Usein kysyttyjä kysymyksiä

Arkistoinnin edellytykset

Arvonmääritys ja seulonta 

Digitointi


Arkistoinnin edellytykset

Onko Kansallisarkistosta saatavissa apua tiedonohjaussuunnitelman (TOS) tai arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimiseen?

Kansallisarkisto antaa neuvontaa ja ohjausta viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen kysymyksissä. Laajan tai paljon työtä vaativan yksityiskohtaisen ohjauksen antaminen yksittäiselle organisaatiolle ei ole kuitenkaan mahdollista.

On hyvä huomata, että AMS:lla ja TOS:lla on hieman erilainen käyttötarkoitus ja tietosisältö. Lue lisää Arkistonhallinnan kuvauksista.

Kotisivuillamme on myös eri aikoina annettuja määräyksiä, ohjeita ja oppaita, joiden kautta aiheeseen voi tutustua. Verkko-oppaistamme  löytyy muun muassa AMS-opas ja Sähköisen AMS:n laadintaopas sekä SÄHKE2-määräys. JHS-suosituksista kannattaa tutustua suositukseen JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne.

Kunnat voivat lisäksi hyödyntää Kuntien yhteistä tehtäväluokitusta (word). Suosittelemme kunnille mahdollisuuksien mukaan myös yhteistyötä jonkin toisen kunnan kanssa.

Tiedonhallintalautakunta on antanut tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia, joista kannattaa erityisesti huomioida Suositus tiedonhallintamallista (pdf).

Onko digiaikana fyysisellä arkistotilalla vielä merkitystä?

Digiaikana myös fyysisellä arkistotilalla on merkitystä, jos viranomaisen hallussa on arkistoitavia tai pitkään säilytettäviä analogisia asiakirjoja. Arkistotiloja rakennettaessa ja kunnostaessa tulee noudattaa Kansallisarkiston määräystä ja ohjeita arkistotiloista (1.3.2013, pdf). Myös arkistokaappien, joissa säilytetään arkistoitavia, eli pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, tulee täyttää arkistotilamääräykset.

Miten sähköisen allekirjoituksen tiedot arkistoidaan pysyvästi?

Sähköistä allekirjoitusta koskevat tiedot arkistoidaan ensisijaisesti metatietoina. Riittävien metatietojen talteen ottaminen on tarpeen varmistaa erityisesti silloin, kun käytetään kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, joka tuottaa allekirjoitustiedot itse PDF-tiedostoon.

Metatiedon tuottaminen on tärkeää siksi, ettei itse asiakirjassa olevien allekirjoitustietojen (lukuun ottamatta tekstiä asiakirjan pinnassa) säilyminen pitkäaikaissäilytyksessä ole varmaa. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen yhtenä tarkoituksena on estää tiedoston muuttuminen. Pitkäaikaissäilytyksessä tiedostoja on kuitenkin jossain vaiheessa migroitava eli muunnettava toiseen muotoon, jolloin sähköisen allekirjoituksen eheys voi rikkoutua tai se voi estää migraation. Lisäksi on huomattava, että allekirjoitusten varmennetietoja säilytetään varmennepalveluissa vain määräajan.  

Sähköisestä allekirjoituksesta tulisi tuottaa metatietoa arkistoitavan asiakirjan metatietokortille (kuka allekirjoitti ja milloin). Lisäksi allekirjoitustapahtumasta olisi hyvä tuottaa allekirjoitustapahtumaa dokumentoiva toimenpidetieto.

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu ohjeistaa Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevista vaatimuksista. Tämä ohjeistus on hyvä ottaa huomioon myös sähköisiä allekirjoituksia sisältävien arkistoitavien tiedostojen kohdalla. Tutustu formaattien hallintaa koskeviin kohtiin myös verkkosivujemme Digitaaliset aineistot -osiossa.

Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen missä tilanteissa asiakirja on allekirjoitettava ja mikä on juridisessa mielessä riittävä allekirjoitustekniikka. 

Tarvitseeko sähköistä arkistointia varten hakea lupaa Kansallisarkistolta?

Kansallisarkistolta ei tarvitse hakea erillistä päätöstä arkistoitavien syntysähköisten asiakirjojen säilyttämiseksi sähköisessä muodossa tai lupaa siirtyä sähköiseen arkistointiin. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.

Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman määräyksen mukaan (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, KA/15906/07.01.01.00/2021) asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa. Poikkeuksena ovat ne sähköiseen muotoon muutetut kulttuurihistoriallisesti arvokkaat analogiset asiakirjat, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella.

1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon. Digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia vaatimuksia, jotta asiakirjojen säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Mikä on SÄHKE2-määräyksen asema tällä hetkellä?

Kansallisarkiston SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, AL/9815/07.01.01.00/2008) astui voimaan 1.1.2009. Määräys on annettu arkistolain (831/1994) ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) nojalla. Sen voimassaolo Kansallisarkiston määräyksenä päättyy vuoden 2022 aikana.

Kansallisarkisto ei enää kehitä SÄHKE2:ta sellaisenaan. Sen sisältö ja käytännöt ovat kuitenkin edelleen viranomaisten sovellettavissa arkistoinnin ja asiakirjahallinnan suunnittelussa ja toteutuksessa.

Viranomaisen täytyy asianhallinnassa noudattaa laissa säädettyjä vaatimuksia asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnille (kirjaamiselle) ja metatiedoille. SÄHKE2-metatietomalliin on pääosin päivitetty lainsäädännössä vuoden 2009 jälkeen tapahtuneet muutokset.

SÄHKE2:ssa on huomioitu lisäksi tiedon elinkaareen, järjestelmän toiminnallisuuksiin, erilaisten tiedostoversioiden hallintaan sekä siirtotoiminnallisuuksiin liittyviä näkökulmia ja periaatteita, jotka ovat hyödyksi niin asianhallintajärjestelmän kuin muidenkin tietojärjestelmien kehittämisessä.

SÄHKE2-määritykset eivät ota kantaa siihen, miten toiminnallisuudet järjestelmässä toteutetaan. Olennaista on tulkita määrityksiä siten, että niiden käyttö ja soveltaminen tukevat sekä lainsäädännöstä nousevien tiedonhallinnan vaatimusten toteuttamista, operatiivista toimintaa että tiedon todistusvoimaisuutta, eheyttä ja säilymistä myös arkistoinnin näkökulmasta.

SÄHKE2 on tuettu siirtorakenne, kun arkistoitavia tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudatetaan aina Kansallisarkiston voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista. Lue lisää Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilta.

Kiwa Inspectan SÄHKE2–tietojärjestelmäsertifiointi

Pitääkö arkistoitavat asiakirjat muuntaa PDF/A-muotoon?

Tietoaineiston elinkaaren aikana tehtävät muunnokset voivat vaarantaa tiedon säilymisen teknisesti tai sisällöllisesti eheänä.  Ylimääräisiä tiedostomuunnoksia on hyvä välttää, eikä tiedostoja ole arkistoinnin vuoksi tarpeen muuntaa rutiininomaisesti esimerkiksi PDF/A-tiedostomuotoon.

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilla on Kansallisarkistoon vastaanotettavien formaattien päivittyvä luettelo. Listausta voi hyödyntää, vaikka organisaation aineistoja ei oltaisikaan juuri nyt siirtämässä Kansallisarkistoon. Tällä hetkellä esimerkiksi monet tavallisimmat toimistoformaatit ovat Kansallisarkistoon vastaanotettavien tiedostomuotojen joukossa.

Kun harkittuja tiedostomuunnoksia joudutaan tekemään, niiden laatua tulisi aina valvoa tarkasti. Mahdollisen arkistoversion (esimerkiksi PDF/A-versio) rinnalla on aina suositeltavaa säilyttää alkuperäinen tiedostomuoto. Se voi käytettävyyden lisäksi olla tietosisällön, pitkäaikaissäilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta arkistointivaiheessa paras vaihtoehto.

