Usein kysyttyjä kysymyksiä

Arkistoinnin edellytykset

Arvonmääritys ja seulonta 

Digitointi

Sähköisen arkistoinnin palvelu

Arkistoinnin edellytykset

Onko Kansallisarkistosta saatavissa apua tiedonohjaussuunnitelman (TOS) tai arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimiseen?

Kansallisarkisto antaa neuvontaa ja ohjausta viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen kysymyksissä. Laajan tai paljon työtä vaativan yksityiskohtaisen ohjauksen antaminen yksittäiselle organisaatiolle ei ole kuitenkaan mahdollista.

On hyvä huomata, että AMS:lla ja TOS:lla on hieman erilainen käyttötarkoitus ja tietosisältö. Lue lisää Arkistonhallinnan kuvauksista.

Kotisivuillamme on myös eri aikoina annettuja määräyksiä, ohjeita ja oppaita, joiden kautta aiheeseen voi tutustua. Verkko-oppaistamme  löytyy muun muassa AMS-opas ja Sähköisen AMS:n laadintaopas sekä SÄHKE2-määräys (kumottu 31.12.2022). JHS-suosituksista kannattaa tutustua suositukseen JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne.

Kunnat voivat lisäksi hyödyntää Kuntien yhteistä tehtäväluokitusta (word). Suosittelemme kunnille mahdollisuuksien mukaan myös yhteistyötä jonkin toisen kunnan kanssa.

Tiedonhallintalautakunta on antanut tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia, joista kannattaa erityisesti huomioida Suositus tiedonhallintamallista (pdf).

Onko digiaikana fyysisellä arkistotilalla vielä merkitystä?

Digiaikana myös fyysisellä arkistotilalla on merkitystä, jos viranomaisen hallussa on arkistoitavia tai pitkään säilytettäviä analogisia asiakirjoja. Arkistotiloja rakennettaessa ja kunnostaessa tulee noudattaa Kansallisarkiston määräystä ja ohjeita arkistotiloista (1.3.2013, pdf). Myös arkistokaappien, joissa säilytetään arkistoitavia, eli pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, tulee täyttää arkistotilamääräykset.

Miten sähköisen allekirjoituksen tiedot arkistoidaan pysyvästi?

Sähköistä allekirjoitusta koskevat tiedot arkistoidaan ensisijaisesti metatietoina. Riittävien metatietojen talteen ottaminen on tarpeen varmistaa erityisesti silloin, kun käytetään kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, joka tuottaa allekirjoitustiedot itse PDF-tiedostoon.

Metatiedon tuottaminen on tärkeää siksi, ettei itse asiakirjassa olevien allekirjoitustietojen (lukuun ottamatta tekstiä asiakirjan pinnassa) säilyminen pitkäaikaissäilytyksessä ole varmaa. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen yhtenä tarkoituksena on estää tiedoston muuttuminen. Pitkäaikaissäilytyksessä tiedostoja on kuitenkin jossain vaiheessa migroitava eli muunnettava toiseen muotoon, jolloin sähköisen allekirjoituksen eheys voi rikkoutua tai se voi estää migraation. Lisäksi on huomattava, että allekirjoitusten varmennetietoja säilytetään varmennepalveluissa vain määräajan.  

Sähköisestä allekirjoituksesta tulisi tuottaa metatietoa arkistoitavan asiakirjan metatietokortille (kuka allekirjoitti ja milloin). Lisäksi allekirjoitustapahtumasta olisi hyvä tuottaa allekirjoitustapahtumaa dokumentoiva toimenpidetieto.

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu ohjeistaa Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevista vaatimuksista. Tämä ohjeistus on hyvä ottaa huomioon myös sähköisiä allekirjoituksia sisältävien arkistoitavien tiedostojen kohdalla. Tutustu formaattien hallintaa koskeviin kohtiin myös verkkosivujemme Digitaaliset aineistot -osiossa.

Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen missä tilanteissa asiakirja on allekirjoitettava ja mikä on juridisessa mielessä riittävä allekirjoitustekniikka. 

Tarvitseeko sähköistä arkistointia varten hakea lupaa Kansallisarkistolta?

Kansallisarkistolta ei tarvitse hakea erillistä päätöstä arkistoitavien syntysähköisten asiakirjojen säilyttämiseksi sähköisessä muodossa tai lupaa siirtyä sähköiseen arkistointiin. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.

Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman määräyksen mukaan (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, KA/15906/07.01.01.00/2021) asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa. Poikkeuksena ovat ne sähköiseen muotoon muutetut kulttuurihistoriallisesti arvokkaat analogiset asiakirjat, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella.

1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon. Digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia vaatimuksia, jotta asiakirjojen säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Mikä on SÄHKE2-määräyksen asema tällä hetkellä?

