Tiedonohjaus ja tiedonohjaussuunnitelma

Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksen mukaisessa toimintatavassa tiedon käsittelyn ohjaaminen ja elinkaarenhallinta (engl. lifecycle management) tietojärjestelmässä perustuu tiedonohjaukseen eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (tiedonohjaussuunnitelma, TOS).

Muodoltaan ja sisällöltään tiedonohjaussuunnitelma (TOS) muistuttaa asiakirjahallinnan perinteisiä tehtäväpohjaisia säilytysaikasuunnitelmia (engl. retention schedule, file plan). Niistä poiketen suunnitelma ei ole kirjallinen kuvaus tai ohje, vaan se integroidaan tietojärjestelmään, eli syntyvän ja käsiteltävän tiedon yhteyteen.

Tiedonohjauksen periaatteita ja tiedonohjaussuunnitelman yhtenäisiä rakenteita on kehitetty edelleen JHS 191 -suosituksessa (2015).

Käytännössä tiedonohjauksella tarkoitetaan tietojärjestelmien taustalle laadittavia metatietomäärityksiä ja niihin perustuvia käsittelysääntöjä. Käsittelysäännöt ovat ennalta määriteltyjä sääntöjä, jotka toteuttavat jonkin toiminnon järjestelmässä. Tyypillinen esimerkki käsittelysäännöstä on asian tai asiakirjan tilatiedon automaattinen muuttuminen. 

Tiedonohjaussuunnitelman runko on organisaation tehtävien hoitoon perustuva tehtäväluokitus tai muu vastaava luokitus, esimerkiksi palveluluokitus. Tiedonohjaussuunnitelmassa tehtäväluokkaan liitetään tehtävän hoitoon liittyvät käsittelyvaiheet, niissä syntyvät asiakirjalliset tiedot sekä niiden oletusmetatietoarvoja, joita ovat esimerkiksi käyttörajoitukset, säilytysaika tai salassapitoaika. Käyttäjän ei tällöin tarvitse lisätä näitä tietoja.

 

Kuva: Tiedonohjauksen taustalla on asianhallintajärjestelmissä yleinen mallinnus, jossa asian käsittelyprosessi jakautuu käsittelyvaiheisiin. Yhteen käsittelyvaiheeseen voi liittyä yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat käsittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi.

Tiedonohjauksen ja tiedonohjaussuunnitelmien periaatteena on, että prosessit ja oletusmetatiedot ovat tarvittavilta osin prosessin ja tietosisältöjen asiantuntijoiden määrittelemiä. Tuloksena on käsittelyprosessin kuvaus, jolla tarkoitetaan tehtävän hoitamiseksi määriteltyjä käsittelyvaiheita, toimenpiteitä ja käsittelysääntöjä.  

Metatietojen, käsittelyprosessien kuvausten ja käsittelysääntöjen avulla tiedonohjaus automatisoi asiakirjatietojen käsittelyä. Kun tieto luodaan tai sitä käsitellään, osan siihen liittyvästä metatiedosta luo tietojärjestelmä, osan käyttäjät eri rooleissaan ja osa metatietoarvoista saadaan suoraan tiedonohjaussuunnitelmasta.

Esimerkki

Asiakirja liitetään tietojärjestelmässä käsittelyvaiheeseen ja sen kautta oikeaan asiaan. Samalla asiakirja saa tiedonohjaussuunnitelman kautta automaattisesti metatiedokseen säilytysajan. Tämä tieto yhdessä säilytysajan laskentaperuste -metatiedon arvon, aikamääreiden ja järjestelmään luotujen käsittelysääntöjen ja muiden toiminnallisuuksien kanssa mahdollistaa tietojen hallitun tuhoamisen tai arkistoinnin säilytysajan päätyttyä.

Erityislainsäädännöstä tai alakohtaisista käytännöistä tulevien metatietojen kuvaaminen TOS:ssa on arvioitava organisaation oman hyödyn näkökulmasta. 

Suunnitelmallinen ja keskitetty tiedonhallinta tukee automatisointia, yhdenmukaisuutta ja yhteentoimivuutta.  Tiedonohjausratkaisu voidaan toteuttaa joko keskitetyn tiedonohjausjärjestelmän avulla tai luoda tietojärjestelmä- tai prosessikohtaisena ratkaisuna tarpeen mukaan.

Katso myös: Digitaaliset aineistot


Arkistointi