Lue lisää arkistoitavien tietoaineistojen formaattien hallinnasta ja PDF/A-formaatista 


Arvonmääritys ja seulonta

Mitkä päätökset sisältävät perusopetuksen ja toisen asteen pysyvästi säilytettävät asiakirjat?

Kuntien opetustoimessa noudatetaan edelleen arkistolaitoksen seulontapäätöstä pysyvästi säilytettävistä kunnallisen opetustoimen asiakirjoista 17.11.2003 (KA321/43/03, pdf).

Päätös sisältää perusopetuksen, lukio-opetuksen sekä ammatillisen koulutuksen ja ammatillisen aikuiskoulutuksen pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Päätöksen sisältö on otettu huomioon myös Kuntaliiton julkaisemassa oppaassa Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset, osa 12 Opetustoimi (pdf).

Vanhempien asiakirjojen osalta on tarpeen huomioida Valtionarkiston 3.2.1989, 14.4.1989 ja 29.5.1989 tekemät päätökset kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä (osat 1 ja 3), jotka koskevat ennen 1.1.2002 kertyneitä asiakirjoja.

Lisäksi arkistolaitos on antanut 12.4.2010 päätöksen lakkautettujen kansakoulujen eräiden asiakirjojen hävittämisestä (AL/18425/07.01.01.03.01/2009). Arkistolaitoksen päätös koskee kaikkiin lakkautettuihin kansakouluihin kertyneitä ylempien viranomaisten (esim. kouluhallituksen ja kansakouluntarkastajien) yleis- ja kiertokirjeitä sekä eräitä muita saapuneita asiakirjoja ja koulussa laadittuja luetteloita. Päätöstä noudatetaan lakkautetuille kansakouluille 1.1.1920 alkaen kertyneisiin asiakirjoihin. Siltä osin kuin asiakirjaryhmää ei mainita tässä päätöksessä, noudatetaan kansakoulujen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä Valtionarkiston päätöstä 28.1.1974 (VA 12-30-74). 

Arkistolaitoksen ylioppilastutkintolautakuntaa koskevassa seulontapäätöksessä 30.3.2015 (AL/10969/07.01.01.03.01/2014) ylioppilastutkintorekisterin kaikki tiedot kevään 1967 tutkintokerrasta alkaen on määrätty pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa. Ylioppilastutkintorekisterin tutkintokertojen tiedot ajanjaksoilta 1967–1971 ja 1990–2005 säilytetään pysyvästi myös paperille tulostettuina tulosluetteloina. Sähköisen ylioppilastutkinnon koesuoritukset ja niiden arvostelumerkinnät on määrätty arkistoitaviksi digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston 11.1.2016 antamalla seulontapäätöksellä (AL/23411/07.01.01.03.01/2015). Lain 1058/1998 mukaan ylioppilastutkintorekisteri ei sisältänyt sähköisiä koesuorituksia. Ylioppilaskoe muuttui sähköiseksi vaiheittain vuosina 2016–2019.

On kuitenkin huomattava, että Kansallisarkisto määrää erikseen (seulontaesityksen perusteella) ennen 1.1.2022 muodostuneiden asiakirjatietojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä säilytysmuodosta.  

Onko yliopistojen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista yleispäätöstä?

Yliopistojen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ei ole olemassa kaikkia yliopistoja ja korkeakouluja koskevaa yleispäätöstä. Yleensä yliopistoille annetut seulontapäätökset ovat yliopistokohtaisia. Kaikkia yliopistoja koskevat kuitenkin seuraavat päätökset:

  • Kansallisarkiston päätös yliopistojen ja tiedekorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin vietyjen ja vietävien opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen sekä muiden tietojen pysyvästä säilytyksestä sekä yliopistojen ja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (Virta) vietyjen ja vietävien tietojen (kaikki tiedot) pysyvästä säilytyksestä 19.9.2016, AL/3004/07.01.01.03.01/2015. Päätöksessä määrättiin kaikki yliopistojen (ml. tiedekorkeakoulut) opiskelijatietojärjestelmiin viedyt ja vietävät tiedot pysyvään säilytykseen, vaikka vastaavat tiedot säilytetään korkeakoulujen (yliopistot ja ammattikorkeakoulut) valtakunnallisessa tietovarannossa.
  • Kansallisarkiston päätös yliopistojen ja korkeakoulujen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa, 5.10.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016).

