Todistusvoimainen ja saavutettava tieto

Arkistoitavan tiedon on oltava todistusvoimaista, käytettävää ja ymmärrettävää. Arkistointivaiheessa pitää pystyä todentamaan, milloin asiakirja tai tietoaineisto on muodostunut, mikä taho sen on muodostanut ja mitä toimenpiteitä sille on elinkaaren eri vaiheissa tehty.   

Arkistoitavan tiedon säilyminen käytettävänä ja todistusvoimaisena edellyttää tietoaineistojen suunnitelmallista hallintaa, säilyvyyden turvaavia teknisiä toimenpiteitä sekä tarkoitukseen sopivia säilyttämisen ja pitkäaikaissäilyttämisen järjestelmiä ja palveluja.

Tieto on syytä sitoa luokittelun, metatiedon sekä tarvittaessa myös muun dokumentoinnin avulla aina vähintään toimijoihin, aikaan, paikkaan ja siihen tehtävään/toimintaprosessiin, jonka yhteydessä se on syntynyt. 

Todistusvoimainen tieto muodostuu asiakirjan sisällöstä ja metatiedoista, jotka kuvaavat asiakirjan

• rakennetta 
• sisältöä 
• alkuperää
• toimijoita 
• suhdetta muuhun tietoon 
• suhdetta muihin tietoaineistoihin 
• muita asiayhteyksiä  

Analogisessa toimintaympäristössä rekisteröintikäytännöt ja säilytysjärjestys ovat varmistaneet asiakirjojen käytettävyyden, luoneet yhteyden kontekstiin ja tukeneet todistusvoimaisuutta.

Tietojärjestelmissä osa todistusvoimaisuudesta toteutuu eheystarkisteiden ja teknisten ominaisuuksien kautta.  Käyttöoikeuksien perusteella tiedon yhteyteen tallentuvat muun muassa käyttäjätiedot sekä erilaiset aikaleimat, esimerkiksi tieto tiedon luomisajankohdasta, tiedon muokkaamisesta tai tulemisesta valmiiksi. Järjestelmään ei myöskään voi lisätä tai poistaa mitään olennaista ilman, että muutoksesta jää jälki. 

Tiedon käytettävyys

Käytettävyyttä tukee erityisesti tiedon hyvä laatu. Sen perustana ovat:

• oikein käytetyt luokitukset ja koodistot
• yhdenmukaiset, määrämuotoiset metatiedot, jotka perustuvat esimerkiksi arvolistoihin
• yhtenäiset asioiden ja asiakirjojen nimeämiskäytännöt

Keskeinen osa käytettävyyttä on käyttöoikeuksien hallittu toteuttaminen. Julkisen tiedon tulee olla helposti saatavissa ja pääsy lain perusteella salassa pidettävään tai suojattavaan tietoon rajoitettavissa. Metatietojen oikeellisuudesta ja käyttäjähallinnasta tulee huolehtia koko tiedon elinkaaren ajan.

Paljon riippuu siitä, miten tietoa tuotetaan ja tallennetaan – siis tietojärjestelmän käyttäjästä. Tiedon elinkaaren hallinnan ja arkistoinnin edellytys on henkilöstön perehdytys sekä kattava ja käytännönläheinen ohjeistus ja koulutus. 

Kuva: Todistusvoimaisen ja saavutettavan tiedon osatekijät

Kuvassa on esitetty tiivistetysti todistusvoimaisen ja saavutettavan tiedon osatekijät. Tiedon käytettävyys perustuu pitkälti samoihin periaatteisiin, olipa muodostuva tieto tiedostomuotoista tai rakenteista tietoa tietokentissä.

Tiedon tuottamista ohjaa ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunta, joka on julkaissut suosituksen asianhallinnan metatiedoista. Metatietoja suunniteltaessa kannattaa hyödyntää myös Kansallisarkiston suositusta SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä. 

Arkistointi