ilmaisia, mutta edellytämme, että aineistot luovutetaan kriteeriemme mukaisessa kunnossa.

Luovutetut aineistot annetaan käyttöön voimassa olevan tietosuoja- ja muun lainsäädännön mukaisesti. Luovutussopimuksessa sovitaan muista käyttöehdoista.

Ota yhteyttä, jos suunnittelet aineistosi luovuttamista Kansallisarkistoon.

YA prosessi 

Mitä voin luovuttaa Kansallisarkistoon?

Tutustu Kansallisarkiston hankintalinjauksiin: mitä ja millaisia yksityisarkistoja Kansallisarkisto ottaa vastaan ja miten toimitaan, jos yksityisellä luovuttajalla on julkisen tehtävän hoitamisesta syntynyttä arkistoaineistoa.

Tee aineistotarjous

Ota meihin yhteyttä aineistotarjouslomakkeella, kun suunnittelet yksityisarkiston luovuttamista. Anna pyydetyt tiedot mahdollisimman kattavasti. 

Otamme aineistoja vastaan vain lahjoituksina ja vain sellaisia aineistoja, jotka kuuluvat Kansallisarkiston hankintapolitiikan piiriin. Vastaanottopäätös tehdään mahdollisimman nopeasti, mutta se voi vaatia selvitystyötä, jolloin päätös vastaanotosta voi viipyä. Ilman yhteydenottoa toimitettuja aineistoja ei oteta vastaan. 

Valmistele aineistosi luovutuskuntoon

Kun Kansallisarkisto on hyväksynyt aineistotarjouksesi, keskustellaan toimenpiteistä, jotka sinun tulee tehdä, jotta aineisto olisi Kansallisarkiston kriteerien mukaisessa luovutuskunnossa. Luovuttajana sitoudut valmistelemaan aineistot luovutuskuntoon täältä löytyvien ohjeiden mukaisesti.

Aineiston luovuttaminen

Miten luovuttaminen tapahtuu käytännössä ja miten sovit luovutuksen ehdoista.

Ohjepankki

Ohjepankista löydät kootusti keskeiset ohjeet luovuttamiseen sekä luovutuskuntoon valmistelemiseen.

  Tietoa palvelusta
  • Lahjoitetun aineiston vastaanotto, säilytys sekä yleinen neuvonta ja ohjaus ovat maksuttomia.
  • Luovuttaja vastaa luovutettavan aineiston luovutuskuntoon saattamisesta sekä toimittamisesta Kansallisarkistoon.
  • Laajempi ohjauspalvelu sekä Kansallisarkistossa tehtävät mahdolliset kunnostamis- ja käsittelytoimenpiteet on maksullisia ja niistä sovitaan erikseen. Hinnat perustuvat Kansallisarkiston hinnastoon.
  • Aineistojen kuvailutiedot julkaistaan Kansallisarkiston verkkopalveluissa (Astia, Finna).
  • Aineistoon tarjoamisessa käyttöön huomiomme tietosuojalainsäädännön ja mahdolliset luovuttajan kanssa sovitut kuvailutietojen näyttämistä koskevat rajoitukset.
  • Henkilötietoja käsittelemme EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
  • Luovutettavista yksityisarkistoista ei pidä hävittää henkilötietoja ennen kuin niiden säilytysarvo on arvioitu.
  • Analogiset aineistot tarjotaan käyttöön Kansallisarkiston tutkijasaleissa ja niissä tutkimuspaikoissa, joiden kanssa Kansallisarkistolla on kaukolainausyhteistyötä, ellei luovutussopimuksessa muuta todeta.
  • Digitaaliset aineistot ja Kansallisarkistossa myöhemmin digitoidut aineistot tarjotaan käyttöön aluksi offline-palveluna Kansallisarkiston toimipaikoissa ja myöhemmin verkkopalveluna.
  • Luovutetut analogisessa muodossa olevat aineistot tarjotaan käyttöön Kansallisarkiston tutkijasaleissa ja niissä tutkimuspaikoissa, joiden kanssa Kansallisarkistolla on kaukolainausyhteistyötä, ellei luovutussopimuksessa muuta todeta.