Aineiston valmistelu luovutuskuntoon 

Luovuttajana sinä tai edustamasi yhteisö vastaatte siitä, että luovutettava aineisto on käsitelty, luetteloitu ja kuvailtu Kansallisarkiston kriteerien mukaisesti. Mitä paremmin luovutettava aineisto on seulottu, kunnostettu, järjestetty, luetteloitu ja kuvailtu, sitä varmemmin se säilyy ja on kiinnostuneiden löydettävissä ja käytettävissä. 

Kansallisarkistossa tehtävät käsittelytoimenpiteet, kuten konservointi, järjestäminen ja digitointi, ovat maksullisia ja niistä sovitaan erikseen ja tapauskohtaisesti. 

Seulonta 

Kansallisarkisto ottaa vastaan vain sellaista aineistoa, jonka arvioidaan olevan osa arkistoitavaa yksityistä asiakirjallista kulttuuriperintöä. Aineiston muodostumisen aikana kertyy myös runsaasti aineistoa, joilla ei ole merkitystä osana kulttuuriperintöä. Seulonta tarkoittaa aineiston arvonmääritykseen perustuvaa arkistoitavien aineistojen erottamista muusta aineistosta. 

Ohjeita ja esimerkkejä siitä, mitkä aineistot eivät yleensä kuulu arkistoitavaan aineistoon eli luovutettavaan aineistokokonaisuuteen, löydät yksityisarkistojen seulontaohjeesta (pdf).

Seulonta tarkoittaa myös arkistoitavan aineiston säilytysmuotoa koskevaa päätöstä. Kansallisarkisto ei lähtökohtaisesti ota vastaan samaa aineistoa kahdessa eri säilytysmuodossa eli sekä digitaalisena että analogisena (paperimuodossa). 

Järjestäminen, luettelointi ja kuvailu  

Järjestäminen, luettelointi ja kuvailu ovat arkistoaineiston käytön ja hallinnan edellytys. Kuvailutiedon merkitys korostuu entisestään digitaalisessa toimintaympäristössä. 

Digitaalisten yhdistys- ja muiden vastaavien yhteisöarkistojen luovuttajille sekä yksityishenkilöiden arkistoaineistojen luovuttajille on erilliset ohjeet siitä, miten digitaalisille aineistoille (tiedostoille) luodaan hakemisto- eli kansiorakenne ja miten aineistot luetteloidaan ja kuvaillaan:

Paperisten ja muiden analogisten aineistojen järjestämis-, luettelointi- ja kuvailuohjeita pääset katsomaan seuraavista linkeistä:

Fyysinen ja tekninen valmistelu 

Digitaalisena luovutettavan aineiston tiedostomuotojen tulee täyttää Kansallisarkiston vaatimukset. Nämä vaatimukset määritellään ohjeessa Luovutuskelpoiset digitaaliset aineistomuodot ja näiden käsittely (pdf).  

Analoginen aineisto on luovutettava suojustettuna. Arkistokelpoisia suojavälineitä kuten arkistokoteloita voit ostaa esim. verkkokaupoista. Homevaurioitunutta aineistoa ei oteta vastaan. Ohjeistusta erityyppisten analogisten aineistojen kunnostamiseen löydät edellä luetelluista analogisten aineistojen käsittelyohjeista.  

Digitointi 

Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan aineiston muuntamista digitaaliseksi. Digitointi ei lähtökohtaisesti saa heikentää arkistoaineiston todistusvoimaisuutta, eheyttä tai autenttisuutta. Digitoinnin laatuun tulee kiinnittää huomiota, jotta digitaaliset ilmentymät ovat säilytettävissä ja käytettävissä. Otamme pääsääntöisesti vastaan vain digitaalisen kappaleen, emme samasta aineistosta sekä analogista että digitaalista.   

Varsinaista digitointia edeltää aineiston seulonta ja fyysiset kunnostustoimenpiteet (katso analogisten aineistojen käsittelyohjeet ohjepankissa). Esimerkiksi aineisto on puhdistettava kaikista metallisista liittimistä.  

Edellä mainitut Kansallisarkiston vaatimukset digitaalisena luovutettavien aineistojen tiedostomuodoille (pdf) koskevat luonnollisesti myös digitoituja ja digitoitavia aineistoja. Kansallisarkiston digitointimääritykset on laadittu niitä viranomaisten aineistoja varten, jotka siirretään Kansallisarkistoon. Yksityisten arkistoaineistojen digitoinnissa määrityksiä voidaan hyödyntää soveltuvin osin.