Esimerkkejä arvonmääritystä koskevista seulontaesityksistä

Asiakirjatietojen arvonmääritys vaatii päivittämistä

Toimijan tehtävien asiakirjatietojen arvonmääritys on tehty edellisen kerran 2000-luvun alussa, jolloin arkistolaitos määräsi arkistonmuodostussuunnitelman perusteella asiakirjatietojen (asiakirjojen) pysyvästä säilyttämisestä.

Päätöksestä rajattiin pois kaikki substanssitehtävien hoitamisessa käytettävät, erillisten tietojärjestelmien asiakirjatiedot. Lisäksi päätöksen antamisen jälkeen toimijan tehtävät ovat muuttuneet muuan muassa lainsäädäntömuutosten seurauksena.

Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.

Arvioi tehtävien tuloksena muodostuvien asiakirjatietojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti.

Älä pelkästään kopioi jo vanhentuneiden seulontapäätösten arvonmääritysratkaisuja valmisteltavaan esitykseen.

Merkitse organisaatiosi arvio asiakirjatietojen arkistollisesta arvosta tehtävittäin tiedonohjaussuunnitelmaan tms. tiedonhallintamalliin sisältyvään kuvaukseen. Perustele lisäksi esityksesi arvonmäärityksen kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa.

Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.

Sähköisen rekisterin tiedoilta puuttuu arvonmääritys

Toimija on päättänyt poistaa käytöstä vanhentuneen tietojärjestelmän, jota käytetään erään rekisterin ylläpitojärjestelmänä. Toimija on hoitanut rekisterillä sen vastuulla olevaa tehtävää.

Kansallisarkisto tai sen edeltäjät eivät ole koskaan määränneet rekisterin asiakirjatietojen arkistoinnista. Rekisterin tietoja ei saa hävittää ennen kuin sen tietojen arvonmääritys on tehty. Toimijan on tehtävä seulontaesitys Kansallisarkistolle rekisterin tietojen arkistoinnista tai tuhoamisesta (määräaikainen säilytys).

Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.

Arvioi tietojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtävää että rekisterin tietoja.

Koska kyseessä on rekisterin tiedot, ota arvioinnissa huomioon ensisijaisesti tehtävä ja rekisteritietojen kokonaisuus, mutta huomioi tarvittaessa myös yksittäisten tietojen arvo. Myös yksittäisiä tietoja voit esittää ainoastaan arkistotaviksi.

Perustele seulontaesityksessä tietojen arkistointi tai tuhoaminen arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa. Esimerkiksi tehtävän merkittävyys ja/tai tietosisällön arvo eri käyttötarkoituksissa.

Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti. Liitä tarvittava oheisdokumentaatio seulontaesityksen liitteeksi.

Yksityisen toimijan lakisääteisten tehtävien asiakirjatietojen arvonmääritys

Yksityisille toimijoille annetaan hoidettavaksi lakisääteisiä tehtäviä, joita aikaisemmin ovat hoitaneet viranomaiset. Julkisen vallan käyttö on edelleen jätetty viranomaisille, mutta palvelujen järjestäminen (palvelutehtävät) on yksityistetty.

Mikäli viranomaisille annettu seulontapäätös on ajantasainen, tällöin yksityinen toimija voi noudattaa sitä, eikä seulontaesitystä tarvitse tehdä. Mikäli seulontapäätöstä pitää ajantasaistaa, tällöin seulontaesitys on tehtävä lakisääteisten palvelutehtävien osalta.

Tee seulontaesitys lakisääteisten, julkisten tehtävien asiakirjatiedoista. Koska näitä tehtäviä hoitavat monet yksityiset toimijat, seulontaesitys olisi hyvä laatia yhteistyönä, mutta sen voi tehdä myös yksi toimija.  Valmistelun aikana muilta pyydetään tarvittaessa lausunnot/kommentit.

Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.

Kuntatoimijan uusien tehtävien tietoaineistojen arvonmääritys

Kunnalle tulee uusia tehtäviä, joiden asiakirjatiedoilta puuttuu seulontapäätös tai Kunnallinen seulontapäätös ei ole ajantasainen. Koska Suomen Kuntaliitto ei enää tee seulontaesityksiä kuntien puolesta, Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaostotyön tuloksena mahdollistuu seulontaesitys Kansallisarkistolle, ja seulontapäätös annetaan määräyksenä, joka koskee kaikkia kuntia.

Tee esitys Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaostolle työn käynnistämiseksi. Toisena vaihtoehtona on, että kunta tekee yksin tai yhdessä muiden kuntien kanssa seulontaesityksen Kansallisarkistolle.

Erillislainsäädännössä määriteltyjen rekisterien tietojen arvonmääritys

Toimija käyttää tehtävän hoitamiseen rekisteriä, jonka tietosisältö on laissa määritelty ja ko. rekisterilaissa on määräykset rekisterin tietojen pysyvästä ja määräaikaisesta säilyttämisestä (vuosina). Rekisterin tietoja ei ole arvonmääritetty eli niiltä puuttuu Kansallisarkiston seulontapäätös.

Toimijan arvio on, että sen ei tarvitse tehdä seulontaesitystä Kansallisarkistolle, vaan tietojen arkistoinnissa voidaan noudattaa rekisterilain määräyksiä asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä ja määräaikaisesta säilyttämisestä.

Arvio on kuitenkin epätarkka, mikäli tarkoitus on siirtää arkistoitavat asiakirjatiedot Kansallisarkistoon. Rekisterilaissa tiedot, henkilötiedot, on määrätty pysyvään tai määräaikaiseen säilytykseen niiden alkuperäisessä käyttötarkoituksessa, ei niiden arkistointikäyttötarkoituksessa. Kansallisarkistolla on arkistolain velvoite ja oikeus määrätä arkistoitavista asiakirjoista, mikäli rekisterilaissa asiakirjoja ei ole erikseen määrätty arkistoitavaksi. Rekisterilaissa on todennäköisesti erillinen mainita tietojen arkistoinnista, esimerkiksi Arkistotoimen tehtävistä ja arkistoon siirrettävistä asiakirjoista säädetään erikseen. Tämä on viittaus arkistolakiin ja Kansallisarkiston oikeuteen määrätä arkistoitavista asiakirjoista arkistolain 8 §:n nojalla.

Toimijan on siis tehtävä seulontaesitys Kansallisarkistolle rekisterin tietojen arvonmääritystä varten. Arvonmääritys koskee kaikkia rekisterin tietoja, ei pelkästään laissa määriteltyjä henkilötietoja. Toimija voi ottaa lainsäätäjän arviot tietojen pysyvästä tai määräaikaisesta säilyttämisestä seulontaesityksessään huomioon, mutta niistä voidaan myös poiketa tietojen arkistointiarvon määrittelyssä.

Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.

Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sillä itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoja alkuperäisessä käyttötarkoituksessa pysyvästi. Toimija ei voi siirtää näitä rekisterin tietoja Kansallisarkistoon arkistoitaviksi, koska niiltä puuttuu Kansallisarkiston seulontapäätös. Sen sijaan, jos laissa tiedot on määrätty arkistoitaviksi, ne voidaan siirtää Kansallisarkistoon ilman Kansallisarkiston seulontapäätöstä.


Arvonmääritys ja seulonta