Nyheter

17.10.2022

Riksarkivet meddelar gallringsbeslut om informationsmaterial rörande allmän förvaltningsverksamhet

Riksarkivet har i samarbete med informationshanteringsnämnden definierat den offentliga förvaltningens gemensamma verksamhetsprocesser och uppdragshelheter, inom vilka den varaktiga förvaringen (arkiveringen) av handlingar och informationsmaterial kan bestämmas på basis av rekommendationen om förvaringstider och dess bilagor. Riksarkivet utfärdar bestämmelserna i gallringsbeslut.  

Riksarkivets mål är att på basis av rekommendationen om förvaringstider fastställa varaktig förvaring av de handlingar och informationsmaterial som bildas inom de verksamhetsprocesser och uppdragshelheter som anges i tabell 1:  

Tabell 1: Verksamhetsprocesser, inom vilka skapas handlingar och informationsmaterial som Riksarkivet beslutar om utifrån rekommendationen.

Verksamhetsprocess  Tilläggsuppgifter
Personalförvaltning Riksarkivet bereder beslut utifrån rekommendationen om förvaringstider. 
Upphandling Riksarkivet bereder beslut utifrån rekommendationen om förvaringstider.  
Ekonomiförvaltning Informationshanteringsnämndens sektionen för fastställande av förvaringstider bereder bilagorna till rekommendationen. 
Allmänna förvaltningsärenden Informationshanteringsnämndens sektionen för fastställande av förvaringstider bereder bilagorna till rekommendationen.
Kommunikation Informationshanteringsnämndens sektionen för fastställande av förvaringstider bereder bilagorna till rekommendationen.

Riksarkivet kommer i fortsättningen också att bedöma om det efter publiceringen av bilagorna till rekommendationen om förvaringstider för de verksamheter som nämns i tabellen är möjligt att föreskriva varaktig förvaring av de handlingar och informationsmaterial som ingår i bilagorna utifrån beskrivningarna i bilagorna. 

Riksarkivet bedömer att endast de verksamhetsprocesser och uppdrag som nämns i tabell 1 är allmänna och gemensamma för hela den offentliga förvaltningen. De verksamhetsprocesser och uppdrag som inte upptas i tabell 1 är substansverksamheter och gäller inte alla aktörer inom den offentliga förvaltningen. Riksarkivet och dess föregångare har krävt att ett gallringsförslag lämnas in för fastställande av varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom substansverksamheter. Bevarandeanalysen av handlingar och informationsmaterial som bildas inom substansverksamhet ska basera sig på de verksamheter, informationsmaterial och handlingar som beskrivs i informationshanteringsmodellerna och i informationsstyrningsplanerna eller arkivbildningsplanerna. Dessutom ska bevarandeanalysen fokusera övergripande också på ursprungligen digitala informationsmaterial, såsom registerdata, som skapas i olika informationssystem. 

Riksarkivet fastställer arkivering av uppgifter som bildas inom substansverksamhet och substansverksamhetsprocesser i enlighet med en vedertagen verksamhetsmodell. Ett gallringsförslag kan till exempel lämnas in av en enskild aktör (ett ämbetsverk), en aktör som äger en process med flera aktörer, en aktör som ansvarar för informationshanteringen inom en myndighetsgrupp eller av ett ministerium som ansvarar för styrningen av informationshanteringen inom ett förvaltningsområde. 

Riksarkivet informerade tidigare (meddelande 25.8.2022) att man fastställer arkivering av handlingar och informationsmaterial som skapas inom den offentliga förvaltningens personförvaltning och upphandlingsverksamhet på basis av informationshanteringsnämndens rekommendation om förvaringstider. 

Riksarkivet informerar om gallringsbeslut som utfärdats på basis av rekommendationer om förvaringstider under Aktuellt för myndigheter på sin webbplats. Begäran om tilläggsuppgifter kan skickas per e-post till Riksarkivets rådgivnings- och styrningstjänst på viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi.