Digitoinnin tapausesimerkit

Tapausesimerkeissä esittelemme erilaisia julkishallinnossa esille tulleita digitointitilanteita sekä niihin suosittelemiamme toimintatapoja.

Tutustu myös asiakirjojen digitointia koskeviin ohjausvastuisiin

Esimerkki: Ennen 1.1.2022 muodostunut tietoaineisto, jolla ei ole seulontapäätöstä

Toimi näin:  
Älä aloita digitointia ennen kuin tietoaineistolle on annettu seulontapäätös. Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksessä tietoaineiston arkistoinnista ja digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.  

Aloita tekemällä seulontaesitys Kansallisarkistolle. Seulontaesityksen tekeminen on ohjeistettu Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivulla. 

Esimerkki: Ennen 1.1.2022 muodostunut tietoaineisto, joka on aiemmalla seulontapäätöksellä määrätty arkistoitavaksi

Kansallisarkisto ei kuitenkaan ole määrännyt tietoaineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta. 

Toimi näin:  
Älä aloita digitointia ennen kuin tietoaineistolle on annettu seulontapäätös ja sen arkistoinnin säilytysmuodosta on määrätty. Seulontapäätöksessä otetaan kantaa muun muassa siihen, pitääkö tietoaineisto säilyttää digitoinnin jälkeen myös analogisessa muodossa.  

Aloita tekemällä seulontaesitys Kansallisarkistolle. Seulontaesityksen tekeminen on ohjeistettu Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivulla.

Esimerkki: Ennen 1.1.2022 muodostunut tietoaineisto, joka on aiemmalla seulontapäätöksellä määrätty arkistoitavaksi. Päätöksessä on määrätty myös analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta sekä digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.

Toimi näin:
Voit aloittaa digitoinnin Kansallisarkiston määritysten mukaisesti.

Esimerkki: Tietoaineisto on määräajan säilytettävää eli sitä ei ole määrätty arkistoitavaksi

Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt, ettei tietoaineistolla ole arkistollista arvoa. 

Toimi näin:   
Voit aloittaa digitoinnin. Digitoinnissa ei tarvitse noudattaa Kansallisarkiston määrityksiä.  

Esimerkki: Arkistoitava tietoaineisto on muodostunut 1.1.2022 jälkeen

Kansallisarkisto on määrännyt (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta 22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) 1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjat arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisia asiakirjoja. 

1.1.2022 alkaen muodostuvilla analogisilla asiakirjoilla ei lähtökohtaisesti ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. Tietoaineistoille ei haeta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä kuin poikkeustapauksissa, jos julkishallinnon toimija on tunnistanut asiakirjoja, jotka on perusteltua arkistoida myös analogisessa muodossa. 

Toimi näin:  
Arvioi onko analogisella tietoaineistolla kulttuurihistoriallista arvoa.  Sovella arvioinnissa Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä. Asiakirja sisältää kriteerien soveltamisohjeen. 

Seulontaesitystä ei tarvitse tehdä, jos tietoaineistolla ei ole arviosi mukaan kulttuurihistoriallista arvoa. Voit aloittaa digitoinnin Kansallisarkiston määritysten mukaisesti. 

Jos tunnistit arvioinnissa kulttuurihistoriallisesti arvokkaita tietoaineistoja, tee seulontaesitys Kansallisarkistolle. Seulontaesityksen tekeminen on ohjeistettu Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivuilla

Esimerkki: Kansallisarkisto on määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi, mutta toimija ei digitoi tietoaineistoa määritysten mukaisesti

Digitoinnissa tuotetaan käyttökappaleet, eikä tietoaineistoja arkistoida yksinomaan digitaalisessa muodossa digitoinnin jälkeen. Analogisia tietoaineistoja ei hävitetä digitoinnin jälkeen.  

Toimi näin:  
Arvioikaa vielä valittua toimintatapaa. Kansallisarkisto suosittelee, että arkistoitavat asiakirjat digitoidaan aina Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti. Näin varmistetaan tältä osin asiakirjojen eheys, autenttisuus ja todistusvoimaisuus sekä se, ettei tietoaineistoja tarvitse digitoida uudestaan ennen siirtoa Kansallisarkistoon.

Esimerkkitapauksen toimintatapa tarkoittaa sitä, että analogisia aineistoja ei saa hävittää digitoinnin jälkeen eikä tietoaineistoja oteta vastaan Kansallisarkistoon. 

Toimija voi aina tuottaa kuvatiedostoista myös tarvitsemansa käyttökappaleet eri käyttötarkoituksiin.

 


Digitointi