Viranomaisille

Tervetuloa tutustumaan arkistoinnin palveluihin!

Viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien on huolehdittava siitä, että arkistoitaviksi määrätyt asiakirjat ja tietoaineistot ovat arkistoitavissa. Velvoitteet koskevat niin alkuaan digitaalista, digitoitua kuin analogista aineistoa. Arkistoitua tietoa säilytetään osana kulttuuriperintöä eikä tiedon säilyttämiselle voida asettaa mitään aikarajoja.

Pikalinkit

Arvonmääritys ja seulonta

Arvonmäärityksen avulla määritellään julkishallinnon toimijoiden arkistoitavat eli arkistolain mukaiset pysyvästi säilytettävät sekä määräajan säilytettävät asiakirjatiedot. Näiltä sivuilta löydät tietoa siitä, miten arvonmääritys tehdään ja miten seulontapäätös haetaan.

Arkistointi

Arkistointi edellyttää kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen aineiston tunnistamista, tietoaineiston säilyttämistä ja sen käytön mahdollistamista. Näiltä sivuilta löydät tietoa digitaalisten ja analogisten tietoaineistojen arkistoinnista ja arkistoinnin huomioimisesta tiedon elinkaaren eri vaiheissa.

Digitointi

Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi. Näiltä sivuilta löydät tietoa arkistoitavien asiakirjojen ja arkistojen digitoinnista.

Siirrot

Kansallisarkisto vastaanottaa viranomaistoiminnasta muodostuvat arkistoitavat aineistot sekä varmistaa niiden säilyvyyden ja edistää aineistojen käyttöä. Näiltä sivuilta löydät tietoa sekä digitaalisten että analogisten asiakirjojen siirtämisestä.

Yhteystiedot ja palvelut

Näiltä sivuilta löydät ajankohtaisuutiset viranomaisille, usein kysytyt kysymykset, linkkejä ohjeisiin sekä arkistointiin liittyvien palveluiden ja Kansallisarkiston tarjoaman koulutuksen yhteystiedot.

Kansallisarkisto julkishallinnon toimijoille

Julkiselle hallinnolle suunnatut palvelumme on tarkoitettu arkistolain (831/1994) piirissä oleville toimijoille. Näitä ovat valtion ja kunnalliset viranomaiset, valtion ja kunnan liikelaitokset sekä muut itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset. Ortodoksinen kirkko on arkistolain piirissä sen hoitaessa julkista tehtävää. Eduskuntaan ja sen viranomaisiin lakia sovelletaan vain eräin osin.

Yksityisiin toimijoihin arkistolakia sovelletaan niiden hoitaessa julkista tehtävää, josta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Joissain tapauksissa raja yksityisen ja julkisen toiminnan välillä on melko tulkinnanvarainen. Tuntomerkkejä ovat muun muassa tehtävän säädös- tai määräyspohjaisuus, julkisen vallan käyttö tehtävän hoitamisessa ja erikseen säädetty (laissa tai asetuksessa) julkisuuslain noudattaminen tehtävää hoidettaessa. Mikäli jokin tai kaikki näistä kriteereistä todentuu, tällöin voidaan tulkita, että kyseinen toimija on arkistolain soveltamisalan piirissä. Julkista tehtävää hoitavat esimerkiksi yhdistyksen tai säätiön ylläpitämät perusopetusta antavat koulut.

Yksityisarkistot

Otamme vastaan sekä valtakunnallisesti että alueellisesti merkittäviä yksityisarkistoja, kuten henkilö- ja yhdistysarkistoja, samoin kuin merkittäviä yhteiskuntailmiöitä dokumentoivia aineistoja. Emme lähtökohtaisesti ota vastaan aineistoja, jotka kuuluvat sovitun kansallisen työnjaon mukaisesti jonkin toisen arkiston hankintapolitiikan piiriin.

Kun suunnittelet yksityisarkistoaineiston luovuttamista Kansallisarkistoon, tutustu ensin ohjeisiin >>