Instruktionsbank

Kvaliteten på skyddsmaterialen påverkar bevarandet av analoga dokument. Vid skydd av det dokumentära kulturarvet med varaktig bevarande ska cellulosbaserade skyddsmaterial som uppfyller de kriterier som anges i anvisningen användas.
Skyddsmaterialen indelas i primär- och sekundärskydd. Som bilaga till anvisningen finns en förteckning över de sekundärskydd som Riksarkivet använder.

Observera att anvisningen publicerades när den upphävda arkivlagen (831/1994) var i kraft. Anvisningen kan dock fortfarande tillämpas inom arkiveringsverksamheten, men dess innehåll överensstämmer inte till alla delar med arkiveringslagen (529/2026) som trädde i kraft 2026.

Denna rekommendation gäller arkivmetadata för informationsmaterial inom offentlig förvaltning. Den är avsedd att användas vid utveckling av informationshanteringsprocesser och -lösningar för behandling av informationsmaterial som ska arkiveras.

Rekommendationen ger en allmän och utvidgningsbar referensram för arkivbeskrivning. De grundläggande metadata som specificeras är en förutsättning för informationsmaterialets användbarhet i en arkivalisk verksamhets- och användningskontext och hjälper berörda att beakta arkiveringskraven och -behoven under livscykeln för information.

Specifikationen av grundläggande metadata bygger på den internationella RiC-CM-konceptmodellen för arkivbeskrivning, som bl.a. utgår från ISO 23081-standarden för metadata inom dokumentförvaltning. RiC-CM-specifikationerna tar hänsyn till beskrivningar enligt tidigare internationella standarder, och grundläggande arkivmetadata kan även samordnas med beskrivningar som utgått från 1997 års beskrivnings- och katalogiseringsregler.

Syftet med detta policydokument är att beskriva mål, metoder och kriterier för fastställande av be varandevärde och gallring samt kriterierna för bestämning av vilket av det informationsmaterial som samlas hos myndigheter och privata aktörer som utför offentliga uppgifter som ska arkiveras. Dokumentets mål är också att säkerställa kontinuiteten och konsekvensen i fastställandet av beva randevärde och gallringen. Dokumentet gäller inte fastställande av förvaringstiderna för dokument information som ska förvaras en viss tid. 

I början av coronapandemin år 2020 konstaterades vid Riksarkivet att den globala pandemin var en exceptionell händelse som uppfyllde kriteriet för fastställande av bevarandevärde och gallring enligt Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (5.2 omvärld). Pandemins konsekvenser för samhället var så omfattande att de informationsmaterial och handlingar som uppkom under pandemin bör tas till vara på heltäckande sätt, för att det i framtiden ska finnas en samlad bild av hur krisen hanterades och dess följder. 

Utvärderingen av behovet av att utvidga arkivering av uppgifter från pandemitiden inleddes under senare delen av 2021 genom en webbenkät, i vilken aktörer inom den offentliga förvaltningen ombads ange om de hade behov av att utvidga arkiveringen av pandemirelaterade uppgifter. Utifrån enkäten bedömde Riksarkivet att det inte fanns skäl att utfärda ett allmänt beslut som skulle omfatta statliga myndigheter och inrättningar, kommunet och samkommuner. Riksarkivet anvisade att de aktörer som beslöt att utvidga arkivering skulle lämna in en gallringsframställning till Riksarkivet. Riksarkivet fattade sammanlagt 31 gallringsbeslut som utvidgade arkivering av uppgifter från coronapandemin under perioden 13.5.2022-13.8.2024. 

I promemorian behandlas varaktig förvaring av patienthandlingar med stöd av givna gallringsbeslut och presenteras de principer och utgångspunkter som har styrt berandet. 

I instruktionerna beskrivs de tjänster som Riksarkivets Astia-webtjänsten erbjuder till överlämnare samt de förutsättningar som gäller för implementering och andra villkor som rör användningen.

• Riksarkivets bestämmelse om behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information (AL 9815/07.01.01.00/2008) är en omfattande sammanställning av metadata och krav som gäller elektronisk dokumenthantering och arkivering samt en anvisning om hur de ska samordnas. 

• SÄHKE2 som trädde i kraft 2009 har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och uppdateras inte längre. 

• Innehållet i SÄHKE2 kan fortfarande utnyttjas vid planering och genomförande av arkivering. Utnyttjandet stöds av Riksarkivets rekommendation om utnyttjande av SÄHKE2-metadatamodellen (KA/12266/07.01.01.00/2022) som innehåller tillämpningsanvisningar för SÄHKE2-metadata och metadatamodellen (SÄHKE2-metadatamodellen, version 1.3, 18.3.2020). Rekommendationen behandlar definitionerna i SÄHKE2, särskilt med tanke på arkivering av information, och innehåller kommentarer om metadatamodellen i SÄHKE2 med synpunkter som hänför sig till ändringar i lagstiftningen.

• I och med informationshanteringslagen (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019)Länk till en annan webbplats, Öppnas i en ny flik är styrningen av ärendehanteringen i första hand Informationshanteringsnämndens uppgift. Metadata för ärendehantering specificeras i Informationshanteringsnämndens rekommendation om metadata för ärendehantering.

• I rekommendationen har beaktats de skyldigheter enligt 21, 25, 26 och 27 § i informationshanteringslagen som gäller definitionen av behovet att förvara informationsmaterial samt registrering och uppgifter i ärenderegister.

• Specifikationerna i SÄHKE2 är oberoende av informationssystem och tar inte ställning till tekniska lösningar eller systemarkitekturer. Användaren definierar hur innehållet i SÄHKE2 används.  

• Överensstämmelsen med SÄHKE2 är en stödd struktur för överföring till Riksarkivets Tjänst för digital arkivering. Vid överföring av digitalt material ska man iaktta gällande överföringsanvisningarna och anvisningarna om godkända filformat för förvaring (finns endast på finska).

SÄHKE2-bestämmelsen är en bestämmelse som riksarkivet utfärdade år 2008 om de krav och egenskaper som är en förutsättning för varaktig förvaring i enbart elektronisk form av information av handlingskaraktär i olika informationssystem, samt om bildandet av det överföringspaket som produceras i informationssystemen.

SÄHKE2 har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och upprätthålls inte längre. Bekanta dig med SÄHKE2-rekommendationen, som ersätter bestämmelsen. 

Innehållet i SÄHKE2 kan fortfarande utnyttjas vid planering och genomförande av arkivering. Överensstämmelsen med SÄHKE2 är en stödd struktur för överföring till Riksarkivets Tjänst för digital arkivering. Vid överföring av digitalt material ska man iaktta gällande överföringsanvisningar och anvisningar om godkända filformat för förvaring.

Määräys SÄHKE2-määräyksen kumoamisesta 2022 (KA/12266/07.01.01.00/2022)

• Föreskrift om upphävande av Sähke2-bestämmelsen (pdf)
• Promemoria (pdf)

Upphävda SÄHKE2-bestämmelsen

• SÄHKE2-normen (AL 9815/07.01.01.00/2008, pdf)
• Bilaga 1 Principer för produktion av metadata (pdf)
• Bilaga 2 Metadatamodell (pdf)
• Bilaga 2 Metadatamodell, version 1.3 (pdf), gäller fr.o.m. 16.3.2020. I metadatamodellens kapitel 9 Bilaga 3 anges de ändringar som gjorts i förhållande till metadatamodellens tidigare version. 
•  Sähke2-överföringsfilens xml-schema (XSD-format), första versionen
• Sähke2-överföringsfilens xml-schema (XSD-format), ny version fr.o.m. 1.9.2019
• Förstöringsförslag i enlighet med SÄHKE2-kraven och informationsinnehållet i detta (pdf)

Arkivverkets rekommendation för kvalitetskriterier vid digitalisering 2008 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Pdf, finska
• Ersättas av instruktion Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiv-
  eras 2021 (RA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Riksarkivets specifikationer för digitalisering 2016 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Pdf, finska
• Ersättas av instruktion Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiv-
  eras 2021 (RA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiv-
eras 2021 (RA/15780/07.01.02.04.02/2020)

• Instruktioner som pdf
  • Exempel 1 på överföringspaket som bildas i digitaliseringsprocessen, beskrivna på sidan 16 (EsimerkkipakettiJPEG2020.tar)
    • Värden i exemplet (pdf)
    • Identifier (zip)
    • Md5 (txt)
  • Exempel 2 på överföringspaket som bildas i digitaliseringsprocessen, beskrivna på sidan 16 (esimerkkipakettiTIF2020.tar)
    • Värden i exemplet (pdf)
    • Identifier (zip)
    • MD5 (txt)
• Ersättas av instruktion Krav och anvisningar för digitalisering av handlingar som ska arkiveras 2024 (RA/20919/30.01.00/2024)

Riksarkivets specifikationer för digitalisering som gör det möjligt att förstöra
det analoga uttrycket 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)

• Krav som pdf-fil
  • Exempelpaket TIF (zip)
  • Exempelpaket JPEG (zip)
• Ersättas av instruktion Krav och anvisningar för digitalisering av handlingar som ska arkiveras 2024 (RA/20919/30.01.00/2024)

I anvisningarna beskrivs de åtgärder som krävs för att bereda materialet till skick för överlämnande enligt Riksarkivets kriterier. Överlåtaren åtar sig att bereda materialen enligt anvisningarna.

