Databas för arkiverings- och gallringsbeslut. 

I beslutet definieras, med stöd av Informationsförvaltningsnämndens rekommendation om förvaringstider, de handlingar och informationsmaterial som bildas inom den offentliga förvaltningens ekonomiförvaltning, förvaltningsärenden och informationshantering och som ska förvaras varaktigt (arkiveras) respektive under en viss tid.

Bilagorna har separata flikar med finska och svenska versioner.

I beslutet föreskrivs om varaktig förvaring av och förvaringsform för handlingar och informationsmaterial
som bildas hos arkivbildare (aktörer inom den offentliga förvaltningen som avses i 1 § 1 mom. 1–6 punkter i arkivlagen) inom personalförvaltningens och upphandlingsverksamhetens allmänna verksamhetsprocesser eller uppgifter.

Bilagorna till beslutet har utarbetats med stöd av Informationshanteringsnämndens 5.7.2022 publicerade rekommendation om förvaringstider. 
Bilagorna har separata flikar med finska och svenska versioner.

Beslutet gäller varaktigt bevarande i digital form av uppgifter i de IT-system för studenturval och utbildningsutbud som nämns i Utbildningsstyrelsens gallringsförslag.

Riksarkivet har den 8.12.2023 meddelat ett allmänt beslut om bevarandeform (KA/15927/28.02.01/2023), i vilket bestäms om bevarandeformen för den offentliga förvaltningens digitaliserade och handlingar som ska digitaliseras och som ska förvaras varaktigt, samt om bedömningen av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde och om varaktig förvaring av uppgifter om bedömningen. Beslutet gäller alla arkivbildare som avses i 1 § 1 mom. 1–6 punkterna i arkivlagen (831/1994) samt deras analoga handlingar och retroaktivt digitaliserade handlingar.

Beslutet är inriktat på handlingar som tillkommit före 1.1.2022 och syftar till att möjliggöra arkivering av varaktigt förvarade handlingar i digital form i så stor utsträckning som möjligt. I fortsättningen arkiveras digitaliserade handlingar enbart i digital form, med undantag av sådana handlingar vars analoga bevarandeform är kulturhistoriskt värdefull.

Beslutet gäller varaktigt bevarande och bevarandeform av Studentexamensnämndens handlingar.
Alla uppgifter i Studentexamensregistret från och med vårterminen 1967 ska bevaras varaktigt i digital form.

Beslutet gäller varaktigt bevarande i digital form av examensprestationer, bedömningsanteckningar, de studerandes erhållna betyg och poängantal från Studentexamensnämndens digitala studentexamen.

Beslutet gäller handlingar som hör till den kommunala småbarnspedagogiken. Gallringsbeslutet tillämpas på privata serviceproducenter när småbarnspedagogiken ordnas på uppdrag av kommunen (köptjänster, servicesedel m.m.). Om småbarnspedagogiken inte ordnas på uppdrag av kommunen, är det fråga om privat verksamhet och inte en offentlig förvaltningsuppgift. Ställningstagandet grundar sig på arkivlagen och offentlighetslagen samt på lagen om småbarnspedagogik (40 §) och dess förarbeten.

Beslutet avser enbart avslutade uppgifter enligt den 2018 upphävda lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning, vilka inte omfattas av Riksarkivets gallringsbeslut från 2003 för utbildningsväsendet (KA/321/43/03) och till vilka Riksarkivet tidigare inte har tagit ställning.

Beslutet gäller varaktigt bevarande av de dokument och uppgifter som ingår i Utbildningsstyrelsens databas Varda för förskoleverksamhet från och med den 1.1.2019.

Beslutet gäller varaktigt bevarande av de dokument och uppgifter som ingår i Utbildningsstyrelsens nationella databas för undervisning och utbildning (KOSKI och eHOKS) från och med den 1.1.2017.

