Vad är ett arkiv?

Utan att vi kanske tänker på det har vi alla ett eget arkiv som består av till exempel e-postmeddelanden, fotografier, skolbetyg och dagböcker.

Arkiv kan vara 1) ett utrymme där material förvaras, 2) en organisation för tillfällig eller varaktig förvaring av information eller 3) material från en enskild aktör.

Arkiv kan innehålla till exempel myndighetshandlingar, fotografier och brev. Vissa arkiv fokuserar på ett specifikt tema eller en person, medan nationella arkiv bevarar olika slags material, till exempel om statliga myndigheters verksamhet.

Materialen kan vara analoga, det vill säga fysiskt existerande, eller digitala.

I arkivbyggnader är materialet ordnat så att informationen är lätt att söka, och materialet förvaras skyddat från fukt och ljus. Digitala material hanteras å andra sidan med omfattande datasäkerhet och flera lagringsplatser.

Är ett arkiv ett slags bibliotek?

•    Ett arkiv är inte ett bibliotek. Böckerna i ett bibliotek är vanligtvis sekundära informationskällor, medan de material som bevaras i arkiv erbjuder förstahandsinformation eller bevis om historiska händelser.
•    Böckerna i ett bibliotek är vanligtvis ordnade efter författare och ämne, medan arkivens uppgifter är ordnade efter den person eller organisation som har skapat dem.
•    I ett bibliotek kan man vanligtvis själv välja material från hyllan, medan man i ett arkiv väljer önskat material ur en katalog och personalen lämnar det för granskning.

Vad är Riksarkivet?

Riksarkivet är ett ämbetsverk vars lagstadgade uppdrag är att säkerställa att handlingar som hör till Finlands kulturarv förvaras och finns tillgängliga samt att främja användningen av dem i forskningssyfte.

Riksarkivet är Finlands största arkiv och fungerar som sakkunnigmyndighet för arkivväsendet. Riksarkivet har verksamhetsställen i Helsingfors, Åbo, Tavastehus, Jyväskylä, Joensuu, S:t Michel, Vasa, Uleåborg och Enare.

Vad gör man i Riksarkivet?

Riksarkivet styr organisationer inom den offentliga förvaltningen i arkiveringsprocesser och beslutar vilka material som ska arkiveras permanent. Dessutom tar det emot material, utvecklar deras beskrivning och ansvarar för hanteringen av metadata.

Riksarkivet erbjuder tjänster som möjliggör användning av digitala material samt upprätthåller forskarsalar för granskning av materialen. Behandling av begäran om information och assistans till informationssökande är en viktig del av Riksarkivets arbete.

Riksarkivet ansvarar för bevarandet av och tillgängligheten för material, och därför sker digitalisering av material i stor utsträckning. Digitalisering av fysiska material är en betydande uppgift för att materialen ska vara lättare tillgängliga och skyddade mot tidens tand. Riksarkivet ansvarar också för konservering av material.

Digitaliserade material blir synliga för alla i Astia-webbjänsten. I Riksarkivet utvecklas den digitala forskningsprocessen ytterligare, bland annat genom textigenkänning.
Dessutom deltar Riksarkivet i forskningsprojekt på statlig nivå och sköter heraldiska uppgifter, det vill säga ger utlåtanden om statliga, kommunala och kyrkliga emblem till myndigheter samt till organisationer och privatpersoner.