Digitoinnin suunnittelu ja toteuttaminen

Asiakirjojen digitointi toteutetaan usein projektimaisesti. Digitointihanke onnistuu huolellisella suunnittelulla ja digitointia koskeviin määrityksiin tukeutumalla. On tärkeää arvioida digitoinnin kesto ja kustannukset sekä valvoa digitoinnin laatua koko hankkeen ajan.

  Digitoinnin suunnittelun muistilista:
  • Tutustu Kansallisarkiston digitointimäärityksiin ja digitoinnin yleiseen toimintaympäristöön.
  • Noudata asianmukaisia määrityksiä ja ohjeita.
  • Selvitä digitoitavan tietoaineiston erityispiirteet: kunto, rakenne, laajuus, sisältö, käyttörajoitukset ja yhteydet muihin tietoaineistoihin.
  • Varmista, että digitoitavaksi suunnitellulla tietoaineistolla on tarvittava Kansallisarkiston seulontapäätös.
  • Selvitä digitoinnin toteutustapa: oma työ vai digitoinnin hankinta kokonaan tai osittain palveluna.
  • Suunnittele sekä digitoitavan analogisen aineiston että digitoidun digitaalisen aineiston kaikki suojaus-, siirto-, tallennus- ja käyttötavat.
  • Arvioi digitoinnin aikataulu, kokonaiskesto, kustannukset ja työvoimatarve.

  Digitoinnin toteutuksen muistilista:
  • Noudata määrityksiä ja ohjeita.
  • Tarkkaile digitointituloksen laatua koko digitoinnin ajan.
  • Dokumentoi tietoaineistolle tehdyt toimenpiteet, mahdolliset poikkeukset sekä linjaukset, joihin ne perustuvat. Muista dokumentoida digitoinnin eteneminen myös digitoitavan analogisen aineiston yhteyteen.
  • Varmista, että tietoaineisto digitoidaan kokonaisuudessaan.

Digitointi voidaan toteuttaa organisaatiosi omana työnä, mutta digitoinnin hankkiminen kokonaan tai osin ostopalveluna on myös yleinen toimintatapa. Molemmat toteutusvaihtoehdot vaativat suunnittelua.

Digitoinnin suunnittelu aloitetaan aina tutustumisesta digitoitavaan tietoaineistoon. Tietoaineiston inventoinnin yhteydessä arvioidaan analogisen tietoaineiston mahdollisia erityispiirteitä: kuntoa, rakennetta, sisältöä, digitointijärjestystä sekä yhteyksiä muihin tietoaineistoihin.  Jo tässä vaiheessa on luontevaa suunnitella digitoidun tietoaineiston käytettävyyden ja ymmärrettävyyden vaatimia kuvailu- ja metatietoja sekä niiden keräämistä.

Luetteloi ja kuvaile tietoaineistot jo ennen digitoinnin aloittamista. Voit tutustua inventointiin, luettelointiin ja kuvailuun tarkemmin esimerkiksi Massadigitoinnin palvelun siirto-oppaan (luku 7.1., pdf) avulla.

Digitointi vaatii sekä analogisen tietoaineiston että digitaalisten tietojen ja tiedostojen käsittelyä, suojaamista, siirtämistä digitoitavaksi ja muuta hallintaa. Suunnittele kaikki työvaiheet yksityiskohtaisesti ja käytännöllisesti sekä arvioi mahdollisten hankintojen tarve ja kustannukset ajoissa.

Muista, että digitointi voi kestää pitkään, jopa vuosia. Digitointituloksen laatua on tärkeää valvoa koko digitoinnin keston ajan. Näin varmistetaan, että digitointitulos on tasalaatuinen, määritysten mukainen ja kestävä eikä digitointia jouduta toistamaan.

Tee laadunvalvontaa prosessin eri vaiheissa. Hyödynnä sekä erilaisia teknisiä keinoja että silmämääräistä tarkastelua.

Digitointi