Aineiston siirto

Tutustu siihen, miten aineisto siirretään Kansallisarkistoon. Ennen siirtoa aineistolle tulee olla seulontapäätös, voimassa oleva siirtosopimus ja Kansallisarkiston hyväksymä siirtosuunnitelma. Lisäksi siirtäjä on muodostanut aineistosta vastaanottoon kelpaavan siirtopaketin.Aineiston siirto tehdään siirtokäyttöliittymällä tai erikseen sovittavalla tavalla.

  Siirtäjän muistilista:

  • Sovi siirtotavasta Kansallisarkiston kanssa.
  • Tutustu aineiston kannalta keskeiseen, voimassa olevaan Kansallisarkiston ohjeistukseen.
  • Siirrä muodostamasi siirtopaketti Kansallisarkistoon valitulla tavalla.
  • Vastaanota kuittaus onnistuneesta siirrosta!

Miten aineistoja siirretään Kansallisarkistoon?

Aineisto siirretään palveluun pääasiassa selainpohjaisella siirtokäyttöliittymällä (online) tai erikseen sovittavalla siirtomedialla (offline). Online-siirto on ensisijainen tapa siirtää aineistoja Kansallisarkistoon. Siirtotapa määritetään tarvittaessa riskiarvion perusteella.

Selainpohjaisen siirtokäyttöliittymän käyttö

Selainpohjaiseen siirtokäyttöliittymään pääset tästä. Siirtokäyttöliittymän käyttöä varten tarvitset VIRTU-tunnukset.

Tiivistetysti siirtokäyttöliittymän käyttö:

Ennen siirtoa: Paketoi siirrettävä aineisto aineistotyyppikohtaisten ohjeiden mukaisesti ja tuota vaadittu ylätason kuvailu. Siirrossa tarvittavat tunnukset saat Kansallisarkistolta.

  1. Rekisteröidy käyttöliittymän käyttäjäksi.
  2. Hae metatietotunnuksen avulla oikea kuvailtava kokonaisuus.

  3. Määrittele vaaditut siirtopakettia koskevat kuvailutiedot siirtokäyttöliittymässä ja lähetä kuvailutiedot hyväksyttäviksi.

  4. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy aineistokuvailun.

  5. Vastaanota siirtoerän tunnus.

  6. Lataa siirtopaketti tai -paketit käyttöliittymään.

  7. Käyttöliittymässä voit seurata siirtopaketin vastaanoton prosessointia. Näet heti, mikäli siirtopakettia ei hyväksytä. Sekä onnistuneesta että hylätystä siirrosta toimitetaan raportti, jossa kerrotaan tarkemmat tiedot siirron tapahtumista.

Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi säilytykseen vasta hyväksytyn vastaanottoprosessin jälkeen. Hylättyä aineistoa ei siirretä pysyvään säilytykseen eikä arkistoida, vaan se tulee aina korjata ja hyväksyä ennen siirtoa säilytykseen. Sähköisen arkistoinnin palvelu auttaa mahdollisten virheiden tulkinnassa.

Ohjevideot

Tutustu siirtokäyttöliittymän toiminnallisuuksiin

Tietorakenteen valinta

Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä ja lomakenäkymässä

  • Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä alkaa kohdasta 00:22
  • Metatietojen täyttäminen lomakenäkymässä alkaa kohdasta 03:14
  • Ohjeet sarakkeiden täyttämiseen ja tietojen tallennus alkaa kohdasta 05:10

Metatietojen tuominen CSV-tiedostosta

Metatietojen muokkaaminen massamuokkaustyökalulla

Kuvailun jatkaminen

Metatietojen tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi

Siirtopaketin lähettäminen – digitoitu kuva-aineisto ja muut tietoaineistot

SÄHKE2-paketin lähettäminen siirtokäyttöliittymässä


Siirrot