Mitkä päätökset sisältävät ammattikorkeakoulujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat?

Arkistolaitoksen päätös kunnallisten opetustoimen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä 17.11.2003 (KA 321/43/2003) koski myös ammattikorkeakouluja. Arkistolaitoksen päätös 15.9.2017 (AL/20757/07.01.01.03.02/2016) koski laajasti ammattikorkeakouluissa kertyviä asiakirjoja ja tietoaineistoja, myös opiskelija- ja opintotietoja. Päätös mahdollisti alkujaan digitaalisten tietoaineistojen sähköisen arkistoinnin.

Kansallisarkisto on antanut myös yhden päätöksen, joka koskee opinnäytetöitä. Päätöksellä 18.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014, pdf) Kansallisarkisto määräsi pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Päätös kumosi aiemman ammattikorkeakoulujen opinnäytteitä koskevan seulontapäätöksen (17.11.2003 (KA/321/43/03).

Miten saan käyttööni Kansallisarkiston aiemmin antamat seulontapäätökset?

Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön Astia-verkkopalvelussa. Asiakirjat ovat haettavissa aineistokokonaisuuksista Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Lisätietoja asiakirjojen kuvailun rakenteesta ja käytöstä on erillisessä tiedotteessa.

Keskeiset vuoden 2006 jälkeen annetut valtionhallintoa ja kuntia koskevat seulontapäätökset ja määräykset on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla.

Yksittäisiä toimija- ja tietojärjestelmäkohtaisia seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@kansallisarkisto.fi).

Mikä on Suomen Kuntaliiton rooli kuntatoimijoiden seulontaesitysten tekemisessä?

Kuntaliitto ei vastaa tällä hetkellä (10/2021) kuntatoimijoiden arvonmääritystä koskevien seulontaesitysten tekemisestä Kansallisarkistolle.

Kansallisarkiston, Kuntaliiton ja Tiedonhallintalautakunnan tavoitteena on, että jatkossa Kansallisarkisto voisi määrätä mahdollisimman kattavasti julkishallinnon (ml. kuntasektori) arkistoitavista asiakirjatiedoista Tiedonhallintalautakunnan antamien säilytysaikasuositusten perusteella. Toimintamallin toimivuutta ei kuitenkaan ole vielä testattu käytännössä (10/2021).

Yksittäiset kunnat tekevät edelleen analogisten aineistojen säilytysmuotoa koskevat esitykset Kansallisarkistolle. Kuntatoimijat voivat yksin tai yhdessä muiden kuntatoimijoiden kanssa tehdä myös arvonmääritystä koskevia seulontaesityksiä Kansallisarkistolle. Päätökset valmistallaan yhteistyössä kuntatoimijoiden kanssa.

Miten saan käyttööni muut kuntia koskevat seulontapäätökset kuin toimialakohtaiset julkaisut vuodelta 1989 sekä 2000- ja 2010-luvuilta?

Pääosin Kansallisarkiston ja sen edeltäjien antamat seulontapäätökset sisältyvät edellä mainittuihin julkaisuihin, jotka ovat saatavilla myös digitaalisessa muodossa Suomen Kuntaliiton verkkosivuilla. Näihin julkaisuihin sisältymättömiä seulontapäätöksiä ja niiden perustelumuistioita voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta (kirjaamo@kansallisarkisto.fi). Näitä ovat esimerkiksi uusimmat toimialakohtaiset seulontapäätökset ja vuoden 1989 julkaisuihin sisältymättömät kansakoulujen ja kansanhuoltolautakuntien asiakirjoja koskevat seulontapäätökset.

