Arkistointia tukevat toimenpiteet

Asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoitavuus rakentuu tiedon ominaisuuksista ja säilyvyyttä tukevista toimenpiteistä tiedon elinkaaren varrella.

Jos pitkäaikaisen säilyttämisen tai arkistoinnin tarpeita ei huomioida tietojärjestelmää ja tiedon tuottamista suunniteltaessa riski tiedon menettämisestä kasvaa.

Vaaran paikkoja ovat muun muassa:

  • Käyttäjähallinnan puutteet: Järjestelmään tai aineistoon ei ole pääsyä. Aineiston käsittelyyn ei ole riittäviä oikeuksia.
  • Ymmärrettävyyden puutteet: Metatiedot ja kuvaukset eivät kuvaa tietoaineistoja riittävän monipuolisesti ja yksityiskohtaisesti.
  • Dokumentoinnin puutteet: Käytettyjä käsitteitä, metatietoja tai koodistoja ei voida ymmärtää, koska niitä ei ole dokumentoitu. Dokumentaatiota ei ole säilytetty niin, että se voidaan yhdistää oikeaan tietoon ja aineistoihin.
  • Elinkaaren hallintaa ei ole huomioitu tietojärjestelmässä: Säilytysaikojen hallinta ei ole mahdollista. Hävitettäviä tietoja ei voida tuhota eikä arkistoitavia erottaa muusta tiedosta.
  • Puutteellisesti toteutettu tietoturva. 

Avainsana on suunnittelu. Alla on yksinkertaistettu esitys toimenpiteistä, jotka tiedon elinkaaren aikana tukevat arkistoitavuutta. Käytännön toteutus riippuu arkistoitavan aineiston rakenteesta ja lähtöjärjestelmien teknisistä ominaisuuksista.

Arkistoitavuutta tukevat toimenpiteet

Asiankäsittelyn, palvelun ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelu

  • Asiakirjojen ja tietoaineistojen sekä niiden hallinnan kuvaaminen
  • Säilytysaikojen määrittely ja seulontapäätöksen hakeminen
  • Luokittelu
  • Metatietojen suunnittelu ja tuottamistavat, esimerkiksi oletusmetatiedot - tiedonohjaus
  • Toimintatapojen ja vastuiden määritteleminen
  • Käytön rajoitukset ja käyttöoikeudet 

Asian käsittely tai palvelun tuottaminen (asiakirjojen tuottaminen)

  • Metatietojen tuottaminen: tiedonohjaus, järjestelmä tai käyttäjä
  • Tiedostoformaatit
  • Yhteisesti sovitut toimintatavat
  • Käytön rajoitukset ja käyttöoikeudet
  • Tietoa koskevan dokumentaation ylläpitäminen

   


Asiakirjatietojen säilyttäminen

  • Määräajan säilytettävien tuhoaminen
  • Tietojen teknisestä säilymisestä huolehtiminen
  • Tietojen käytettävyydestä huolehtiminen
  • Tietojen säilyminen eheinä ja muuttumattomina
  • Käytön rajoitukset ja käyttöoikeudet
  • Tietoa koskevan dokumentaation ylläpitäminen

Tietojen siirto arkistoon

  • Arkistoitavan kokonaisuuden tunnistaminen
  • Aineistojen tallentaminen hyväksyttyihin formaatteihin
  • Aineiston metatietojen välittäminen osana aineistoa (mahdollisesti metatietojen rikastaminen)
  • Siirron vastaanottajan ohjeistuksen seuraaminen
  • Arkistoitujen tietojen hallittu ja oikea-aikainen tuhoaminen lähdejärjestelmistä 

Lue lisää arkistoinnin edellytyksistä:


Arkistointi