Ohjepankki

  Yleiset ohjeet

• Palvelukuvaus (pdf)
• Sähköisen arkistoinnin palvelun keskeiset käsitteet (pdf)
  Palvelussa käytettyjen käsitteiden selitteet.
• Säilytys ja arkistointi tietoaineistojen siirron näkökulmasta (pdf)
  Mitä käsitteet säilytys ja arkistointi tarkoittavat.

  Siirtojen suunnittelu ja sopiminen

• Siirtosopimus (pdf)
• Siirtosuunnitelmapohja (word)
  Siirtäjä täyttää siirtosuunnitelmaan tarkempia tietoja siirrettävästä aineistosta.
• Riskiarviolomake (word)
  Riskiarvion tavoitteena on kartoittaa riskejä, jotka liittyvät alkujaan digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään digitaaliseen säilyttämiseen ja arkistointiin.
• Tarkistuslista siirtäjälle (word)
  Tarkastuslista on näppärä tapa seurata Siirtäjän vastuiden täyttämistä.

  Siirto-ohjeet

• Metatietolomake (Excel)
  Metatietojen kuvailulomakkeet, joka täytetään tarvittavilta osin ennen aineistojen siirtoa. Sovi Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitkä kuvailutaulukot siirrossa tulee täyttää.
• SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  Ohjeessa kuvataan, miten muodostetaan Kansallisarkistoon siirrettävä SÄHKE2-siirtopaketti siirtäjän tietojärjestelmän tietosisällöstä.
• Rakenteiset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  Siirtopaketin muodostaminen rakenteisista tietoaineistoista ja sähköisistä diaareista.
• Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  Ohjeistus viranomaisen itse digitoimien aineistojen siirtämiselle Kansallisarkistoon.
• Muut digitaaliset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
• Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
  Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. Sisältää listauksen hyväksytyistä tiedostomuodoista. Lista on päivittyvä.

Ohjevideot

• Tutustu siirtokäyttöliittymän toiminnallisuuksiin
• Tietorakenteen valinta
• Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä ja lomakenäkymässä
• Metatietojen tuominen CSV-tiedostosta
• Metatietojen muokkaaminen massamuokkaustyökalulla
• Kuvailun jatkaminen
• Metatietojen tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi
• Siirtopaketin lähettäminen – digitoitu kuva-aineisto ja muut tietoaineistot
• SÄHKE2-paketin lähettäminen siirtokäyttöliittymässä

  Muut eri aineistotyyppien siirroissa huomioitavat ohjeet ja määräykset

• Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin
  Ohje hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019).
• Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin
  Ohje erikoisaineistojen digitointiin (2021).
• SÄHKE2-metatietomalli ja -skeema
  Kansallisarkiston SÄHKE2-määräys (2009).