Järjestöjen arkistoluovutukset

Järjestöjen arkistoluovutusten kohdalla noudatetaan toimintamallia, jossa tietty yhteisötoimija luovuttaa systemaattisesti ja ennalta suunnitellusti aineistoa Kansallisarkistoon. Proaktiiviseksi toimintamalliksi kutsuttu toimintatapa kohdistetaan pääsääntöisesti valtakunnallisesti toimiviin järjestöihin, joiden organisaatio on rakenteeltaan keskusjärjestö-alue-/piirijärjestö-paikallisjärjestö tai vastaava. Tavoitteena on, että koko järjestöorganisaation analogisten ja/tai digitaalisten aineistojen hankinnan ja vastaanottamisen periaatteista sovitaan kokonaisuutena valtakunnallisesti ja etukäteen.

Kansallisarkistossa selvitetään mahdollisen säilytyksessä jo olevan aineiston ajallinen, alueellinen ja organisaatiorakenteellinen kattavuus. Kansallisarkistoon otetaan vastaan vain sellaisia arkistoja, joiden kautta varmistetaan tutkimuksen tarpeet turvaava riittävä sisällöllinen, ajallinen, alueellinen ja määrällinen kattavuus. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikkia alimman organisaatiotason (esim. paikalliset järjestöt ja osastot) arkistoja ei välttämättä oteta vastaan.

Toimintamallissa järjestöorganisaatio sitoutuu arkistointiyhteistyöhön Kansallisarkiston kanssa ja edistää toimintatapaa omassa organisaatiossaan. Kansallisarkisto tukee toimintaa mm. ohjeistuksen muodossa. Arkistoaineiston vastaanotto edellyttää sitä, että luovuttava taho käsittelee, kuvailee ja luetteloi aineiston riittävälle tasolle Kansallisarkistosta saadun ohjeistuksen mukaan.