Esimerkkejä säilytysmuotoa koskevista seulontaesityksistä

Ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen arvonmääritys ja säilytysmuodon määrittely ennen digitointia

Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia asiakirjoja, jotka ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.

Asiakirjoilla ei ole seulontapäätöstä eli Kansallisarkisto ei ole määrännyt asiakirjojen arkistoinnista ja arkistoitavasta säilytysmuodosta.

Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös.

Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.

Arvioi asiakirjojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtäviä että asiakirjojen tietosisältöjä.

Perustele seulontaesityksessä asiakirjojen arkistointi tai määräaikainen säilytys arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa.

Arvioi seuraavaksi onko analogisilla asiakirjoilla kulttuurihistoriallista arvoa. Tee arviointi soveltaen Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä.

Perustele arviointisi seulontaesityksessä ja esitä ne seulontaesityslomakkeessa.

Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.

Ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen säilytysmuodon määrittely ennen digitointia

Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia tietoaineistoja, jotka ovat muodostuneet 31.12.2021 mennessä.

Tietoaineistolla on arkistolaitoksen seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi, mutta Kansallisarkisto ei ole määrännyt aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.

Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös.

Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.

Arvioi onko analogisilla asiakirjoilla kulttuurihistoriallista arvoa. Tee arviointi soveltaen Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä.

Perustele arviointisi seulontaesityksessä ja esitä ne seulontaesityslomakkeessa.

Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.

1.1.2022 alkaen muodostuneiden analogisten tietoaineistojen säilytysmuodon määrittely

Arkistoitava analoginen tietoaineisto on muodostunut 1.1.2022 alkaen.

Kansallisarkisto on määrännyt (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, KA/15906/07.01.01.00/2021) 1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjat arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisia asiakirjoja.

1.1.2022 alkaen muodostuvilla analogisilla asiakirjoilla ei lähtökohtaisesti ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. Aineistoille ei haeta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä kuin poikkeustapauksissa, jos julkishallinnon toimija on tunnistanut asiakirjoja, jotka on perusteltua arkistoida myös analogisessa muodossa.

Arvioi onko analogisella aineistolla kulttuurihistoriallista arvoa. 

Tee arviointi soveltaen Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä.

Seulontaesitystä ei tarvitse tehdä, jos aineistolla ei ole arviosi mukaan kulttuurihistoriallista arvoa.

Jos taas tunnistit arvioinnissa kulttuurihistoriallisesti arvokkaita aineistoja, tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.  


Arvonmääritys ja seulonta