Nyheter

13.04.2021

Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden

Coronapandemin (covid-19) har avsevärda konsekvenser för samhället och samhällsutvecklingen. Informationsmaterial och handlingar som samlas under pandemitiden är ur samhällelig synvinkel så betydelsefulla, att de ska tas tillvara i stor omfattning för att vi i framtiden ska kunna få en helhetsbild av hanterandet av krisen och hur den inverkade på samhället. Det är viktigt även för aktörerna inom den offentliga förvaltningen att information från pandemitiden tas tillvara. Även Internationella arkivrådet (International Council of Archives), som är underställt Unesco, har betonat betydelsen av arkiv, kulturarvet i dokumentform och god dokumenthantering under pandemitiden.

Riksarkivet har genom sina gallringsbeslut fastställt att de informationsmaterial och handlingar inom den offentliga förvaltningen som har ett stort arkivvärde ska arkiveras. I dessa ingår relativt heltäckande information som skapas inom verksamhet som är central med hänsyn till coronapandemin.

Riksarkivet anser det dock vara nödvändigt att bedöma om informationsmaterial och handlingar som under normala förhållanden förvaras en viss tid har informationsinnehåll som är värdefulla med tanke på forskning kring coronapandemin och annan användning. Samtidigt kartläggs de verksamheter och informationsmaterial inom vilka det samlas uppgifter om pandemin och pandemitiden, men för vilka man inte tidigare har fastställt ett bevarandevärde.

Aktörerna inom den offentliga förvaltningen och Riksarkivet bedömer i samarbete behovet av att utvidga arkiveringen. Riksarkivet ger aktörerna anvisningar om bedömningen och de därpå följande arbetsskedena i anvisningen Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden (KA/2429/07.01.01.00/2021) (pdf). Bedömningen genomförs i april–september 2021.

Riksarkivet informerar på sin webbplats om hur bedömningsarbetet framskrider under Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden.

Under undantagsperioder kan information inom den offentliga förvaltningen arkiveras i en större omfattning än under normala förhållanden

Från pandemitiden kan man arkivera (varaktig förvaring enligt 8 § 3 mom. i arkivlagen 831/1994) mer informationsmaterial och handlingar i enlighet med Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (kriteriegrupp 2: Omvärld) (pdf). Vid bedömningen är det fråga om en omvärdering av det tidigare bevarandevärdet enligt kontinuitetsmodellen och fastställande av bevarandevärde för information som skapas inom ny verksamhet.

Bedömningen gäller informationsmaterial och handlingar som enligt Riksarkivets gallringsbeslut ska förvaras en viss tid, men som till avvikelse från gallringsbeslutet ska arkiveras från pandemitiden för forskning och annan användning. Aktören kan också helt eller delvis sakna gallringsbeslut för dokumentinformation som anknyter till verksamhet, inom vilken det samlas information om pandemin och pandemitiden.

Bedömningen gäller i stor utsträckning aktörer inom den offentliga förvaltningen, arkivbildare. Målgruppen omfattar statsförvaltningens myndigheter, kommunerna och samkommunerna samt andra aktörer som sköter offentliga uppgifter.

Eftersom Riksarkivet inte kan överlåta till andra myndigheter sin befogenhet enligt arkivlagen att bestämma om handlingar som ska arkiveras, kan myndigheterna inte på egen hand utvidga arkiveringen av dokumentinformation från pandemitiden. För arkivering av information från pandemitiden som enligt Riksarkivets gallringsbeslut ska förvaras en viss tid eller för vilken bevarandevärde inte har fastställts krävs ett gallringsbeslut av Riksarkivet.

Fastställande av bevarandevärde för information om pandemin genomförs stegvis i samarbete

Riksarkivet och andra aktörer inom den offentliga förvaltningen genomför i samarbete en bevarandeanalys av informationsmaterial och handlingar som samlas in under pandemin. Uppgiftshelheten är indelad i fem faser. Faserna och tidsplanen presenteras i tabell 1 nedan. Riksarkivet preciserar tidsplanerna för faserna 4 och 5 under fas 3 efter att svaren från webbenkäten har analyserats. Anvisningar till aktörerna om besvarandet av webbenkäten ges i september 2021.

Tabell 1: Uppgiftshelhetens faser och tidsplan.

Uppgiftens fas Tidtabell

Fas 1:
Riksarkivet informerar och instruerar aktörerna om att utvidga arkiveringen

Aktörerna inom den offentliga förvaltningen bedömer behovet av att utvidga arkiveringen.

4–9/2021

Fas 2:
Riksarkivet genomför en webbenkät för aktörerna.

10–12/2021

Fas 3:
Analys av enkätsvaren, information och anvisningar vid Riksarkivet.

1/2022

Fas 4:
Utarbetande av gallringsframställan hos aktörer som beslutat att utvidga arkiveringen.

2–12/2022

 

Obs! En preliminär bedömning som inte binder aktörerna. Riksarkivet preciserar tidsplanen efter analysen av enkätsvaren.

Fas 5:
Beredning av gallringsbeslut och utfärdande av beslut i Riksarkivet.

Uppskattningsvis 1–6/2023
En mer detaljerad tidsplan bestäms på basis av att de gallringsframställningar som aktörerna lämnat in blir anhängiga. Riksarkivets mål är att meddela beslutet 6 månader efter att framställningen blivit anhängig.

Riksarkivet styr bedömningsarbetet och informerar om hur arbetet framskrider

Riksarkivets rådgivnings- och styrningstjänst för myndigheter ger vid behov ytterligare anvisningar och råd i bedömningsarbetet. Förfrågningar om ytterligare information kan skickas per e-post till viranomaisohjaus@arkisto.fi.

Riksarkivet har samlat anvisningar för bedömningsuppgiften och annan dokumentation på sin webbplats under Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden. På webbplatsen finns information om hur arbetet framskrider. Under bedömningsarbetet publiceras också svar på vanliga frågor på webbplatsen.