Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan kuvaukset

Asiakirjoja ja tietoa on 1980-luvulta lähtien pyritty hallitsemaan erilaisilla  suunnitelmilla. Niiden yhteisenä tavoitteena on tukea tiedon elinkaaren hallintaa ja käytettävyyttä sekä vastata kysymykseen, mitä tietoa viranomainen omistaa ja minkä tiedon hallinnasta se on vastuussa.

Arkistolaissa säädetty arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) sisältää viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat ja -tavat, ja sopii erityisesti analogisen aineiston hallintaan. Lue lisää arkistonmuodostussuunnitelmasta AMS-oppaasta (pdf).

Digitaalisen tiedon hallintaan kehitettiin 2000-luvun alussa tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu tehtäväpohjaiseen luokitteluun sekä toimii tietojärjestelmään integroituna metatietojen tuottamisen ja elinkaaren hallinnan välineenä.

Lue lisää:

Tiedonhallintamalli (THM) perustuu tiedonhallintalakiin (2019). Se pyrkii aiempaa laajemman kokonaisuuden hallintaan sekä päällekkäisten kuvausten vähentämiseen, ja voi sisältää aiempia kuvauksia, esimerkiksi AMS:n ja TOS:n. Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksen tiedonhallintamallin sisällöstä.

Arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma sisältävät tyypillisesti organisaation nykyiset tehtävät ja jatkuvasti muodostuvat aineistot. Arkistonhallinnan näkökulmasta on tärkeää, että viranomaisella on kuvaukset myös niistä tietoaineistoista, joita ei enää kerry. 

Arkistonmuodostussuunnitelmassa ja tiedonohjaussuunnitelmassa käytetyt tehtävä ja tehtäväluokka ovat yksi näkökulma tiedon syntykontekstia, käsittelyä ja elinkaaren muita vaiheita dokumentoivaan tietoon. Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät lisäksi muun muassa

  • muihin tietoaineistoihin 
  • erilaisiin toimintaprosesseihin
  • erilaisiin toimijoihin - esimerkiksi laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö
  • paikkaan ja sijaintiin - kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus
  • erilaisiin ajankohtiin - laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika  

Lyhyesti tehtäväluokituksesta

Tiedon luokittelu on perinteinen tiedonhallinnan väline. Luokituksessa muodostetaan asioiden ja tietojen keskinäisiä suhteita osoittavia luokkia. Saman luokan alle liitetään ne tiedot ja asiat, joilla on yhteisiä piirteitä tai ominaisuuksia. Luokittelu tukee tietoaineistojen ymmärrettävyyttä ja löydettävyyttä. Luokitus antaa käyttäjälle yleiskuvan esimerkiksi tietojärjestelmän sisältämästä tiedosta. Tiedonhaussa luokittelua voidaan hyödyntää sekä tiedon selailussa että hakutuloksen laajentamisessa tai tarkentamisessa.  

Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin keskeisiä työkaluja sekä Suomessa että kansainvälisesti on pitkään ollut toimijan tehtäviin perustuva tehtäväluokitus. Se on vähitellen korvannut aiemmin käytössä olleen asiaryhmitykseen perustuneen tiedon luokittelun. Suomessa tehtäväluokitus on vakiintunut tarkoittamaan organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien luetteloa. Näiden tehtävien hoitamisen yhteydessä laaditaan ja vastaanotetaan tietoa (tietoaineistoja), jota organisaatio säilyttää tietovarantona ja todisteena.

Tehtäväluokituksen yksi etu on sen suhteellinen pysyvyys. Luokitus ei perustu usein muuttuviin organisaatiorakenteeseen, virkanimikkeisiin, prosesseihin, tietojärjestelmiin tai asiakirjoihin. 

Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka (pdf) perustuu tehtäväpohjaiseen arvonmääritykseen. Asiakirjatietojen arkistollinen arvo riippuu muiden kriteerien ohessa siitä, kuinka merkittävän yhteiskunnallisen tehtävän yhteydessä ne kertyvät. Tehtävän merkityksellä tarkoitetaan tehtävän vaikutusta yhteiskuntaan ja sen kehitykseen, kansalaisiin ja ympäristöön. Tehtävän merkittävyyttä voidaan arvioida suhteessa muihin julkishallinnon tehtäviin sekä ajan yleisiin yhteiskunnallisiin arvoihin. 

 


Arkistointi