• Riksarkivets beslut den 16.2.2009 (AL/14372/07.01.01.03.01/2008) om varaktigt bevarande av patienthandlingar gäller för handlingar som upprättats eller inkommit den 1.5.1999 och därefter inom kommunal och privat sjukvård samt hälsovård inom kriminalvården. Med detta beslut ersattes Riksarkivet sitt beslut den 22.12.2000 (KA S 20/00) om varaktigt bevarande av patienthandlingar.
• Bevaringstider för patienthandlingar som samlats in före den 1.5.1999 eller som avser personer som avlidit före den 1.5.1999 inom kommunal och privat sjukvård samt hälsovård inom kriminalvården bestäms enligt Statsarkivets den 14.4.1989 fattade beslut om gallring av kommunala handlingar (Del 2, Hälsovårdshandlingar).
• Riksarkivets beslut den 16.2.2009 (AL/14372/07.01.01.03.01/2008) grundar sig på en bilaga till det förslag till förordning om patienthandlingar som Social- och hälsovårdsministeriet sände till Riksarkivet den 12.2.2009. Social- och hälsovårdsministeriets förordning bekräftades senare den 30.3.2009 (298/2009). Som bilaga till förordningen finns en förteckning över patienthandlingar och deras bevaringstider. I början av bilagan finns en uppräkning av de patienthandlingar och -uppgifter som enligt Riksarkivets beslut den 16.2.2009 ska bevaras varaktigt. Övriga handlingar och uppgifter ska bevaras under en begränsad tid. Ministeriet har genom sin förordning fastställt tidsgränserna.
• Riksarkivet har särskilt föreskrivit om varaktigt bevarande av upprättade och inkomna patienthandlingar inom Försvarsmaktens hälsovård från och med år 1920.

Beslutet gäller varaktig förvaring av journalhandlingar inom den offentliga hälso- och sjukvården. Journalhandlingarna utgör den till antalet största enskilda handlingsgruppen inom den offentliga förvaltningen. Digitala journalhandlingar finns både i organisationernas egna system och lagrade i Kanta-tjänsterna. Beslutet ersättas flera tidigare beslut som gäller journalhandlingar och patientuppgifter.

Beslutet preciserar Riksarkivets tidigare beslut om varaktigt bevarande av yrkeshögskolornas och yrkesutbildningsinstitutionernas examensarbeten och motsvarande handlingar. Med detta beslut ersättas de bestämmelser som ingår i Riksarkivets beslut den 17.11.2003 (KA 321/43/03, Varaktigt bevarande av kommunala utbildningsväsendets handlingar) och som avser varaktigt och tidsbegränsat bevarande av studenternas examensarbeten från och med starten av yrkeshögskolornas experimentverksamhet (391/1991) och tillståndspliktiga verksamhet (255/1995).

• Arkivverkets nyare allmänna gallringsbeslut (som utfärdats fr.o.m. år 2000) gäller från den tidpunkt som anges i varje beslut. På äldre handlingar som skall förvaras varaktigt tillämpas nedan nämnda Riksarkivets allmänna gallringsbeslut som utfärdats år 1989.

• Del 1. Den allmänna förvaltningens, ekonomiförvaltningens och personalförvaltningens handlingar

  • Den allmänna förvaltningens, ekonomiförvaltningens och personalförvaltningens handlingar (s. 1-13, pdf)

  • Den allmänna förvaltningen (s. 13-37, pdf)

  • Ekonomiförvaltningen (s. 15-43, pdf)

  • Personalförvaltningen (s. 77-94, pdf)

  • Utfärdat i Helsingfors den 14 april 1989. (gallringsfrister är fastställda den 2 december 1988).

• Del 2. Hälsovårdens handlingar (pdf)

  • Utfärdat i Helsingfors den 14 april 1989. (gallringsfrister är fastställda den 2 december 1988).

• Del 3. Bildningsväsendets handlingar (pdf)

  • Utfärdat i Helsingfors den 29 maj 1989 (gallringsfrister är fastställda den 3 februari 1989 och den 29 maj 1989).

