Näin teet seulontaesityksen

Arvonmäärityksen näkökulmasta seulontaesityksessä tärkeintä on määritellä ja perustella arkistoitavat asiakirjatiedot. Analogisten asiakirjojen säilytysmuotoa koskevissa seulontaesityksissä puolestaan esitetään ja perustellaan yksinomainen digitaalinen arkistointi tai asiakirjojen arkistointi myös analogisessa muodossa niihin sisältyvien kulttuurihistoriallisten arvojen takia.

Seulontaesityksen laadinta lähtee liikkeelle tutustumalla ensiksi verkkosivujemme ohjeisiin, esimerkkeihin sekä seulontaesityslomakkeeseen ja sen täyttöohjeeseen huolellisesti. Puutteellisin tiedoin tehdyt esitykset hidastavat päätöksen valmistelua Kansallisarkistossa.

Tee esitys seulontaesityslomakkeella (word), jolla on mahdollista tehdä erityyppisiä esityksiä asiakirjatietojen arvonmäärityksestä aina analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyyn. Löydät seulontaesityslomakkeen lopusta täyttöohjeen, joka on saatavilla myös erillisenä PDF-versiona.

Liitä seulontaesitykseen tarvittavat liitteet, jotka voivat vaihdella seulontaesityksen sisällön mukaan. Seulontaesityslomakkeessa on listattuna tarvittavia liitteitä seulontaesityksen sisällöstä riippuen.

Saat meiltä neuvoja ja ohjeistusta seulontaesityksen laadinnassa. Tarvittaessa järjestämme toimijan käyttöön aiemmat sen aineistoja koskevat seulontapäätökset.

Lähtökohtana on esityksen tekijän oma perusteltu näkemys toimintansa tuloksena syntyneiden asiakirjatietojen arkistoinnista ja niiden säilytysmuodosta. Esitykset voivat koskea kertyviä, talteen otettavia asiakirjatietoja (ennakkoseulonta) tai jo kertyneitä asiakirjatietoja (taannehtiva seulonta). Esitys voi koskea kaikkea toiminnassa syntyvää asiakirjatietoa tai osaa siitä.

Lähetä täytetty seulontaesityslomake liitteineen Kansallisarkiston kirjaamoon (kirjaamo@kansallisarkisto.fi).

Pyrimme seulontapäätösten antamisessa kuuden kuukauden käsittelyaikaan. Mikäli seulontaesityksen tietoja joudutaan täydentämään valmistelun aikana, aika voi olla pidempi. Annettavasta päätöksestä ei peritä maksua. Kansallisarkiston kirjaamo toimittaa annetun päätöksen sähköisessä muodossa seulontaesityksen tehneelle toimijalle. Kansallisarkiston päätöksestä voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen.

Milloin seulontaesitys, johon sisältyy arvonmääritystä, pitää tehdä?

Seulontaesitys tehdään

1. Kun toimijalle tulee uusia tehtäviä, joiden tietoaineistoja ei ole arvonmääritetty.

2. Kun tehtäviin kertyy uusia asiakirjoja, joita ei ole arvonmääritetty tai niihin ei voi soveltaa yleismääräyksiä (esimerkiksi Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen).

3. Kun toimijalle jo kertyneitä asiakirjoja tai tietoaineistoja ei ole joko kokonaan tai osittain arvonmääritetty. Tällöin kyseessä on taannehtiva arvonmääritys ja seulonta.

4. Kun toimija haluaa muutosta annettuun seulontapäätökseen (uudelleen arvonmääritys).

Esimerkki: Digitaalisten siirtojen yhteydessä todetaan, että aiemmin annettu seulontapäätös on liian suurpiirteinen, minkä vuoksi sitä on syytä tarkentaa siirrettävän tietoaineiston osalta.

Esimerkki: Arvonmääritys ja pysyvä säilytys ovat kohdistuneet asiakirjoihin, jotka ovat kertyneet ja jotka on arkistoitu analogisessa muodossa. Tämäntyyppisen seulontapäätöksen noudattaminen ja soveltaminen nykyisessä digitaalisessa toimintakontekstissa ei enää välttämättä vastaa voimassa olevia arvonmäärityksen tavoitteita ja kriteerejä.


Seulontaesitystä ei yleensä tarvitse tehdä

1. Kun toimijalle siirtyy tehtäviä toiselta julkishallinnon toimijalta, jonka tietoaineistot on arvonmääritetty. Tässä on kuitenkin huomioitava se, miten ajantasainen aikaisempi seulontapäätös on.

2. Kun toimija ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän, jolla hoidetaan samoja tehtäviä kuin vanhalla tietojärjestelmällä ja vanhan tietojärjestelmän tiedot on arvonmääritetty.

3. Kun yksittäisten tehtävien asiakirjojen tai tietoaineistojen nimekkeet muuttuvat, mutta tietosisältö pysyy pääpiirteissään samana. Tällöin annettuja seulontapäätöksiä voi noudattaa ja soveltaa.

  

Milloin analogisten asiakirjatietojen säilytysmuotoa koskeva seulontaesitys pitää tehdä?

Seulontaesitys tehdään

  • kun asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022 ja
  • Kansallisarkisto tai sen edeltäjä on aiemmin määrännyt asiakirjat pysyvään säilytykseen yksinomaan analogisessa muodossa
  • asiakirjat ovat muodostuneet yksinomaan analogisessa muodossa
  • analogisten asiakirjojen ja samansisältöisten sähköisten (alkujaan sähköiset tai aiemmin digitoidut) ilmentymien tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista.

Seulontaesitystä ei tarvitse tehdä

  • kun asiakirjat ovat muodostuneet 1.1.2022 tai sen jälkeen ja
  • toimija tai Kansallisarkisto ei ole arvioinut asiakirjoja analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaiksi.

1.1.2022 alkaen muodostuneet asiakirjat arkistoidaan lähtökohtaisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston määräyksen KA/15906/07.01.01.00/2021 nojalla.


Arvonmääritys ja seulonta