Hur förvaras och digitaliseras material?

Vi förvarar analoga material i särskilda utrymmen där temperaturen och luftfuktigheten är kontrollerade. Digitaliserade material lagras säkert på flera platser för att bevara informationen.

Analoga material förvaras i särskilda förvaringsutrymmen, det vill säga magasin, där temperatur, fuktighet och belysning kontrolleras. Gamla och skadade handlingar konserveras för att deras fysiska skick ska bevaras så länge som möjligt.

Ursprungligen digitala och digitaliserade material sparas för användning i Riksarkivets Astia-webbtjänst. Digitala material skyddas mot dataintrång, virus och andra informationssäkerhetshot. Regelbundna säkerhetskopior av materialet görs, och dessa förvaras på flera olika platser för att förhindra dataförlust.

Digitalisering innebär att material i analog form omvandlas till digitalt material. I början av digitaliseringsprocessen beslutas vilka handlingar som ska digitaliseras baserat på deras historiska betydelse och användbarhet. Handlingarna restaureras och rengörs innan digitalisering för att resultatet ska bli så högkvalitativt som möjligt.

Handlingarna skannas med högupplösta skannrar. Detta säkerställer att de digitala kopiorna är exakta och detaljerade. För digitalt material läggs metadata till, såsom handlingens skapandedatum, upphovsman och annan väsentlig information. Digitala filer lagras i filformat som är lämpliga för långtidsförvaring.

Det digitaliserade materialet görs tillgängligt för allmänheten i Riksarkivets Astia-webbtjänst. Användare kan söka och bläddra i digitaliserade material med hjälp av sökverktyg. Efter skanningen sköts både hanteringen av digitaliserat analogt material och kvaliteten, lagringen, bevarandet och ibruktagandet av de filer och uppgifter som producerats vid digitaliseringen.

I Riksarkivet utförs också massdigitalisering, vilket innebär digitalisering av stora materialmängder och förstöring av pappershandlingar. Vid digitaliseringen försvinner inte informationsinnehållet i handlingarna. Endast den form i vilken handlingarna förvaras kommer att förändras från pappersform till digitalt format. Vi förstör inte historiskt värdefullt analogt material, utan nyare handlingar som uppstår inom den statliga förvaltningen.

Målet med massdigitalisering är att främja bättre användbarhet av dokumentinformation, stödja myndigheternas övergång till en helt digital verksamhetsmiljö samt spara på arkivkostnader.

Se video om massdigitaliseringstjänsten (på finska)