• Del 4. Den tekniska förvaltningens handlingar

  • Den tekniska förvaltningens handlingar (s. 1-32, pdf)

  • Kommunal affärsverksamhet (s. 33-57, pdf)

  • Utfärdat i Helsingfors den 8. juni 1989 (gallringsfrister är fastställda den 3 februari 1989).

• Del 5. Socialvårdens och förmyndarväsendets handlingar

  • Socialvårdens och förmyndarväsendets handlingar (s. 1-30, pdf)

  • Socialvårdens och förmyndarväsendets handlingar (s. 31-55, pdf)

  • Utfärdat i Helsingfors den 1 september 1989 (gallringsfrister är fastställda den 13 april 1989).

• Del 6. Handlingar som hänför sig till kommunala funktioner

  • Handlingar som hänför sig till kommunala funktioner (s. 1-33, pdf)

  • Handlingar som hänför sig till kommunala funktioner (s. 34-67, pdf)​​​​​​​

  • Utfärdat i Helsingfors den 1 november 1989 (gallringsfrister är fastställda den 1 september 1989 och den 1 november 1989).

Beslutet gäller gallring av vissa handlingar från nedlagda folkskolor.

I anslutning till Arkivverkets beslut har förvaringstider och rekommendationer för kommunala organisationers handlingar publicerats i publikationen Kommunala handlingars förvaringstider – Föreskrifter och rekommendationer.Elinkeinotoimi, kuluttajaneuvonta, talous- ja velkaneuvonta, kotitalous- ja käsityöneuvonta 8 och 9 (1.1.2002). Syftet med rekommendationerna är att hjälpa arkivbildarna att fastställa hur länge sådana handlingar och uppgifter ska förvaras som Arkivverket inte har föreskrivit om varaktig förvaring. Föreskrifterna grundar sig på Arkivverkets beslut om kommunala handlingar som ska förvaras varaktigt. Arkivverkets föreskrifter om varaktig förvaring av kommunala handlingar trädde i kraft 1.1.2002.

I anslutning till arkivverkets beslut har kommunala organisationers föreskrifter och rekommendationer om förvaringstider publicerats i publikationen Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat - Määräykset ja suositukset. Sivistystoimi 13 (1.1.2002). Syftet med rekommendationerna är att hjälpa arkivbildarna att fastställa hur länge sådana handlingar och uppgifter ska förvaras som arkivverket inte har föreskrivit ska förvaras varaktigt. Föreskifterna grundar sig på arkivverkets beslut om att kommunala handlingar ska förvaras varaktigt. Arkivverkets beslut om varaktig förvaring av kommunala handlingar trädde i kraft den 1 januari 2002. 

​​​

I anslutning till arkivverkets beslut har kommunala organisationers föreskrifter och rekommendationer om förvaringstider publicerats i publikationen Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat - Määräykset ja suositukset. Sivistystoimi 12 (1.1.2002). Syftet med rekommendationerna är att hjälpa arkivbildarna att fastställa hur länge sådana handlingar och uppgifter ska förvaras som arkivverket inte har föreskrivit ska förvaras varaktigt. Föreskifterna grundar sig på arkivverkets beslut om att kommunala handlingar ska förvaras varaktigt. Arkivverkets beslut om varaktig förvaring av kommunala handlingar trädde i kraft den 1 januari 2002. 

​​​

Beslutet gäller varaktig förvaring av handlingar inom kommunernas miljövård som ska bevaras. Beslutet kan tillämpas på handlingar som uppkommer i kommunernas uppgifter enligt kemikalielagen och säkerhetslagen. Beslutet kompletterar Riksarkivets beslut 10.2.2003 (KA 346/43/02) om varaktigt bevarande av handlingar som uppkommer i kommunala myndigheters och organens miljö- och hälsovårdsuppgifter. 

Beslutet gäller varaktig förvaring av handlingar inom kommunernas miljöskydd. Beslutet kompletterar Riksarkivets beslut 14.10.2002 (KA 204/43/02) om varaktig förvaring av kommunala handlingar som gäller miljöskydd och grundar sig på kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering.