Julkishallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjaus
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Löydät ne sekä keskeisiä julkishallintoa, kuntia ja valtionhallintoa koskevia seulontapäätöksiä tältä sivulta. Kumotut määräykset ja ohjeet löytyvät omalta alasivultaan.
Määräykset ja ohjeet
- Analogisten asiakirjojen suojaaminen poikkeusoloissa 2014
- Arkistojen päättäminen ja jakaminen seutukaava- ja maakuntaliittoja purettaessa tai yhdistettäessä 1990
- Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen sähköisessä muodossa (SÄHKE1) 2005
- Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta 2010
- Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021
- Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019
- Kaupparekisteriasiakirjojen säilyttäminen ja säilytysajat 2004
- Kihlakuntauudistuksen yhteydessä lakkaavien virastojen arkistojen käsittelyn yleisperiaatteet 1996
- Kunnallistettujen valtion ammatillisten oppilaitosten arkistojen käsittely 2000
- Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta 2021
- Määräys ja ohjeet arkistotiloista 2013
- Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon 2021
- Ohje koronapandemia-ajan tietojen arkistoinnista julkisessa hallinnossa 2021
- Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 2011
- Suojamateriaaliohje 2018
- SÄHKE2-määräys 2009
- Sähköisiin diaareihin ja asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen sähköisessä muodossa, 2016
- Työvoima- ja elinkeinokeskusten perustamisen yhteydessä lakkaavien virastojen arkistojen käsittelyn yleisperiaatteet 1997
- Valtion virastojen, laitosten, tuomioistuintenja muiden lainkäyttöelinten sekä muiden valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirto Kansallisarkistoon, 2020
- Valtionarkiston yleisohje valtion komiteoiden ja neuvottelukuntien arkistonhoidosta 1983
- Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen 2010
- Yksityisarkistojen seulontaohje 2011
- - - - - - - - - - - - - - -
Suositukset ja oppaat
- Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt 1997
- Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS-opas, 2007
- Arkistonmuodostussuunnitema, Sähköinen AMS-opas, 2007
- Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja, 2006
- Asiakirjahallinnon itsearviointiopas CAF:n mukaan, 2009
- Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin 2009
- Asiakirjallisen kulttuuriperinnön mikrokuvaamisen ja mikrofilmille tulostamisen laatukriteerit 2011
- Hyvään tiedonhallintatapaan -esite, 2004
- Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka 2020
- Kunnallisen asiakirjahallinnon opas 2011
- Ohjeet home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittelyyn 2016
- Sähköisen asioinnin työvuokaavio
- - - - - - - - - - - - - - -
Seulontapäätökset
Tällä sivulla on julkaistu keskeiset julkishallinnolle annetut organisaatio-/toimijakohtaiset seulontapäätökset. Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön verkkopalveluissaan. Lisätietoja digitoitujen asiakirjojen käytöstä on esitetty arvonmääritys- ja seulontapalvelun UKK-osiossa ja erillisessä tiedotteessa. Yksittäisiä seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta, kirjaamo@kansallisarkisto.fi.
- Ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden ja vastaavien asiakirjojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 2014
- Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa
- Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta 2010
- Kaupanvahvistajien päiväkirjojen, kiinteistönluovutusilmoitusten sekä luovutuskirjojen määräaikainen säilytys, 2020
- Potilasasiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Potilasasiakirjojen seulonnassa korvaavat otantamenetelmät, 2003
- Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys 2014
- Vanhojen potilastietojen säilyttäminen toistaiseksi pysyvästi sähköisessä muodossa
Kuntia koskevia seulontapäätöksiä
- Koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakirjat 2005
- Kunnalliset asuntotoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat, 2001
- Kunnalliset elinkeinotoimen, kuluttajaneuvonnan, talous- ja velkaneuvonnan ja kotitalous- ja käsityöneuvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjat 17.10.2005
- Kunnalliset kiinteistönmuodostuksen, mittaus- ja karttapalvelujen ja asiamiespalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2008
- Kunnalliset maankäytön, kaavoituksen ja maapolitiikan pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2008
- Kunnalliset opetustoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2001
- Kunnalliset ympäristönsuojelun pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnalliset ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Kunnallista yhdyskuntatekniikkaa ja yhdyskuntarakentamista koskevien palvelujen sekä kunnallisen liiketoiminnan ja pelastustoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2013
- Kunnallisten lomituspalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnallisten maaseutuelinkeinopalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnallisten organisaatioiden rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa
- Kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat ja niiden liitteet
- Kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys
- Lakkautettujen kansakoulujen eräiden asiakirjojen hävittäminen 2010
- Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Maakuntien liittojen asiakirjatietojen pysyvä säilytys 2017
- Sidonnaisuusilmoituksien ja sidonnaisuusrekisterien tietojen pysyvä säilyttäminen 2017
- Säilytettävät kunnalliset rakennusvalvonnan asiakirjat 2008
- Säilytettävät kunnalliset sivistystoimen asiakirjat 2004
- TE-palvelujen asiakirjatietojen pysyvä säilytys, 2017
- Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989
- Varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta 2019
- Yleisten kirjastojen eräiden asiakirjatietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Ympäristönsuojelun pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2020
- Ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2020
Valtionhallintoa koskevia seulontapäätöksiä
- Alioikeuksien asunto-oikeusasiakirjojen säilytysajan muuttaminen 2012
- Alioikeuksien muuntorangaistusasiakirjojen hävittäminen 2011
- Alueellisten taidetoimikuntien asiakirjojen pysyvä säilytys
- Aluehallintovirastojen alkoholiasioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen elinkeinovalvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- Aluehallintovirastojen pelastustoimen ja varautumisen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen poronhoitoasioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen yleishallintoyksikön, talousyksikön sekä toiminta- ja materiaaliyksikön asiakirjojen pysyvä säilytys 2017
- Aluehallintovirastojen ympäristölupatehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävistä potilasasiakirjoista 2009
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskukset) ja TE-toimistojen USPA-asiankäsittelyjärjestelmään sisältyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liikennelupapäätösten määräaikainen säilytys 2012
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liittymälupa-asiakirjojen määräaikainen säilytys 2014
- Hallinto- ja erityistuomioistuinten HAIPA-tietojärjestelmäntietojen pysyvä säilyttäminen yksinomaan digitaalisessa muodossa 2019
- Hallinto-oikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2014
- Hallinto-oikeuksien ja Ahvenanmaan hallintotuomioistuimen asiakirjojen pysyvä säilytys 2006
- Hallitusten asiakirjojen pysyvä säilytys
- Hovioikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Kihlakunnanvirastojen asiakirjojen säilytys 2003
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 1994
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2001
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2003
- Käräjäoikeuksien eräiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Käräjäoikeuksien ja hovioikeuksien hallinto-, henkilöstö- ja talousasioita koskevien asiakirjojen sekä eräiden lainkäyttöasioita koskevien asiakirjojen pysyvä säilytys
- Lääninhallitusten pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2011
- Lääninkonttorien tilitositteiden hävittäminen 2007
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 1999
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2005
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2012
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2015
- Maistraattien eräiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2007
- Maistraattien pysyvä asiakirjojen säilytys 2000
- Oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2002
- Oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2010
- Perintöverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Poliisin hallintoasioiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Riistanhoitopiirien ja -yhdistysten asiakirjojen pysyvä säilytys 2006
- Sisäasiainhallinnon palvelukeskuksen Palken asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Sosiaalivakuutuslautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Syyttäjäyksiköiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2003
- TE-keskusten asiakirjojen säilytys 2008
- TE-toimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2010
- TE-toimistojen eräiden asiakirjojen määräaikainen säilytys 2014
- Työvoiman palvelukeskusten asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Työvoimatoimistojen asiakirjojen säilytys 2004
- Ulosoton tehtävissä syntyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan digitaalisessa muodossa 2019
- Ulosoton tietojärjestelmien tietojen säilytys 2003
- Ulosoton tietojärjestelmän vuosien 1992-2004 tietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Ulosottolaitoksen hallinnollisten tehtävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys 2020
- Ulosottopiirien asiakirjojen pysyvä säilytys 1999
- Ulosottovirastojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Ulosottovirastojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2015
- Vaaliasiakirjojen pysyvä säilytys 2021
- Vaalien ja kansanäänestysten asiakirjojen säilytysajat 1994
- Vaalitietojärjestelmän tietojen pysyvä sähköinen säilytys 2013
- Valtion ammatillisen oppilaitoksen asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Valtion oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2012
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Valtioneuvoston EU-arkistonmuodostussuunnitelmassa mainittujen asiakirjojen pysyvä säilytys 2005
- Valtioneuvoston Hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja Hankerekisterin arkistoraporttien pysyvä säilytys 2008
- Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen pysyvä säilytys 2000
- Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Valtionverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Verohallinnon asiakirjojen pysyvä säilytys 2007
- Verohallinnon luonnollisten henkilöiden tuloverotustietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto verovuodesta 2010 alkaen 24.8.2012
- Verohallinnon luonnollisten henkilöiden verovuoden 2010 tuloverotuksen verotuspäätösten pysyvä säilytys otoksena sähköisessä muodossa 23.8.2012
- Verohallinnon verovuosien 2006-2009 luonnollisten henkilöiden tuloverotustietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 7.8.2012
- Verohallinnon verovuosien 2006-2009 yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkisten tietojen pysyvä säilytys sähköisessä muodossa 20.8.2012
- Verotoimistojen ja valtionverolautakuntien veroluokituskorttien hävittäminen 2012
- Verotoimistojen, perintöverolautakuntien ja valtionverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2011
- Yliopistojen palvelukeskus Certian asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- - - - - - - - - - - - - - -