Analogisen asiakirjatiedon korvaaminen digitaalisilla tiedoilla

Useilla julkishallinnon toimijoilla on ennen 2010-luvun alkua tehtyjen määräysten vuoksi samoja asiakirjatietoja sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.Toimija voikin esittää arkistoitavia analogisia asiakirjoja korvattavaksi olemassa olevilla vastaavilla digitaalisilla asiakirjatiedoilla.

Kansallisarkiston edeltäjät ovat antamillaan seulontapäätöksillä määränneet nämä asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot arkistoitavaksi yksinomaan analogisessa muodossa, vaikka ne ovat aikanaan muodostuneet tietojärjestelmissä myös alkujaan digitaaliseen muotoon tai toimija on myöhemmin digitoinut asiakirjat digitaaliseen muotoon.

Päämäärämme on tunnistaa jo aiemmin muodostuneita digitaalisia asiakirjatietoja ja arvioida yhteistyössä, onko analogisten asiakirjojen korvaaminen digitaalisella tietoaineistolla mahdollista. Tavoitteena on säilyttää jatkossa vain asiakirjatietojen digitaaliset ilmentymät. Toimijan on osoitettava seulontaesityksessä ja sen liitteissä, että asiakirjatiedon korvaaminen ja säilytysmuodon muuttaminen analogisesta digitaaliseksi on mahdollista.

Analogisia asiakirjatietoja ei tarvitse uudelleen digitoida, mikäli digitaalisessa muodossa jo olevat asiakirjatiedot voidaan määrätä ensisijaiseksi ja arkistoitavaksi säilytysmuodoksi. Analogiset ilmentymät voidaan Kansallisarkiston päätöksellä hävittää, mikäli digitaaliset asiakirjatiedot vastaavat tietosisällöltään kattavasti ja eheästi analogisia asiakirjatietoja.

Kansallisarkisto määrää toimijoiden esityksestä annettavilla seulontapäätöksillä analogisten asiakirjatietojen korvaamisesta vastaavilla syntysähköisillä tai digitoiduilla asiakirjatiedoilla. Kansallisarkisto on määritellyt arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa korvaamisen arviointitehtävän osaksi arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamallia.

Milloin korvaaminen ei ole suositeltavaa?

Älä esitä analogisten asiakirjojen korvaamista, jos on olemassa epäilys siitä, että analogisten asiakirjojen ja digitaalisten ilmentymien tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista. Tieto on asiakirjallista eli todistusvoimaista kun sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu (ISO 15489-1).

Tällöin on perusteltua

  • Digitoida analogiset asiakirjat uudestaan Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti, jos kyseessä on joskus aiemmin digitoiduista asiakirjatiedoista (kuvatiedostot metatietoineen).
  • Esittää arkistoitavaksi alkujaan digitaalisessa muodossa talteen otetut ja digitoida analogisina asiakirjoina arkistoidut tiedot. On tilanteita, joissa analogiset asiakirjat ja alkujaan digitaaliset asiakirjatiedot on arkistoitu ja otettu talteen puutteellisesti. Tällöin kumpaakaan säilytysmuotoa ei voida valita ensisijaiseksi, koska ne täydentävät toisiaan päällekkäisyyksistä huolimatta.

Huomaa, että asiakirjatiedoista vastaavan toimijan vastuulla on varmistaa hallussaan olevien digitaalisten asiakirjatietojen ja niiden metatietojen kattavuus, todistusvoimaisuus ja käytettävyys. Velvoite perustuu arkistolakiin (831/1994 § 7, § 11 ja § 12).

Korvaamisen rajaukset

Analogisia asiakirjoja voi esittää korvattavaksi ainoastaan ennen 1.10.2022 digitoiduilla ilmentymillä, joita ei ole tuotettu Kansallisarkiston digitointimäärityksien mukaisesti. Kansallisarkisto edellyttää, että 1.10.2022 alkaen kaikki arkistoitavat analogiset asiakirjat on digitoitava Kansallisarkiston voimassa olevien digitointimäärityksien mukaisesti.

Toimijan ei tarvitse esittää ennen 1.1.2022 muodostuneiden alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen säilytysmuodon muuttamista analogisesta sähköiseksi, mikäli Kansallisarkisto tai sen edeltäjä arkistolaitos on jo määrännyt asiakirjatiedot arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa. Päätökset on lueteltu verkkosivujen kohdassa Alkujaan digitaaliset arkistoidaan digitaalisesti.

  Kun teet seulontaesitystä, huomioi nämä asiat:

  1. Selvitä, onko organisaatiosi hallussa alkujaan digitaalista tai analogisesta digitoitua aineistoa, joka vastaa tietosisällöltään yksinomaan analogisessa muodossa arkistoitavaksi määrättyjä analogisia asiakirjoja.

  2. Arvioi korvaamisen mahdollisuus, jos digitaalista tietoa on olemassa. Vastaavatko digitaaliset ilmentymät analogisia asiakirjoja sisältönsä ja kontekstinsa (metatietojen) puolesta?

  3. Päätä, haluatko esittää analogisena arkistoitavaksi määrättyä asiakirjatietoja korvattavaksi alkujaan digitaalisella tai digitoidulla vastaavalla tiedolla.

    • Muista, että on vastuullasi varmistaa, että tiedot vastaavat toisiaan ja korvaaminen on mahdollista.

  4. Merkitse arvioinnin ja päätöksenteon tulokset seulontaesityslomakkeelle. Tee merkinnät kohdan 6 taulukkoon aineistokokonaisuuksittain (kyllä/ei kohdassa 6.8). Myös kielteinen arvio on tärkeää merkitä lomakkeelle.

  5. Perustele arviointisi tulokset myös kirjallisesti kohdassa 6.10. Kuvaa kohdassa miksi korvaaminen on mahdollista tai miksi se ei ole mahdollista.

  6. Jos kyseessä ovat alkujaan digitaaliset tiedot, liitä seulontaesityksen liitteeksi

    • Tietojärjestelmien erillinen liitelomake (Tietojärjestelmien tiedot arvonmääritystä ja seulontaa varten)

    • Rekisterin/tietokonnan tietosisältö ja aineiston looginen rakenne esitetään seuraavien liiteaineistojen avulla: tietokantakuvaukset (esim. ER-kaaviot), aineistossa käytettyjen koodistojen kuvaukset ja tietomalli.

  7. Jos kyseessä ovat digitoidut asiakirjat, liitä seulontaesityksen liitteeksi
    • Kuvaukset, joista selviää millaisin menetelmin ja toimenpitein digitointiprosessin laadunvarmistus on tehty ja missä tallennusratkaisuissa digitaalisia versioita säilytetään ja miten niitä hallitaan.

    • Kuvaukset, joista selviää asiakirjojen digitaalisten ilmentymien teknistä laatua kuvaavat metatiedot (esimerkiksi tallennukseen valittu tiedostomuoto, väritila (RGB, harmaasävy 8-bit, mustavalkoinen 1-bit), resoluutio (ppi), bittisyvyys ja pakkauslaatu).

  8. Tee seulontaesitys Näin teet seulontaesityksen -sivun ja seulontaesityslomakkeen (word) ohjeiden mukaisesti.

 


Arvonmääritys ja seulonta