Kansallisarkiston SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, AL/9815/07.01.01.00/2008) on kumottu Kansallisarkiston määräyksenä 31.12.2022 eikä sitä enää ylläpidetä.

SÄHKE2:n mahdollista hyödyntämistä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.

SÄHKE2-mukaisuus on tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.

Pitääkö arkistoitavat asiakirjat muuntaa PDF/A-muotoon?

Tietoaineiston elinkaaren aikana tehtävät muunnokset voivat vaarantaa tiedon säilymisen teknisesti tai sisällöllisesti eheänä.  Ylimääräisiä tiedostomuunnoksia on hyvä välttää, eikä tiedostoja ole arkistoinnin vuoksi tarpeen muuntaa rutiininomaisesti esimerkiksi PDF/A-tiedostomuotoon.

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilla on Kansallisarkistoon vastaanotettavien formaattien päivittyvä luettelo. Listausta voi hyödyntää, vaikka organisaation aineistoja ei oltaisikaan juuri nyt siirtämässä Kansallisarkistoon. Tällä hetkellä esimerkiksi monet tavallisimmat toimistoformaatit ovat Kansallisarkistoon vastaanotettavien tiedostomuotojen joukossa.

Kun harkittuja tiedostomuunnoksia joudutaan tekemään, niiden laatua tulisi aina valvoa tarkasti. Mahdollisen arkistoversion (esimerkiksi PDF/A-versio) rinnalla on aina suositeltavaa säilyttää alkuperäinen tiedostomuoto. Se voi käytettävyyden lisäksi olla tietosisällön, pitkäaikaissäilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta arkistointivaiheessa paras vaihtoehto.

Lue lisää arkistoitavien tietoaineistojen formaattien hallinnasta ja PDF/A-formaatista 

Arvonmääritys ja seulonta

Mitkä päätökset sisältävät perusopetuksen ja toisen asteen pysyvästi säilytettävät asiakirjat?

Kuntien opetustoimessa noudatetaan edelleen arkistolaitoksen seulontapäätöstä pysyvästi säilytettävistä kunnallisen opetustoimen asiakirjoista 17.11.2003 (KA321/43/03, pdf).

Päätös sisältää perusopetuksen, lukio-opetuksen sekä ammatillisen koulutuksen ja ammatillisen aikuiskoulutuksen pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Päätöksen sisältö on otettu huomioon myös Kuntaliiton julkaisemassa oppaassa Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset, osa 12 Opetustoimi (pdf).

Vanhempien asiakirjojen osalta on tarpeen huomioida Valtionarkiston 3.2.1989, 14.4.1989 ja 29.5.1989 tekemät päätökset kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä (osat 1 ja 3), jotka koskevat ennen 1.1.2002 kertyneitä asiakirjoja.

Lisäksi arkistolaitos on antanut 12.4.2010 päätöksen lakkautettujen kansakoulujen eräiden asiakirjojen hävittämisestä (AL/18425/07.01.01.03.01/2009). Arkistolaitoksen päätös koskee kaikkiin lakkautettuihin kansakouluihin kertyneitä ylempien viranomaisten (esim. kouluhallituksen ja kansakouluntarkastajien) yleis- ja kiertokirjeitä sekä eräitä muita saapuneita asiakirjoja ja koulussa laadittuja luetteloita. Päätöstä noudatetaan lakkautetuille kansakouluille 1.1.1920 alkaen kertyneisiin asiakirjoihin. Siltä osin kuin asiakirjaryhmää ei mainita tässä päätöksessä, noudatetaan kansakoulujen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä Valtionarkiston päätöstä 28.1.1974 (VA 12-30-74). 

Arkistolaitoksen ylioppilastutkintolautakuntaa koskevassa seulontapäätöksessä 30.3.2015 (AL/10969/07.01.01.03.01/2014) ylioppilastutkintorekisterin kaikki tiedot kevään 1967 tutkintokerrasta alkaen on määrätty pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa. Ylioppilastutkintorekisterin tutkintokertojen tiedot ajanjaksoilta 1967–1971 ja 1990–2005 säilytetään pysyvästi myös paperille tulostettuina tulosluetteloina. Sähköisen ylioppilastutkinnon koesuoritukset ja niiden arvostelumerkinnät on määrätty arkistoitaviksi digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston 11.1.2016 antamalla seulontapäätöksellä (AL/23411/07.01.01.03.01/2015). Lain 1058/1998 mukaan ylioppilastutkintorekisteri ei sisältänyt sähköisiä koesuorituksia. Ylioppilaskoe muuttui sähköiseksi vaiheittain vuosina 2016–2019.

On kuitenkin huomattava, että Kansallisarkisto määrää erikseen (seulontaesityksen perusteella) ennen 1.1.2022 muodostuneiden asiakirjatietojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä säilytysmuodosta.  

Onko yliopistojen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista yleispäätöstä?

