Hur kommer material till Riksarkivet?

Olika myndigheter samlar in uppgifter om oss till sina register, som arkiveras för framtida generationer. Enligt arkiveringslagen överför myndigheterna sina arkiverade dokumentmaterial till Riksarkivet.

När vi studerar vid läroanstalter, köper eller säljer fastigheter, flyttar, sköter ärenden i domstolar eller mottar eller lämnar arv lämnar vi anteckningar för framtida släktingar eller forskare att hitta.

Numera samlas mycket information också på internet och på de sociala medieplattformar vi använder.

I Riksarkivet kan material vara analoga eller digitala.

Ursprungligen digitala material har skapats i digital form och finns inte i fysisk pappersform. Exempel på ursprungligen digitalt material är e-postmeddelanden, fotografier tagna med mobiltelefon, ordbehandlingsdokument och webbplatser.

Det mest använda analoga materialet är digitaliserat. Vid slutet av år 2023 fanns det över 200 miljoner digitaliserade sidor.
Material hamnar i Riksarkivet via värdebestämning, gallring och beskrivning.

Med arkivering avses varaktig förvaring av information samt att säkerställa dess tillgänglighet och användbarhet. Arkivering görs inte för all information, utan avgränsningarna baseras på Riksarkivets gallringsbeslut och lagstiftning.

Vilka material finns i Riksarkivet?

I Riksarkivet bevaras särskilt statligt producerat material. Handlingar från statens centrala förvaltning, ministerier och centrala myndigheter samt högre domstolar finns i Helsingfors. Handlingar från krets- och lokalförvaltningens myndigheter finns däremot på Riksarkivets verksamhetsställen runt om i Finland.

Våra äldsta enhetliga material är fogderäkenskaper, domböcker och lantmäterikartor från den svenska tiden. Våra mest använda material är däremot kyrkböcker, varav de som är äldre än 100 år finns tillgängliga i Astia-webbtjänsten.

Även material från det tidigare Krigsarkivet finns i Riksarkivet. Bland krigsmaterialen är stamkort och militärjournaler viktiga källor till exempel för släktforskare.

Vi tar emot privata samfunds- och personarkiv av nationell betydelse, liksom privat material som dokumenterar samhällsfenomen och det civila samhället.
Hjälp med användning av material hittar du i Arkivens Port där det finns guider för användning av olika material samt arkivbranschens terminologi.

Vilken information förvaras och vilken inte?

Materialets arkiveringsvärde bestäms genom värdebestämning. Målet är att definiera vilka dokumentuppgifter som ska arkiveras och vilka som ska förvaras under en viss tid.
Gallring är verkställande av värdebestämningen. Gallring omfattar att besluta om förvaringsform för handlingar som ska arkiveras och förvaras under en bestämd tid, bedöma den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde, skilja mellan arkiverade handlingar och handlingar som ska bevaras under en bestämd tid samt förstöra handlingar efter förvaringstidens slut.

Efter gallringen beskrivs materialet. Beskrivning används för att dokumentera materialets uppkomstkontext, såsom dess uppkomstplats och användningsändamål, samt annan information som är viktig för användbarhet och begriplighet.

Högkvalitativa katalogiserings- och beskrivningsuppgifter säkerställer arkivmaterialets användbarhet, beviskraft, tillgänglighet och begriplighet. Beskrivning är också viktig vid forskningsanvändning efter arkivering. De beskrivningsuppgifter som förts in i Riksarkivets metadatabas är alltid offentliga och får inte innehålla personuppgifter.