Siirtopaketin muodostaminen

Kun siirrettävää aineistokokonaisuutta koskevat hallinnolliset asiat on sovittu, siirtäjä muodostaa aineistostaan siirtopaketin.Siirtopaketin muodostaminen edeltää aineiston siirtoa.

  Siirtäjän muistilista:

  • Huolehdi aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista (arkistolain § 14).
  • Tuota aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut.
  • Huomioi tiedostoja koskevat ohjeet ja rajoitteet.
  • Toteuta aineistopoiminta.
  • Muodosta sovituista aineistoista siirtopaketti aineistotyypin mukaisesti.



Siirtäjä ja Kansallisarkisto voivat sopia, että aineisto jaetaan useampaan loogiseen kokonaisuuteen eli siirtoerään. Yhdestä siirtoerästä tulee yksi tai useampi siirtopaketti. Jokainen siirtopaketti tulee tallentaa ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoida siirtoa varten.

Siirtokäyttöliittymä

Siirtopaketin koostamisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi siirtäjän järjestelmän omaa siirtotoiminnallisuutta tai siirtoa varten erikseen luotua ratkaisua. Kansallisarkisto ei tarjoa työkaluja siirtopaketin koostamiseen, vaan siirtäjän on tehtävä aineistopoiminta käytössään olevilla työkaluilla tai luotava tarvittava ratkaisu sovellustoimittajansa/palveluntarjoajansa tai muun teknisen kumppanin kanssa.

Pitkäaikaissäilytyksen kannalta on keskeistä, ettei aineiston käytössä ja dokumentoinnissa tukeuduta tai olla riippuvaisia sellaisista tiedoista, jotka ovat tällä hetkellä helposti saatavilla esimerkiksi verkosta. Kymmenien tai satojen vuosien päästä nämä tiedot eivät välttämättä ole enää käytettävissä. Tietojen pitää tämän vuoksi olla osa siirrettävää aineistokokonaisuutta eli ne on liitettävä osaksi oheisdokumentaatiota.

Mitä aineistoja Kansallisarkistoon voi siirtää?

Kansallisarkistoon on mahdollista siirtää seuraavia digitaalisia aineistoja:

Siirtopaketin kuvailu ja nimeäminen

Siirtopaketti

Siirtäjä tuottaa siirrettävän aineiston ylätason kuvailun metatietolomakkeelle (excel). Osa tiedoista on kuvattu jo siirtosuunnitelmassa. Sähköisen arkistoinnin palvelu vie kuvailutiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon ja toimittaa siirtäjälle teknisen metatietotunnuksen, jonka avulla siirtopakettien kuvailutiedot kytketään osaksi ylätason kuvailua siirtokäyttöliittymässä. Ilman metatietotunnusta ei kuvailua pääse käyttöliittymässä tekemään.

Siirtäjä kuvailee tarkemmat siirtopakettia koskevat metatiedot suoraan siirtokäyttöliittymässä. Kuvailussa apuna voi käyttää metatietolomaketta (Excel). Siirtopakettia koskevan kuvailun voi tuottaa vaihtoehtoisesti CSV-pohjalle, jonka Siirtäjä saa Sähköisen arkistoinnin palvelulta. CSV:n voi viedä suoraan siirtokäyttöliittymään. CSV-pohjaa käytettäessä on huomioitava se, että osa tiedoista täytetään siirtokäyttöliittymässä. Kun aineisto on kuvailtu hyväksytysti, Siirtäjä saa siirtoerän tunnuksen (TransferOID), joka tarvitaan siirtopakettien lähettämistä varten.

Siirtopaketin voi nimetä vapaasti, esimerkiksi ”Paketti1”. Varmista mahdolliset nimeä koskevat merkkirajoitukset ohjeista. Tärkeintä on, että Siirtäjä tuntee jokaisen siirtopaketin sisällön ja osaa yhdistää oikean paketin oikeisiin kuvailutietoihin.

Siirrettäviä tiedostoja koskevat rajoitteet

Kansallisarkistoon siirrettäviä tiedostoja ja niiden tiedostomuotoja koskevat vaatimukset ja rajoitukset on otettava huomioon siirtopaketin koostamisessa. Lisätietoa löytyy ohjeesta Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf). Listaus tiedostomuodoista, joita voi siirtää Kansallisarkistoon, löytyy ohjeen lopusta. 

Ohjevideot

Videon tekstitykset saat näkyviin valitsemalla tekstityksen kieleksi suomi tai englanti (tekstitys on kummassakin tapauksessa suomenkielinen). Tekstityspainike löytyy videon alapalkista ja näyttää tältä:

Tekstityskuvake on valkoinen ruutu, jossa on kaksi mustaa viivaa alalaidassa.

Sähke2-aineisto

Digitoidut aineistot

Muut tietoaineistot


Siirrot