Mistä voin pyytää neuvoa aiemmin annetun seulontapäätöksen soveltamisessa ja tulkinnassa?

Osoita päätösten soveltamista ja tulkintaa koskevat kysymykset Kansallisarkistoon (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi).

Mitkä ovat keskeiset kriteerit yksityisen toimijan julkisen tehtävän määrittelyssä?

Arkistolakia sovelletaan (1 § 1 mom. 6. kohta) yksityisiin toimijoihin niiden hoitaessa julkista tehtävää, josta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. Julkinen tehtävä määräytyy siis julkisuuslain soveltamisalan kautta. Näissä toimijoissa raja yksityisen ja julkisen toiminnan välillä on joissakin tapauksissa melko tulkinnanvarainen. Myöskään arkistolain soveltaminen näihin toimijoihin ei ole ollut mitenkään selkeää, monesti ratkaisut on tehty tapauskohtaisesti yhteistyössä toimijan kanssa. Peruskriteereitä soveltamisessa ovat tehtävän säädös- tai määräyspohjaisuus, julkisen vallan käyttö tehtävän hoitamisessa ja erikseen laissa tai asetuksessa säädetty julkisuuslain noudattaminen tehtävää hoidettaessa. Mikäli jokin tai kaikki näistä kriteereistä todentuu, tällöin voidaan tulkita, että ko. toimija on arkistolain soveltamisalan piirissä.

Mikäli yksityinen toimija on epävarma siitä, pitääkö sen tehdä seulontaesitys, asiaa kannattaa tiedustella Kansallisarkistolta.

Tarvitaanko seulontapäätös, kun sähköinen arkistointi käynnistyy?

Kuntamme asianhallinnassa ja palvelujen hallinnassa ollaan ottamassa käyttöön asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen arkistoinnin. Kansallisarkisto on tähän mennessä antanut säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä kaikkia kuntia koskien. Tulisiko organisaatiomme hakea Kansallisarkistolta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä, kun aineistoa ryhdytään pääsääntöisesti arkistoimaan sähköisessä muodossa?

Organisaationne ei tarvitse tehdä Kansallisarkistolle seulontaesitystä ja pyytää päätöstä asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) yksinomaan digitaalisessa muodossa. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.

Aiemmin Kansallisarkisto antoi määräajan voimassa olevia sähköisen säilyttämisen lupapäätöksiä, mutta tästä toimintatavasta luovuttiin vuoden 2017 aikana. Kansallisarkisto kumosi vuoden 2018 aikana aiemmin määräaikaisina annetut organisaatiokohtaiset päätökset ja antoi uudet, toistaiseksi voimassa olevat päätökset.

Kansallisarkiston tavoitteena on antaa 1.1.2022 voimaan tuleva yleinen määräys, jolla määrättäisiin julkishallinnon tiedot (1.1.2022 alkaen muodostuvat) pääsääntöisesti arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa. Tavoitteena, että samassa määräyksessä kumotaan myös kaikki aiemmin annetut seulontapäätökset niissä määriteltyjen tiedostomuotojen (formaatit) osalta. Jatkossa Kansallisarkisto määrittelee arkistoitavilta tietoaineistoilta edellytetyt tiedostomuodot formaattiohjeella tms. ohjeistuksella, tämä antaa enemmän vaihtoehtoja arkistoitavan tietoaineiston muodostamiselle.

Kansallisarkiston SÄHKE2-normissa on huomioitu tiedon elinkaarta, metatietoja ja metatietojen tuottamista sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta. SÄHKE2 ohjaa arkistoinnin lisäksi asianhallintaa, joka tiedonhallintalain myötä on siirtynyt ensisijaisesti tiedonhallintalautakunnan tehtäväksi. Asianhallinnan metatietojen osalta kannattaa tutustua tiedonhallintalautakunnan suositukseen asiankäsittelyn metatiedoista. SÄHKE2-määräyksen sisältöä arvioidaan parhaillaan uudestaan Kansallisarkistossa, ja osa sen sisällöstä muutetaan ohjeeksi. Esimerkiksi tiedonohjausta ei voida enää pitää velvoittavana vaatimuksena, vaan metatietoja voi tuottaa muillakin tavoin.

