Arkistoitavan tiedon kuvailu ja dokumentointi

Arkistoitavan tiedon todistusvoimaisuutta ja hyödynnettävyyttä tukevat tietoaineistoja koskevat metatiedot, kuvaukset ja muu dokumentointi.

Metatieto kuvaa tiedon sisältöä, rakennetta, syntyhistoriaa, käyttöehtoja ja teknisiä piirteitä. Digitaalisten tietoaineistojen kohdalla varsinaisen tiedon ja sitä täydentävän ja kuvailevan metatiedon välinen ero ei aina ole yksiselitteinen. Usein se riippuu myös näkökulmasta tai tiedon käyttötavasta.

Arkistoinnissa metatiedot tukevat erityisesti tietoaineistojen ymmärrettävyyttä, löydettävyyttä, käytettävyyttä ja säilymistä ajasta ja paikasta riippumatta. Aineistoa dokumentoivien ja kuvailevien metatietojen pitää aina seurata aineiston mukana, kun sitä siirretään esimerkiksi tietojärjestelmästä toiseen. 

Kuvaukset ja oheisdokumentaatio

Metatiedon lisäksi tiedon todistusvoimaisuutta ja hyödynnettävyyttä tukevat tietoaineistoja koskevat kuvaukset ja oheisdokumentaatio. Niiden avulla varmistetaan, että aineiston rakenne ja tietosisältö ymmärretään sen elinkaaren kaikissa vaiheissa.

Esimerkiksi tietokanta-aineistojen arkistointi edellyttää oikean säilytysformaatin lisäksi tietokannan rakenteen ja sisällön kuvailua.

Tiedon säilytysmuoto, kuvailu sekä dokumentointi ja tekniset kuvaukset varmistavat, että

  • Tiedon hyödyntäjät voivat tulevaisuudessa ymmärtää tietosisältöä.
  • Tiedon hyödyntäjät voivat tulevaisuudessa tulkita tiedon käyttötarkoitusta ja syntykontekstia.
  • Aineistoja pystytään käsittelemään koneellisesti.
  • Aineistoja pystytään säilyttämään eheästi.

Alkuperäinen järjestelmä, sovellus tai käyttäjien asiantuntemus eivät tiedon elinkaaren myöhemmissä vaiheissa ole enää tiedon hyödyntäjän saatavilla ja apuna. Tämä on hyvä muistaa, kun arkistoitavia tietoaineistoja dokumentoidaan. Myös tietojärjestelmiä ja niiden käyttöä koskevat ohjeet dokumentoivat järjestelmien ja tietorakenteiden lisäksi myös itse tietoa.

Tietoaineistoja ja -järjestelmiä kannattaa dokumentoida ja kuvailla säännöllisesti niiden elinkaaren aikana. Viimeistään siinä vaiheessa, kun organisaatiossa enää vain harvat tuntevat tietoaineiston sisällön ja käyttötavat, on syytä huolehtia aineiston ja sen käyttötapojen monipuolisesta kuvailusta ja dokumentoinnista.

Lue lisää arkistoitavien tietoaineistojen todistusvoimaisuudesta ja saatavuudesta

Tutustu siirrettävien tietoaineistojen kuvailua ja dokumentointia koskeviin ohjeisiin myös Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelussa


Arkistointi