Gallringsanvisningar för privat arkivmaterial (KA/30222/07.01.01.04.05/2022)

• Anvisningen som Pdf-fil 

Organisering, katalogisering och beskrivning av digitalt privat arkivmaterial

• Anvisningarna syftar till att vägleda överlåtaren av ett digitalt föreningsarkiv i utformningen av materialstrukturen samt i katalogisering och beskrivning. Anvisningarna kan dessutom i tillämpliga delar utnyttjas till exempel vid organisering, katalogisering och beskrivning av ett projektarkiv. 
• Beskrivningsmall för digitalt material (Excel-fil)
  • Beskrivningsuppgifter som gäller hela arkivet eller en serie anges fritt formulade och lämnas in separat.
• Anvisningen för organisering, katalogisering och beskrivning av ett förenings digitala arkiv (KA/16814/00.01.02/2019, Pdf, finska)
• Anvisningen för organisering, katalogisering och beskrivning av en privatpersons digitala arkiv (Pdf, finska

Organisering, katalogisering och beskrivning av analogt privat arkivmaterial

• Anvisningarna gäller behandling av samfundsarkiv som överlåts i pappersform. 
• Anvisningarna kan även tillämpas när material i pappersform förbereds för digitalisering.
• Beskrivningsmall för analogt material som excel-fil
• Behandlingsanvisningar för samfundsarkiv i pappersform för material som ska överlåtas​​​​
• Behandlingsanvisningar för person- och släktarkiv i pappersform för material som ska överlåtas 
• Anvisningar om behandling av kartor och ritningar
• Anvisningar om behandling av fotografier

Bekanta dig med​​​​​​​ Riksarkivets anskaffningsriktlinjer: vilka typer av privat arkivmaterial som Riksarkivet tar emot samt hur förfarandet ska ske om en privat överlåtare har arkivmaterial som uppstått vid utförandet av en offentlig uppgift.

På webbplatsen för Riksarkivets Mottagningstjänst för privata arkiv beskrivs arbetsflödet för överlämnandet av materialet.

Anvisningarna gäller de fysiska och tekniska förutsättningarna för överlämnandet av materialet. Materialets mottagningsduglighet bedöms som en del av förberedelserna för överlämnandet.

Komprimering och sändning av filer

• Digitalt material som överenskommits att överlåtas till Mottagningstjänsten för privata arkiv sändas till Riksarkivet via överföringsgränssnittet för digital arkivering. I anvisningen beskrivs hur filerna ska komprimeras och sändas.
• Anvisningen som pdf-fil

​​​​​​Avtalsmallar för massdigitaliseringsöverföringar och begrepp inom arkivering.

Massdigitalisering anvisningar för överföring med bilagor.

Överföringar - Analogt material

Anvisningen gäller hantering av arkiven vid kommunaliserade och privatiserade statliga yrkesläroanstalter.

Observera att anvisningen publicerades när den upphävda arkivlagen (831/1994) var i kraft. Anvisningen kan dock fortfarande tillämpas inom arkiveringsverksamheten, men dess innehåll överensstämmer inte till alla delar med arkiveringslagen (529/2026) som trädde i kraft 2026.

Anvisningen innehåller de allmänna principer som ska följas vid hantering av arkiven från de ämbetsverk som avslutade sin verksamhet till följd av häradsreformen som trädde i kraft den 1.12.1996.

Observera att anvisningen publicerades när den upphävda arkivlagen (831/1994) var i kraft. Anvisningen kan dock fortfarande tillämpas inom arkiveringsverksamheten, men dess innehåll överensstämmer inte till alla delar med arkiveringslagen (529/2026) som trädde i kraft 2026.

Vid beredskap inför undantagsförhållanden ska centrala analoga dokument grupperas så att organisationer kan fortsätta sin verksamhet utan avbrott och identifiera de dokument som ska skyddas av forsknings-, juridiska och ekonomiska skäl. Anvisningen innehåller principer för gruppering av analoga dokument. Anvisningen ger också vägledning om hur en skyddsplan för dokument ska upprättas.

Observera att anvisningen publicerades när den upphävda arkivlagen (831/1994) var i kraft. Anvisningen kan dock fortfarande tillämpas inom arkiveringsverksamheten, men dess innehåll överensstämmer inte till alla delar med arkiveringslagen (529/2026) som trädde i kraft 2026.

En blankett för gallringsframställan där aktören skriftligen presenterar resultaten av arkivvärdebedömningen och motiveringarna till dem. I framställan anges vilka informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras tidsbestämd.

Blanketten är föråldrad. Den reviderade blanketten finns för närvarande endast på finska.

År 2006 publicerade Riksarkivet läroboken Arkiven, samhällets fungerande minne (Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja), som syftar till att ge en helhetsbild av dokumenthanteringens och arkivväsendets karaktär och uppgifter. Den teoretiska utgångspunkten i läroboken är dokumenterad informations särskilda karaktär som "funktionell information" och den på detta grundade beviskraften hos dokumenterad information. Dessutom strävar verket efter att påvisa vilka praktiska krav detta ställer på behandling, förvaring (arkivering) och tillgängliggörande av information. Till de delar som gäller praktiken fokuserar verket särskilt på myndigheternas dokumenthantering och arkivväsende. Verket är avsett att användas såväl inom utbildning på mellannivå som inom grundstudier och ämnesstudier vid universitet.