Sinänsä SÄHKE2-mukaiset järjestelmät ja tiedonohjaus luovat edelleen turvallisen perustan sähköiselle säilyttämiselle. Laajemmin sähköistä säilyttämistä tarkastellessa on tärkeää ottaa huomioon se, että tietojen säilyttäminen on aina aktiivista ja suunnitelmallista toimintaa. Etukäteen tulisi suunnitella myös, miten tiedon säilyminen varmistetaan ja mitä toimenpiteitä esim. järjestelmän käytön päättyminen aikanaan edellyttää. Arkistoitavat ja mahdollisesti säilytysjärjestelmään tai pitkäaikaissäilytykseen siirrettävät tiedot tulee voida tunnistaa ja yksilöidä järjestelmästä yhtä lailla luotettavasti.

Tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat myös sähköistä säilyttämistä. Arkistoinnin ja säilyttämisen näkökulmasta on lisäksi varmistettava erityisesti tiedon ymmärrettävyys ja löydettävyys. On tärkeää, että tiedonhallinnan kuvaukset, tiedon kuvailu ja dokumentointi ja tiedon yhteydessä olevat metatiedot kuvaavat tiedon alkuperää, rakennetta, kontekstia, sisältöä, suhteita muuhun tietoon sekä käyttörajoituksia ja hallintaa elinkaaren kaikissa vaiheissa.

Tietoturvallisuudesta ohjeistaa tiedonhallintalautakunta.


Digitointi

Mitä kaikkea tulee huomioida arkistoitavan (pysyvästi säilytettävän) analogisen aineiston hävittämiseen tähtäävän taannehtivan digitoinnin yhteydessä?

Ensimmäiseksi kannattaa tehdä Kansallisarkistolle seulontaesitys digitoitujen analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta. Seulontaesityksen tekemiseen löytyvät ohjeet Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivuilta. Seulontaesitys tehdään seulontaesityslomakkeella ja tarvittaessa liitelomakkeella. Seulontaesityksen tekemiseen on syytä varata riittävästi aikaa ja lomakkeen luonnosversion täyttäminen kannattaa aloittaa jo työn alkuvaiheessa.

Seulontaesityksessä tehdään esitys paperimuotoisten asiakirjojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta (arviointi tehdään arvonmääritys- ja seulontapolitiikan liitteen kategoriat ja kriteerit perusteella). Seulontaesityksessä perustellaan, miksi pysyvään säilytykseen (arkistoitavat) määrätyt asiakirjat halutaan korvata digitaalisella aineistolla eli tietojen digitaalisilla ilmentymillä, ja miksi analogiset alkuperäiskappaleet halutaan hävittää.

Kansallisarkiston digitointivaatimusten lähtökohta on, että pysyvästi säilytettävien asiakirjojen digitointi toteutetaan menetelmillä, jotka eivät heikennä asiakirjan todistusvoimaisuutta, eheyttä ja autenttisuutta. Kansallisarkisto on laatinut kaksi eri määritystä erilaisten analogisten aineistojen digitointiin, joita on noudatettava, kun analoginen aineisto hävitetään digitoinnin jälkeen; Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019) ja Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020).

Määritysten tarkoituksena on varmistaa pysyvään säilytykseen määrättyjen eli arkistoivien asiakirjojen tietosisällön säilyminen ja niiden käytettävyys analogisen ilmentymän hävittämisen jälkeen. Määritykset toimivat myös määrityksinä siitä minkälainen digitointiprosessi ja sen lopputulos mahdollistaa analogisen aineiston hävittämisen. Samalla määrityksiä noudatettaessa varmistetaan se, että digitointiprosessin lopputuloksena syntyy digitaalista aineistoa, joka on tulevaisuudessa mahdollista siirtää Kansallisarkiston järjestelmiin.