Yliopistojen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ei ole olemassa kaikkia yliopistoja ja korkeakouluja koskevaa yleispäätöstä. Yleensä yliopistoille annetut seulontapäätökset ovat yliopistokohtaisia. Kaikkia yliopistoja koskevat kuitenkin seuraavat päätökset:

  • Kansallisarkiston päätös yliopistojen ja tiedekorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin vietyjen ja vietävien opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen sekä muiden tietojen pysyvästä säilytyksestä sekä yliopistojen ja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (Virta) vietyjen ja vietävien tietojen (kaikki tiedot) pysyvästä säilytyksestä 19.9.2016, AL/3004/07.01.01.03.01/2015. Päätöksessä määrättiin kaikki yliopistojen (ml. tiedekorkeakoulut) opiskelijatietojärjestelmiin viedyt ja vietävät tiedot pysyvään säilytykseen, vaikka vastaavat tiedot säilytetään korkeakoulujen (yliopistot ja ammattikorkeakoulut) valtakunnallisessa tietovarannossa.
  • Kansallisarkiston päätös yliopistojen ja korkeakoulujen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa, 5.10.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016).

Mitkä päätökset sisältävät ammattikorkeakoulujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat?

Arkistolaitoksen päätös kunnallisten opetustoimen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä 17.11.2003 (KA 321/43/2003) koski myös ammattikorkeakouluja. Arkistolaitoksen päätös 15.9.2017 (AL/20757/07.01.01.03.02/2016) koski laajasti ammattikorkeakouluissa kertyviä asiakirjoja ja tietoaineistoja, myös opiskelija- ja opintotietoja. Päätös mahdollisti alkujaan digitaalisten tietoaineistojen sähköisen arkistoinnin.

Kansallisarkisto on antanut myös yhden päätöksen, joka koskee opinnäytetöitä. Päätöksellä 18.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014, pdf) Kansallisarkisto määräsi pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Päätös kumosi aiemman ammattikorkeakoulujen opinnäytteitä koskevan seulontapäätöksen (17.11.2003 (KA/321/43/03).

Miten saan käyttööni Kansallisarkiston aiemmin antamat seulontapäätökset?

Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön Astia-verkkopalvelussa. Asiakirjat ovat haettavissa aineistokokonaisuuksista Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Lisätietoja asiakirjojen kuvailun rakenteesta ja käytöstä on erillisessä tiedotteessa.

Keskeiset vuoden 2006 jälkeen annetut valtionhallintoa ja kuntia koskevat seulontapäätökset ja määräykset on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla.

Yksittäisiä toimija- ja tietojärjestelmäkohtaisia seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@kansallisarkisto.fi).

Mikä on Suomen Kuntaliiton rooli kuntatoimijoiden seulontaesitysten tekemisessä?

Kuntaliitto ei vastaa tällä hetkellä (10/2021) kuntatoimijoiden arvonmääritystä koskevien seulontaesitysten tekemisestä Kansallisarkistolle.

Kansallisarkiston, Kuntaliiton ja Tiedonhallintalautakunnan tavoitteena on, että jatkossa Kansallisarkisto voisi määrätä mahdollisimman kattavasti julkishallinnon (ml. kuntasektori) arkistoitavista asiakirjatiedoista Tiedonhallintalautakunnan antamien säilytysaikasuositusten perusteella. Toimintamallin toimivuutta ei kuitenkaan ole vielä testattu käytännössä (10/2021).

Yksittäiset kunnat tekevät edelleen analogisten aineistojen säilytysmuotoa koskevat esitykset Kansallisarkistolle. Kuntatoimijat voivat yksin tai yhdessä muiden kuntatoimijoiden kanssa tehdä myös arvonmääritystä koskevia seulontaesityksiä Kansallisarkistolle. Päätökset valmistallaan yhteistyössä kuntatoimijoiden kanssa.

Miten saan käyttööni muut kuntia koskevat seulontapäätökset kuin toimialakohtaiset julkaisut vuodelta 1989 sekä 2000- ja 2010-luvuilta?

Pääosin Kansallisarkiston ja sen edeltäjien antamat seulontapäätökset sisältyvät edellä mainittuihin julkaisuihin, jotka ovat saatavilla myös digitaalisessa muodossa Suomen Kuntaliiton verkkosivuilla. Näihin julkaisuihin sisältymättömiä seulontapäätöksiä ja niiden perustelumuistioita voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@kansallisarkisto.fi). Näitä ovat esimerkiksi uusimmat toimialakohtaiset seulontapäätökset ja vuoden 1989 julkaisuihin sisältymättömät kansakoulujen ja kansanhuoltolautakuntien asiakirjoja koskevat seulontapäätökset.

Mistä voin pyytää neuvoa aiemmin annetun seulontapäätöksen soveltamisessa ja tulkinnassa?

Osoita päätösten soveltamista ja tulkintaa koskevat kysymykset Kansallisarkistoon (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi).

Mitkä ovat keskeiset kriteerit yksityisen toimijan julkisen tehtävän määrittelyssä?

Arkistolakia sovelletaan (1 § 1 mom. 6. kohta) yksityisiin toimijoihin niiden hoitaessa julkista tehtävää, josta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. Julkinen tehtävä määräytyy siis julkisuuslain soveltamisalan kautta. Näissä toimijoissa raja yksityisen ja julkisen toiminnan välillä on joissakin tapauksissa melko tulkinnanvarainen. Myöskään arkistolain soveltaminen näihin toimijoihin ei ole ollut mitenkään selkeää, monesti ratkaisut on tehty tapauskohtaisesti yhteistyössä toimijan kanssa. Peruskriteereitä soveltamisessa ovat tehtävän säädös- tai määräyspohjaisuus, julkisen vallan käyttö tehtävän hoitamisessa ja erikseen laissa tai asetuksessa säädetty julkisuuslain noudattaminen tehtävää hoidettaessa. Mikäli jokin tai kaikki näistä kriteereistä todentuu, tällöin voidaan tulkita, että ko. toimija on arkistolain soveltamisalan piirissä.

Mikäli yksityinen toimija on epävarma siitä, pitääkö sen tehdä seulontaesitys, asiaa kannattaa tiedustella Kansallisarkistolta.

Tarvitaanko seulontapäätös, kun sähköinen arkistointi käynnistyy?

Kuntamme asianhallinnassa ja palvelujen hallinnassa ollaan ottamassa käyttöön asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen arkistoinnin. Kansallisarkisto on tähän mennessä antanut säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä kaikkia kuntia koskien. Tulisiko organisaatiomme hakea Kansallisarkistolta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä, kun aineistoa ryhdytään pääsääntöisesti arkistoimaan sähköisessä muodossa?

Organisaationne ei tarvitse tehdä Kansallisarkistolle seulontaesitystä ja pyytää päätöstä asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) yksinomaan digitaalisessa muodossa. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.

Aiemmin Kansallisarkisto antoi määräajan voimassa olevia sähköisen säilyttämisen lupapäätöksiä, mutta tästä toimintatavasta luovuttiin vuoden 2017 aikana. Kansallisarkisto kumosi vuoden 2018 aikana aiemmin määräaikaisina annetut organisaatiokohtaiset päätökset ja antoi uudet, toistaiseksi voimassa olevat päätökset.

1.1.2022 voimaan tulleen Kansallisarkiston yleisen määräyksen mukaan julkishallinnon tiedot (1.1.2022 alkaen muodostuvat) arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan sähköisessä muodossa. Sama määräys kumosi kaikki aiemmin annetut seulontapäätökset niissä määriteltyjen tiedostomuotojen (formaatit) osalta. Jatkossa Kansallisarkisto määrittelee arkistoitavilta tietoaineistoilta edellytetyt tiedostomuodot formaattiohjeella tms. ohjeistuksella, tämä antaa enemmän vaihtoehtoja arkistoitavan tietoaineiston muodostamiselle.

Sähköistä säilyttämistä tarkastellessa on tärkeää ottaa huomioon se, että tietojen säilyttäminen on aina aktiivista ja suunnitelmallista toimintaa. Etukäteen tulisi suunnitella myös, miten tiedon säilyminen varmistetaan ja mitä toimenpiteitä esim. järjestelmän käytön päättyminen aikanaan edellyttää. Arkistoitavat ja mahdollisesti säilytysjärjestelmään tai pitkäaikaissäilytykseen siirrettävät tiedot tulee voida tunnistaa ja yksilöidä järjestelmästä yhtä lailla luotettavasti.

Tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat myös sähköistä säilyttämistä. Arkistoinnin ja säilyttämisen näkökulmasta on lisäksi varmistettava erityisesti tiedon ymmärrettävyys ja löydettävyys. On tärkeää, että tiedonhallinnan kuvaukset, tiedon kuvailu ja dokumentointi ja tiedon yhteydessä olevat metatiedot kuvaavat tiedon alkuperää, rakennetta, kontekstia, sisältöä, suhteita muuhun tietoon sekä käyttörajoituksia ja hallintaa elinkaaren kaikissa vaiheissa.

Tietoturvallisuudesta ohjeistaa tiedonhallintalautakunta.

Digitointi

Mitä kaikkea tulee huomioida arkistoitavan (pysyvästi säilytettävän) analogisen aineiston hävittämiseen tähtäävän taannehtivan digitoinnin yhteydessä?

Ensimmäiseksi kannattaa tehdä Kansallisarkistolle seulontaesitys digitoitujen analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta. Seulontaesityksen tekemiseen löytyvät ohjeet Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivuilta. Seulontaesitys tehdään seulontaesityslomakkeella ja tarvittaessa liitelomakkeella. Seulontaesityksen tekemiseen on syytä varata riittävästi aikaa ja lomakkeen luonnosversion täyttäminen kannattaa aloittaa jo työn alkuvaiheessa.

Seulontaesityksessä tehdään esitys paperimuotoisten asiakirjojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta (arviointi tehdään arvonmääritys- ja seulontapolitiikan liitteen kategoriat ja kriteerit perusteella). Seulontaesityksessä perustellaan, miksi pysyvään säilytykseen (arkistoitavat) määrätyt asiakirjat halutaan korvata digitaalisella aineistolla eli tietojen digitaalisilla ilmentymillä, ja miksi analogiset alkuperäiskappaleet halutaan hävittää.

Kansallisarkiston digitointivaatimusten lähtökohta on, että pysyvästi säilytettävien asiakirjojen digitointi toteutetaan menetelmillä, jotka eivät heikennä asiakirjan todistusvoimaisuutta, eheyttä ja autenttisuutta. Kansallisarkisto on laatinut kaksi eri määritystä erilaisten analogisten aineistojen digitointiin, joita on noudatettava, kun analoginen aineisto hävitetään digitoinnin jälkeen; Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019) ja Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020).

Määritysten tarkoituksena on varmistaa pysyvään säilytykseen määrättyjen eli arkistoivien asiakirjojen tietosisällön säilyminen ja niiden käytettävyys analogisen ilmentymän hävittämisen jälkeen. Määritykset toimivat myös määrityksinä siitä minkälainen digitointiprosessi ja sen lopputulos mahdollistaa analogisen aineiston hävittämisen. Samalla määrityksiä noudatettaessa varmistetaan se, että digitointiprosessin lopputuloksena syntyy digitaalista aineistoa, joka on tulevaisuudessa mahdollista siirtää Kansallisarkiston järjestelmiin. 

Sähköisen arkistoinnin palvelu

Yleistä palvelusta

Kuka voi siirtää aineistoa palvelun kautta Kansallisarkistoon?

Tällä hetkellä aineistojaan voivat siirtää valtion viranomaiset (ArkL 14 §). Tavoitteena on laajentaa palvelu myöhemmin myös kuntiin ja muuhun julkishallintoon. Palvelun laajentaminen liittyy keskeisesti uudistettavan arkistolain tavoitteisiin sekä tukee julkisen hallinnon strategiaa lisäämällä kuntien ja valtion välistä yhteistyötä.

Minkälaista aineistoa palveluun voi siirtää?

Aineiston tulee olla Kansallisarkiston arkistoitavaksi määräämää eli sillä tulee olla seulontapäätös. Lisätietoa arvonmäärityksestä. 

Viranomaisella tulee olla voimassa oleva siirtosopimus. Jokaiselle aineistolle ei tarvitse laatia omaa sopimusta, sillä sopimus on siirtäjäkohtainen. 

Aineisto voi olla julkista tai salassa pidettävää, mutta ei turvallisuusluokiteltua. Aineisto voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä sekä rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.

Palveluun voi siirtää syntydigitaalista aineistoa

Mitä tarkoitetaan säilyttämisellä, pysyvällä säilyttämisellä ja arkistoinnilla? Mitkä näiden väliset erot ovat?

Säilyttämisen käsite viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan. Tällä tarkoitetaan tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia, oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten.

Pysyvä säilyttäminen tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten, ei arkistointia.

Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Käsite arkistointi vastaa arkistolain käsitettä pysyvä säilytys.

Miten kauan säilytysvaihe kestää ja milloin arkistointivaihe alkaa?

Vastuu tämän määrittelystä on viranomaisella itsellään. Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, tiedonhallintayksikön pitää määrittää säilytysvaihe tiedonhallintalain 21 §:n mukaisesti.

Miten päätetään siirrosta ja sen laajuudesta: mistä viranomainen tietää, mitä sen tulee siirtää ja missä määrin? Mistä viranomainen tietää, tuleeko sen hakea aineistolle uusi tai tarkentava seulontapäätös?

Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksillä, mitä viranomaisen aineistoja arkistoidaan, mitä siirretään sähköisen arkistoinnin palveluun ja missä laajuudessa.

Sähköiset diaarit ja niitä vastaavat sähköiset asia- ja päätöshakemistot, jotka eivät täytä SÄHKE1- tai SÄHKE2-metatietomallien vaatimuksia, voidaan arkistoida yleispäätöksen AL 16465/07.01.01.03.02/2016 nojalla, jolloin niistä siirretään yleispäätöksen mukaisesti kaikki tiedot.

Erityisrekisterit ja tietokannat tarvitsevat seulontapäätöksen, jossa arkistoitavat tiedot on eritelty tietotasolla. Jos tietoaineistolla on seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi mutta arkistoitavia tietoja ei ole eritelty, tulee aineistolle hakea ennen siirtoa tarkentava seulontapäätös. Tarkentava seulontapäätös tulee hakea myös silloin, jos tietokannan tai rekisterin sisältö tai siihen liittyvä tehtävä on muuttunut arvonmäärityksen jälkeen. Katso ohjeet seulontapäätöksen tekemiselle arvonmääritys- ja seulontapalveluiden verkkosivuilta.

Milloin aineiston voi siirtää? Voiko aineiston siirtää, vaikka se on yhä säilytysvaiheessa tai viranomaisen käytössä?

Palveluun voi siirtää sopimusperusteisesti myös säilytysvaiheessa olevaa aineistoa.

Säilytysvaiheessa oleva aineisto voidaan siirtää esimerkiksi silloin, kun aineistolla on pitkä säilytysaika ennen arkistointia ja viranomaisella on aineistolla hyvin vähän käyttöä, tai esimerkiksi silloin, kun viranomaisella ei ole tietoaineistolle säilytysjärjestelmää.

Maksaako aineiston siirtäminen viranomaiselle jotakin? Millaisia muita kustannuksia siirrosta voi koitua?

Aineiston siirtäminen ja palvelussa säilyttäminen on siirtäjälle ilmaista, mutta siirtäjä vastaa aineiston siirtokuntoon saattamisen kuluista.

Aineiston kuvailu ja käyttörajoitukset 

Miksi aineistoa tarvitsee kuvailla?

Kuvailun avulla otetaan talteen tietoaineiston syntykonteksti, esimerkiksi missä järjestelmässä ja mitä käyttötarkoitusta varten tietoaineisto on syntynyt, ja muut aineiston käytettävyyden ja ymmärrettävyyden kannalta olennaiset tiedot. Kuvailun avulla varmistetaan myös, että aineisto saa tarvittavat käyttörajoitukset.

Arkistoaineiston käytettävyys (todistusvoimaisuus, saatavuus, ymmärrettävyys) perustuu laadukkaisiin luettelointi- ja kuvailutietoihin, jotka kertyvät tai jotka tuotetaan arkistoitavan aineiston elinkaaren aikana. Kuvailulla varmistetaan aineiston käytettävyys myös arkistoinnin jälkeen - siis myös arkistoidun aineiston uudelleen käytön näkökulmasta.

Millä tavoin siirrettävää aineistoa on kuvailtava?

Tietoaineiston kuvailu on hierarkkinen. Kysymme etukäteen keskeiset ylempää tasoa eli siirtoerää koskevat kuvailutiedot erillisellä metatietolomakkeella, josta viemme tiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon. Siirtäjä laatii alemman tason kuvailun, eli siirtopakettien kontekstimetatiedot, siirtokäyttöliittymässä ennen siirtoa. Sähköisen arkistoinnin palvelun ohjepankissa on ohjevideo metatietojen tuottamiseen siirtokäyttöliittymässä.

Miten aineiston käyttörajoitustiedot huomioidaan siirroissa?

Siirtäjä ilmoittaa aineistoa koskevat käyttörajoitukset osana siirtovalmistelua siirtosuunnitelmalla sekä metatietolomakkeella. Siirron ohjaaja tarkistaa näiden sisällöt ja tarvittaessa rajoitustiedot käydään vielä siirtäjän kanssa uudelleen läpi. Siirtäjä liittää tarvittavat käyttörajoitukset siirtopaketeille siirtokäyttöliittymässä, ja siirron hyväksymisen jälkeen käyttörajoitukset periytyvät asianmukaisesti Astia-verkkopalveluun.

Siirrettävän aineiston rakenne 

Missä tiedostoformaatissa aineiston tulee olla?

Siirrettävän tiedoston tulee olla ehjä ja validi sekä Kansallisarkiston hyväksymässä tiedostoformaatissa. Tekstitiedostossa (esim. CSV tai xml) käytetyn merkistön tulee olla muotoa ISO 8859-15, UTF-8, UTF-16 tai UTF-32. Luettelo vastaanotettavista tiedostoformaateista sekä muut tiedostoja koskevat vaatimukset löytyvät tästä ohjeesta.

Pitääkö siirrettävä tiedosto konvertoida arkistointia varten toiseen muotoon, esimerkiksi PDF/A-tiedostoksi? Vaikuttaako tiedostomuodon muutos aineistoon (ja sen todistusvoimaisuuteen)?

Sähköisen arkistoinnin palveluun otetaan lähtökohtaisesti mieluummin vastaan alkuperäisessä muodossaan olevat tiedostot silloin, kun tiedosto on siirtokelpoisten listassa (pdf). Emme enää suosittele konvertoimaan siirtokelpoista tiedostoa toiseen muotoon arkistointia varten mm. siksi, että konvertointeihin sisältyy aina riski tiedon häviämisestä ja asiakirjan käytettävyyden heikkenemisestä (esim. excel ja sen PDF/A-konversio).

Missä siirtorakenteessa tietoaineistoja vastaanotetaan? 

Tällä hetkellä siirtorakenteita on kolme, rakenteiset tietoaineistot, digitoidut tietoaineistot ja SÄHKE2-tietoaineistot. Loppuvuodesta 2022 julkaistaan uusi siirtorakenne muut digitaaliset tietoaineistot.

Rakenteiset tietoaineistot -siirtorakenteessa voi siirtää rakenteista dataa - xml-, json- tai csv-formaatissa olevaa aineistoa. Rakenteinen data voi olla diaariaineistoa tai muuta rekisteriaineistoa, tietokannoista tuotettuja datakoosteita tai esimerkiksi tilastoaineistoa. Katso ohje Rakenteiset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf).

SÄHKE2-siirtorakenne on tarkoitettu Kansallisarkiston SÄHKE2-tietomallin mukaiselle aineistolle, lähinnä siis asianhallintajärjestelmissä muodostuneille aineistoille. Katso ohje SÄHKE2-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf).

Digitoidut tietoaineistot -siirtorakenteessa voi siirtää Kansallisarkiston hävittämiseen tähtäävien digitointivaatimusten KA/3357/07.01.02.04.02/2019 ja KA/15780/07.01.02.04.02/2020 mukaan digitoituja tietoaineistoja. Katso ohje Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf).

Muut digitaaliset tietoaineistot -siirtorakenteessa voi siirtää toimisto-ohjelmistoformaatteja (Excel, pdf, Word jne.) ja AV-formaatteja, ääntä ja elävää kuvaa samassa siirtopaketissa. Katso ohje Muut digitaaliset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf).

Eroavatko eri aineistomuotojen siirrot toisistaan jollain tavalla?

SÄHKE2-siirtopaketin metatiedot tulevat pitkälti siirtopakettiin sisältyvästä xml-tiedostosta ja niitä täydennetään siirtokäyttöliittymässä. Muiden aineistojen siirroissa siirtäjä muodostaa siirtopaketit ohjeiden mukaisesti ja laatii siirtopakettien kontekstimetatiedot siirtokäyttöliittymässä.

Mikä on siirtoerä tai siirtopaketti? Voiko siirtää useita paketteja/kuinka monta pakettia voi siirtää? Onko mahdollista siirtää koko aineisto yhdessä paketissa?

Siirtoerä on siirrettävästä tietoaineistosta muodostettu yksittäinen siirrettävä looginen kokonaisuus. Tietoaineisto voi jakautua yhteen tai useampaan siirtoerään.

Siirtoerä voidaan jakaa edelleen yhteen tai useampaan pienempään kokonaisuuteen, siirtopakettiin. Käytännössä ei ole mielekästä pilkkoa siirtoerää perusteettomasti suureksi määräksi siirtopaketteja

Siirtopaketti sisältää arkistoitavan aineiston valitun siirtorakenteen mukaisessa muodossa ja rakenteessa.

Siirrettävä aineisto tulee olla paketoituna TAR-tiedostoksi, TAR-tiedoston saa lisäksi pakata häviöttömään GZIP- tai BZIP2-muotoon. Tämä tiedosto on siirtopaketti.

SÄHKE2-aineistossa aineisto ja siirtopaketti on sama asia: aineisto siirretään yksi paketti kerrallaan. Muissa siirtorakenteissa aineiston jako paketteihin tarkentuu siirron suunnittelun yhteydessä.

Millä perusteella aineisto jaetaan siirtoeriin ja -paketteihin? Tehdäänkö jako esimerkiksi vuosittain, tehtäväryhmittäin tai osastoittain?

Tietoaineiston voi jakaa siirtoeräksi ja -paketiksi esimerkiksi aineiston ajallisen rajauksen, julkisuuden tai sisällön, kuten tehtäväluokan tai asiaryhmän perusteella.

Minkälaista dokumentaatiota tulee sisällyttää siirrettävän tietoaineiston oheisdokumentaatioon?

Oheisdokumentaatioon tulee sisällyttää aineiston käyttöä ja ymmärrettävyyttä tukevaa dokumentaatiota. Oheisdokumentaatio kannattaa tuottaa aineistosta alkuperäisen käyttötarkoituksen aikana laaditun dokumentaation pohjalta. Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen -dokumentissa on listattu pysyvästi säilytettävän sähköisen aineiston mukana säilytettävä dokumentaatio. Esimerkkejä oheisdokumentaatiosta:

  • diaarikaavat
  • aineistossa käytetyt koodistot ja niiden arvojoukot
  • tietoaineiston rakenteen kuvaus; mistä datakoosteista aineisto muodostuu esimerkiksi taulukkomuodossa
  • datakoosteiden sisäisen rakenteen kuvaus; esim. CSV-tiedoston sarakkeiden ja kenttien kuvaus
  • relaatiot; datakoosteiden väliset suhteet

Aineiston siirtämisen aikataulu

Miten nopeasti prosessi etenee: miten nopeasti varsinainen siirtoprosessi alkaa siirtosuunnitelman ja -sopimuksen valmistuttua ja miten pian siirron jälkeen aineistot ovat käytettävissä?

Aikataulu on keskeiseltä osin siirtäjänsä itsensä määrittelemä, sillä varsinainen aineiston siirto perustuu siirtäjän omaan toimintaan. Siirtopakettien muodostaminen voidaan aloittaa, vaikka sopimuksen viimeistely olisi vielä kesken, mikäli aineisto on näyteaineistojen perusteella validia ja siirrettävät tiedot ovat tiedossa. Siirtäjä voi nopeuttaa siirtoprosessia suorittamalla useita siirron vaiheita samanaikaisesti. Kansallisarkiston puolesta siirto voidaan tehdä hyvin nopeasti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Siirtäjän kannattaa kuitenkin olla yhteydessä sähköisen arkistoinnin palveluun hyvissä ajoin, mielellään puoli vuotta ennen suunniteltua siirron ajankohtaa, etenkin jos siirtäjä ei ole siirtänyt aineistoja aikaisemmin sähköisen arkistoinnin palveluun. Siirtäjän kannattaa myös varmistaa, että siirrettäväksi suunnitellulla tietoaineistolla on seulontapäätös, jossa otetaan kantaa tietotasolla arkistoitaviin tietoihin, sillä arvonmääritys on siirrosta erillinen prosessinsa.

Aineistot ovat käytettävissä Astia-verkkopalvelussa parin päivän viiveellä siirtämisestä.

Siirron jälkeen

Huolehtiiko Kansallisarkisto siirrettyyn aineistoon liittyvästä tietopalvelusta?

Siirtäjä huolehtii aineiston tietopalvelusta sen säilytysvaiheessa. Arkistoinnin vaiheessa tietopalveluvastuu siirtyy Kansallisarkistolle.

Pitääkö viranomaisen hävittää oma aineistonsa siirron onnistumisen jälkeen? Milloin ja miten hävittäminen tulee tehdä?

Viranomainen voi pääsääntöisesti hävittää Kansallisarkistoon siirretyt aineistot sen jälkeen, kun ne ovat hyväksytysti haettavissa Astia- verkkopalvelusta. Kannattaa kuitenkin huomioida aineiston elinkaarenvaihe:

  • Säilyttämisen vaiheen aineistojen osalta viranomainen toimii edelleen rekisterinpitäjänä, ja pääsääntöisesti myös näiden aineistojen tietopalvelu tapahtuu viranomaisen itsensä toimesta. Aineiston käyttökappaleet tulevat viranomaisen haettaviksi Astia-verkkopalveluun, mutta sopimusperustaisesti siirtäjä voi säilyttää kappaleita aineiston säilytysvaiheen ajan.  Aikanaan aineiston käyttökappaleet ovat viranomaisen haettavissa Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelusta, mutta käytännössä useat viranomaiset ovat tietopalvelun vuoksi toistaiseksi säilyttäneet käyttökappaleita itsellään.
  • Arkistoinnin vaiheen aineistojen osalta rekisterinpitäjän toimii Kansallisarkisto, ja näiden aineistojen osalta Kansallisarkisto vastaa myös tietopalvelusta. Siten viranomaisen tulee hävittää arkistoinnin vaiheessa olevat aineistot, kun ne ovat hyväksytysti haettavissa Astia- verkkopalvelusta. Tiedonhallintalautakunnan suositus tietoaineistojen säilytysajasta selventää tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämisen, tuhoamisen ja arkistoinnin käsitteitä.

Miten aineistot ovat käytettävissä siirron jälkeen?

Aineistot kuvailutietoineen tulevat käytettäväksi Kansallisarkiston Astia-verkkopalveluun käyttörajoitustensa mukaisesti. Julkiset aineistot, joihin ei sisälly henkilötietoa, ovat Astiassa vapaasti käytettävissä. Salassa pidettävää henkilötietoa ja muuta käyttörajoitettavaa tietoa sisältävät aineistot vaativat erillistä käyttölupaa. Metatietovarantoon viedyt kuvailutiedot ovat aina julkisia.

Kuka suorittaa siirron: viranomainen itse vai Sähköisen arkistoinnin palvelu?

Siirron suorittaa viranomainen itse siirtokäyttöliittymässä. Sähköisen arkistoinnin palvelu tukee siirrossa tarvittaessa.

Mihin voi ottaa yhteyttä siirron ongelmatilanteissa?

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä sähköisen arkistoinnin palveluun: digitaalisetsiirrot@kansallisarkisto.fi